時間：2023-05-28 09:43:55
導語：在單位檔案管理基本情況的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
關鍵詞：人力資源檔案；信息化；考核；使用率
Abstract: with the continuous development of market economy, our country enterprise human resources system is also constantly reform, the traditional human resource file management mode has been unable to adapt to the needs of social development, the traditional archives management of human resources has many problems, seriously restrict the work of archives management of human resources in the new period. It is imperative to improve enterprise management level of human resource files into things. At first, this paper analyzes the necessity of improve enterprise human resources archives management level, and then summarizes the current problems existing in the enterprise archives management in human resources, the system is discussed from seven aspects effectively improve enterprise human resources records management level of countermeasures, so as to provide reference for industry human resources managers.
Keywords: human resources files; Informatization; The inspection; usage
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：2095-2104(2013)
提升企業人力資源檔案管理水平的必要性
（一）是企業持續發展的需要
1、有助于企業了解人才基本情況
企業的人力資源檔案管理是企業對人才的基本情況進行了解和掌握的基本依據。對于企業而言，把好人才的進出關、做到人才的選用工作、全面了解員工特長，通常采取的辦法就是通過查閱人力資源檔案，對人力資源檔案材料中所記錄的個人素質、思想品行、業務水平等基本情況進行了解，然后進行用人分析和確定。
2、便于企業內部考核
而在企業的內部考核上，企業可以通過對員工的定級、調資、任免、晉升、獎懲等情況的檔案材料匯總，來作為考核的重要依據。
優化企業人力資源配置
人力資源配置是實現人與物相結合，提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑。人力資源并不是靜止的，它隨著時間的推移，內外環境的變化，會出現人員流動、崗位變化、優勝劣汰等情況，人事檔案可以實現人力資源信息的共享，科學預測人力資源的需求，促進人才在各地區、行業、組織之間的合理流動，使人力資源得到最佳的配置。
4、為企業人力資源發展戰略提供依據
人力資源檔案管理可以為企業制定用人計劃和發展戰略提供支持。所以說，企業認真做好人力資源檔案材料的收集、鑒別、整理和保管工作，能夠為現代企業的人力資源管理和利用提供良好的條件，也能夠為企業的人事數據和信息管理提供依據，進而為企業的人力資源規范化管理提供基礎保障。
（二）是個人價值得以體現的途徑
對于個人來說，不管是調動工作、評定職稱、調整工資，還是入黨或者離職等，所有手續和證明都會以檔案的形式進行保存，并成為其審核的重要依據。企業的人力資源檔案就是每位員工的歷史實踐證明，并通過職業生涯進行不斷的補充。近年來，國家的各項改革政策使得人力資源檔案的重要性更加突出，加強人力資源檔案管理也成為當今企業管理的重要工作任務。比如國家退休待遇調整以后，一些具有高級職稱的科技人員或者退休較早的人員，就需要進行職稱和工齡材料的確認。這就需要人力資源檔案來作為依據。所以說，加強人力資源檔案管理在現代的企業人事管理中仍然非常重要，人力資源檔案是伴隨每位企業員工一生的重要材料，且能夠在其人生中發揮重要的作用。
目前企業在人力資源檔案管理中存在的問題
（一）人力資源檔案內容缺少真實性
近年來，個人信息內容失真現象屢屢出現，假年齡、假工齡、假學歷之風愈演愈烈，面對真假難辨的信息，人力資源檔案管理人員往往沒有渠道來進行有效的鑒定工作，只能被動接收信息，而不真實的信息導致人力資源部門無法正確評估職工。
（二）人力資源檔案管理技術落后
傳統的人力資源檔案大都以紙質檔案管理為主，隨著人員的流動性的加強，會出現當事人去了另一個單位或城市，但他的檔案卻還在原單位或原城市，人力資源管理部門要想查閱這個人的檔案就要去別的單位或另一個城市去查閱，給人力資源管理部門帶來很大不便，造成大量時間和人力的浪費，降低了工作效率。
（三）檔案管理人員減少
當前社會價值取向較以往發生重大變化，從事檔案管理的人員既不能獲得社會所推崇的高薪、高位，又不能得到應有的價值肯定。在企業中，機構撤并、人員裁減等工作中，首當其沖的就是檔案部門和檔案管理人員。長期下來，檔案人員逐漸減少，管理工作水平日益下降，整體管理工作逐步弱化甚至惡化。
（四）企業人事檔案的內容不夠完備
現代企業制度最明顯的特征是“產權清晰、權責明確、政企分開、管理科學”，人力資源檔案管理制度作為其中的一項內容也要完善起來，要能夠正確反映出一個人的個人經歷、德才情況等。企業是以最大限度激發員工創造力，達到最佳的經濟效益作為目標，這跟一般的機關干部的做法還是有很大的區別，所以企業的人力資源檔案除目前的基本內容以外，還應結合企業自身管理需求充實一些內容。同時，通過調整企業人力資源檔案的內容構成，才能形成具有企業自身特色的人力資源檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人力資源檔案管理體系。
（五）信息系統中的人力資源檔案信息資源開發利用有待深化
企業員工人力資源檔案信息的錄入、修改、存儲、瀏覽、查詢及統計等功能，是人力資源管理信息系統最基層的要求，而合理配置人力資源、最大限度地實現人力資源的價值、為企業提供科學的決策支持才是人力資源管理信息系統的精華所在，是開發人力資源管理信息系統的最終目標。但由于企業在人力資源檔案信息資源地開發利用上意識淡薄，“重藏輕用”現象普遍存在，客觀限制了人力資源檔案信息資源的充分開發與利用。如何加強人力資源檔案信息資源深度開發利用，切實發揮人力資源檔案信息的作用，是企業人力資源管理信息化管理工作中迫切需要解決的問題。
提升企業人力資源檔案管理水平的途徑
（一）明確企業人力資源檔案管理的內容——基礎前提
1、員工的測試與甄選材料
現代企業招聘員工一般都要經過層層篩選，采用多種方法對應聘人員進行考核。一旦一個應聘人員被企業錄用，企業面試考核小組對應聘人員儀容儀表、應變能力、表達能力、判斷分析能力以及其它考核項目的評語、鑒定等材料，在經人力資源部門整理以后，應該歸入企業員工人力資源檔案。如果企業對應聘者有筆試考核，筆試成績與試卷等資料也應歸檔保存。
員工基本情況檔案
這里主要是指有關員工的受教育狀況、專業知識、能力特長、政治面貌、身體狀況、業余愛好、家庭情況等基本資料。有些資料企業可能無法保存原件，如員工的學位學歷證書、黨團資料、職業技能資格證書等，但是企業人力資源部門在核實這些資料以后，必須對每個員工建立起相應的基本情況檔案。
員工培訓檔案
員工培訓檔案至少應該包括以下兩個方面的內容：一是以員工本人為主擬定、經員工本人上級認可、并交企業人力資源部門備案的員工個人職業生涯規劃；二是由企業人力資源部門根據員工個人的職業生涯規劃，結合企業的業務發展、人才需求以及員工培訓規劃而制定的員工培訓和使用資料。
員工績效檔案
員工績效全面反映了企業對員工的認可程度，或者說是員工的表現被企業認可的程度，績效評價材料不能僅僅用于當期的獎勵、表揚、晉升或者獎金發放，過后就棄置不顧，而必須作為重要的人力資源檔案保存下來。員工績效檔案主要包括績效考核表，員工的自我鑒定和上級鑒定，考核面談情況記錄，員工受到的表揚、獎勵以及處分情況等材料。
（二）建立健全科學合理的人力資源檔案管理制度——制度保障
在人力資源檔案管理活動中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人力資源檔案管理制度，使得人力資源檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全;檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。
（三）推廣信息化人力資源檔案管理——新興手段
利用現代化工具使人力資源檔案管理資源信息化，即通過數字化、網絡化技術手段，建立起各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫，以實現人力資源檔案管理信息傳輸的網絡化和人力資源檔案管理信息資源的共享化，提高人力資源檔案管理的使用價值，為企業的經濟發展提供必要的服務。
信息化人力資源檔案應增加記錄個人學習能力和工作能力，動態反映人才職業經歷、職業能力、職業信譽等的記錄，主要包括人才的基本信息、教育培訓經歷、工作履歷、工作業績、成果榮譽和業績評估等。
（四）利用數據挖掘技術對信息系統中的人力資源檔案信息數據進行挖掘。——科技方式
當前數據挖掘技術日趨成熟，它可以從大量的、有噪聲的、不完全的、隨機的實際應用數據中，提取隱含在其中的、人們事先不知道的、可信、有效的、并能被人理解的、但又是潛在有用的信息和知識的高級處理過程。我們可以將數據挖掘技術應用于人力資源管理信息系統，突破傳統的人力資源管理內容多為定性內容的局限，發現海量數據背后隱藏的具有決策意義的關系和模式，根據現有的數據預測企業未來的發展趨勢。通過對企業人力資源管理信息系統中人事檔案數據的挖掘能夠保證系統決策支持的實現，從而拓寬企業人力資源管理信息系統的利用領域。
（五）提高檔案管理人員的專業素質和自身素質——關鍵因素
眾所周知，人力資源檔案管理工作的特點是專業性、保密性、政策性。要推進檔案管理工作的發展，就要努力提高檔案管理人員的專業素質和自身的素質，努力培養員工之間的團隊合作意識。對檔案管理人員的職業技能、職業道德進行專業化的培訓，用現代化的科學知識武裝檔案管理人員的頭腦，使得檔案管理人員一最好的狀態適應新時期新形勢對他們的要求，進而更好的為企業服務，為社會服務。
（六）改進和完善檔案功能——重要補充
對檔案的功能應進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應該予以保留；二是檔案的內涵要進一步豐富和擴大，如涉及養老保險、醫療保險、失業保險等內容；側重對工作業績的評價；增加一些其他諸如勞動技能、學習獎懲、專業特長等方面的材料，以便使所具有的功能更加適合用人單位對人才的需求；三是補充其他有關求職者和用人單位都十分需要的功能，從而更好地為選拔人才服務，減少“棄檔”現象。
（七）要逐步提高我國目前人力資源檔案管理的使用率——核心要求
人力資源檔案管理的利用價值通過為使用者提供有效準確、多層次多方位的信息資源而體現出來。這就要求檔案管理者對檔案記錄內容進行有效的整合，保證人事信息的完整性以及條理性。同時，檔案管理人員應當隨時對數據庫進行維護和更新，還應該做好信息保密與信息使用之間的關系。在保證人力資源檔案資料的安全性的前提下，同時也要提供相應的信息服務，提高檔案信息的利用效率。
結語
綜上，隨著社會發展以及就業制度的不斷完善，人力資源檔案在人們的生活中勢必會起到越來越重要的作用，因此做好檔案管理工作就極為重要。在新形勢下，人力資源檔案管理工作要不斷與時俱進，開拓思維方式，利用先進科學的信息技術，培養高素質的管理人才，提高人力資源檔案信息的利用效率，是企業人力資源管理工作能夠科學可持續的向前發展。
參考文獻
[1]王新亞.解析當前人事檔案管理存在的問題[J].辦公室業務，2011.10.
[2]張斌.對我國企業檔案管理困惑的思考[J].北京檔案，2007.2.
［關鍵詞］檔案 管理 內容探究
［中圖分類號］G271［文獻標識碼］A［文章編號］1009－5349（2011）07－0061－01
從檢查中看到，檔案是各單位搞好工作執行政策的重要依據，更是歷史的記錄。檔案管理搞得好的單位，究其原因，檔案管理做到經常化、規范化，檔案工作納入了單位目標管理考核，領導重視，且利用檔案解決了大量的產權糾紛、人事問題、債權債務等難題。但是有些單位整理過的檔案又變得混亂不堪，主要還是對檔案工作重要性認識不夠，上面要求時突擊一下，抓一次便突擊一次。檔案室又成了雜貨倉庫，文件不立卷歸檔，不及時收集，存在檔案管理是檔案部門的事的模糊認識，故而始終不能徹底解決。
一、建檔工作的幾個基本原則
第一，建以致用。資料可以為企業當好參謀，利用很重要，資料的貯存更為重要。多年來，企業積極主動去利用檔案及時提供了有效數據，主動去分析、整理檔案內容，為企業和政府提供信息，并在實際工作中，及時發現各種新問題，使“死”檔變“活”檔。
第二，整理檔案，不搞逐級匯總。在以往檔案管理中，有的地方試行逐級匯總上報，匯總檔案，以便掌握全面情況。每年形成一個綜合檔案資料，經過幾年的實踐證明，這種做法出發點是好的，但同時這種做法也帶來了一些問題。第一，檔案數據的整理分析往往需要耗費許多人力和時間去完成，是一項非常繁重的工作，每年付出的勞動在人力投入方面造成較大損失，不能換來有效的參考數據。第二，是收集數據不全，由于整理檔案不規范，數據不準確等種種原因，造成匯總后的數據出入很大，檔案數據不準確，直接影響到檔案利用效果。其三，匯總檔案額外的負擔，必然會影響到基層人員的工作積極性，在一定程度上加重了基層工作的負荷量。
第三，收集資料要“精”。從檔案收集的內容來說，從多年的實踐經驗來看，一般包括生產性有害因素及接觸人群的基本情況、生產單位的基本情況、工藝流程的基本情況等等。若把原始數據以流水賬的形式進入檔案，不分周期，不定范圍，必然會給后期的檔案分析帶來不必要的麻煩。對上述各類繁雜的數據，如何進行收集整理，必須要涉及到各類數據的收集范圍和周期問題。在確定上檔數據的周期時，要針對不同企業提出不同的要求，分別確定檔案的形式和內容，以保證建檔工作取得良好效果。對于一些監測數據多，自我監測機構，監測周期短，要將數據進行處理后(原則上按平均值計算)，按照一個地區的統一要求整理上檔。一般來說，上檔周期定為每年一次比較適宜。在確定范圍和周期的基礎上，為保證歷年數據的對比和即時分析，一定要精化所收集的各類數據，做到既不重復，又不遺漏，并力爭使每一個數據反映出一方面的情況，對各種原始資料要進行初步整理。
二、選擇適當的檔案形式
在檔案管理工作中，由于地方部門和企業所承擔的管理范圍、任務及所收集的資料、數據等方面存在著較大的差別，應該從各自的需要和實際情況出發。從幾年的實踐來看，絕不能以一套統一的檔案形式去要求不同層次的管理機構。根據各自的工作特點和資料形式，各工業企業采用全國統一檔案的形式和內容是基本可行的，但仍然需要在此基礎上加以補充和完善，確定各自適用的檔案形式和內容，使得各類有價值的資料能夠真正保存和利用起來。作為地方管理機構，由于承擔任務和管理范圍不同，所應建立的檔案形式遠比企業機構的形式要多，一定要靈活掌握，倍加重視，不斷完善，搞好本單位的檔案建設。
三、檔案的建立
要真正做好建檔工作，建立檔案是檔案管理的重要環節，必須解決好以下幾方面的問題：第一，要做好各種相應的配套工作。只有在摸清各種數據的前提下，才能夠建出比較真實的檔案來。檔案必須在搞好工作的基礎上才能建檔，因此，在建檔前必須完成各項工作任務，是一個單位工作情況的真實反映。第二，檔案工作要及時做好復核、審查、完善工作，遇到問題及時處理，完成之后確保建檔工作的總體質量。第三，要做好建檔工作中的技術指導。由于基層人員業務水平有限，為了確保建檔質量，必然會遇到各種各樣的技術問題，隨時發現和解決建檔過程中出現的具體問題，必須指定專業人員搞好技術指導。第四，搞好培訓工作。在全面開展建檔工作之前，當檔案形式確定以后，必須做到統一認識，認真培訓全體建檔人員，統一方法，統一步驟，把建檔過程中可能遇到的各種問題及其解決方法教給建檔人員，將建檔過程中的各項具體任務都落到實處，確保建檔工作的順利開展。
建立、管理和利用好檔案，有一個從實踐到理論，再到實踐的過程。它是關系到工作的百年大計，不是一時一事的問題，也是工作重要的信息資料來源。建立、管理和利用好檔案，必然會出現更多新的發展。
【參考文獻】
關鍵詞：事業單位 人事檔案管理 重要意義 存在問題
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）02（c）-0149-01
事業單位是我國公共組織重要形式之一，主要負責各類社會公益事業。事業單位業務范圍廣泛，遍及科技、文化、教育、衛生等各個領域，在國民經濟發展、社會活動和人民生活中發揮著重要作用。事業單位的正常運轉，離不開人力資源的科學合理使用。人事檔案作為單位人力資源管理的重要載體和工具，記錄了單位工作人員個人基本信息、工作經歷、業績、獎懲等情況，是進行人員思想道德和業務水平評價的重要參考依據，對于事業單位選人用人和業務的正常開展起著極為重要的基礎作用。當前，經濟和社會活動日益繁重，事業單位業務量越來越大，需要解決的問題也越來越復雜，從而給事業單位人事檔案管理工作提出了更高的要求。長期以來，我國事業單位人事檔案管理工作一直沒有得到足夠的重視，從而造成了實際工作中的各種問題和不足，限制了事業單位運轉效率與工作質量的提升，甚至對社會經濟發展和人民生活產生了一定負面影響。研究者結合長期的工作實踐和調查研究，對我國事業單位人事管理工作存在的問題進行了一定程度的分析與討論，希望對我國事業單位人事檔案管理相關領域的研究與改進有所幫助。
1 事業單位人事檔案管理簡述
1.1 事業單位人事檔案管理的基本內容
事業單位是國家機構的重要組成部分，承擔著科學、教育、文化、衛生、社會福利等方面的社會公共服務功能，其工作開展的好壞對國家經濟的順暢發展、社會的和諧穩定和人民的安居樂業有著至關重要的影響，也是國家綜合國力和社會發展水平的一個具體體現。由于業務范圍廣泛，事業單位從業人員涵蓋多個領域。同時，事業單位很多時候都承擔著所在領域、行業工作標準的制定、業務指導和服務工作，業務素質要求較高，所以也聚集了大批相應領域的工作人才。如何做好事業單位人才管理和使用，充分發揮人才的個人能力，提高事業單位工作水平，推進我國公共服務事業的順利開展，是相關領域專家學者深入研究的課題，也是事業單位人事部門的重要工作任務。事業單位人事檔案通過一系列數量眾多、內容寬泛的文檔資料，記錄了單位每一位工作人員各成長階段的基本情況、社會關系、學習、工作的經歷、取得的榮譽和受到的懲處，集中反映了每個人的思想素質和業務能力水平。通過研究、翻閱人事檔案，管理者可以對單位工作人員德、能、勤、績、廉等各方面有著較為全面的了解和把握，能夠更加科學高效地開展人員錄用、干部任免、崗位安置等人事管理工作。從事業單位自身發展來說，做好人事檔案管理工作，也有利于事業單位實現可持續發展，進而推動國家、社會公共服務事業發展水平的提升。
1.2 做好事業單位人事檔案管理工作的重要性
從實際工作角度出發，人事檔案不僅可以作為事業單位開展人事管理工作的基礎依據，也是事業單位工作人員維護自身合法權益的重要保障。隨著經濟發展方式的改變，各類社會活動正由傳統的單一形式向多元化方向發展，由此產生了許許多多個人與工作單位間的利益糾葛和矛盾沖突。由于追溯時間跨越幅度大，單憑個人記憶難以明確，同時也缺乏法律效率。而人事檔案記載了當事人各個時期的基本情況和學習、工作階段的主要情況，附有大量原始記錄，可以作為解決矛盾沖突的重要依據，對于捍衛工作者個人合法權益極有幫助。在當今的社會環境下，事件更迭更加頻繁，加強人事檔案管理，嚴格按照國家相關規定做好人事檔案的收集、整理、歸檔、保管和使用工作，提高人事檔案管理的規范化、科學化水平，是為事業單位健康有序發展提供可靠信息支持的重要手段，更是解決矛盾沖突，維護事業單位正常運轉秩序，營造良好社會氛圍的必要條件。
2 當前我國事業單位人事檔案管理中存在的主要問題
2.1 重視程度不夠
重視程度不足是當前我國事業單位人事檔案管理工作的最主要問題，也是人事檔案管理工作質量不高、效率低下問題的根本原因。長期以來，政府機關、事業單位一直對人事檔案重要作用缺乏足夠的認識，重視程度嚴重不足。不僅單位領導層和其它職能部門，就連人事部門本身，也對人事檔案有所輕忽。其后果就是人事檔案管理工作支持力度和資源投入極為匱乏。檔案管理工作人員缺乏動力，主動性不強，工作質量無法保證。
2.2 人事檔案管理人員業務水平不高
由于缺乏重視，單位在人事檔案管理工作負責人員的人選安排上往往比較隨意。而資源與保障支持的匱乏，使得人事檔案管理工作對高素質人才缺乏足夠的吸引力。檔案管理人員主動性差，業務素質不高已經成為我國事業單位人事檔案管理工作的主要問題之一。部分單位的人事檔案管理工作由剛參加工作的新人負責，雖然他們具有較強的事業心和主動性，但由于缺乏工作經驗和成體系的專業培訓學習，對人事檔案館工作缺乏深入了解，工作很難到位。
2.3 人事檔案管理的制度有待健全
管理制度是開展工作的基本準則。由于缺乏重視，我國事業單位人事檔案管理工作一直沒有建立起完善的管理制度體系。現有的少數制度陳舊落后，呆板僵化，漏洞很多，不能適應現代社會復雜的工作要求。此外，制度執行不到位也是目前事業單位人事檔案管理工作中制度缺位的一個主要表現。無法可依，有法不依，執法不嚴，已經嚴重影響我國事業單位人事檔案管理的規范開展。
2.4 人檔分離、檔案棄管現象嚴重
隨著我國市場化經濟體制的高速發展，人員流動日益頻繁。由于單位和個人對人事檔案重要性認識不足，當人員從一個城市流動到另一個城市時，如果相關制度規范，配套措施沒有跟上，就會發生人檔分離情況，時間一長，次數一多，就會發生棄檔現象。
2.5 人事檔案管理信息化管理水平較低
受科學技術發展的影響，人類社會工作、生活方式不斷發生改變。以網絡和計算機廣泛應用為特點的信息化技術已經深入到社會的各個角落，深深影響著人類社會的發展。和其它行業相比，我國事業單位人事檔案管理工作尚處于起步階段，管理方式落后，信息化程度不高，在很大程度上限制了檔案管理工作效率的提高。
3 結語
時代在發展，社會在進步。越來越多的事業單位已經注意到人事檔案的重要意義，將人事檔案管理作為單位日常工作的一項重要內容來抓。鑒于人事檔案的重要作用和繁瑣程度，為保障人事檔案管理工作質量，人事部門必須結合本單位工作實際，制定科學完善的管理制度，落實好每一個檔案管理細節，不斷優化工作措施，完善工作手段，提高工作水平，確保人事檔案的完整性、準確性和可靠性，從而推進檔案使用效能的大幅提高，為我國社會公共事業的平穩健康發展做出基礎保障。
參考文獻
【關鍵詞】人事檔案;國有企業;重要性
國有企業人事檔案是一個人在單位的“印跡證據”，記載著一個人從學校到各個工作崗位不同的經歷、思想品德、工作狀態、業務能力、表彰獎勵、社會關系等各方面的重要信息，涵蓋一個人的工資待遇、出生年月日、技術職稱、職務、社會勞動保障、組織關系等等，是全面看待、科學使用人才資源的重要依據，是維護干部職工合法權益的可靠憑證，是研究組織人事工作規律的重要資料，對組織人事工作具有規范、檢查、監督的作用。
一、人事檔案管理工作對國有企業的重要性
（一）印跡作用。通過人事檔案，可以直接有效地證實當事人的學歷、經歷各個不同的工作崗位、技術職稱、思想品德、業務能力、社會關系、獎懲等情況。之所以說充分認識到做好人事檔案管理工作的重要性，是因為人事檔案保存了一個人不同歷史時期的原始材料，也是一個人社會歷史忠實地完整地記錄，上面留有組織公章、個人手跡或印鑒等標志，有著其它材料不可替代的法律效力，同時有助于化解單位遺留下的矛盾和扯皮問題。
（二）證據作用。1.選拔領導干部提供依據：通過查閱人事檔案，可以了解當事人以往的工作軌跡、學歷、年齡、獎懲、思想品德等基本情況，并且將現狀考察與查閱檔案材料中的思想言行、業務水平、個人素質、歷史情況等原始材料有機結合，從而更加歷史地、全面地、準確地評判一個人，真正做到知人善任、選賢舉能。2.晉升職稱提供依據：根據人事檔案記載的當事人的年齡、學歷、工作年限、獎懲情況、業務水平等基本情況，結合本人現有的著作、論文等理論刊物，為當事人晉升職稱提供依據。3.調整工資提供依據：人事檔案記錄著每一個人的學歷、工作時間、技術職稱、職務任免等基本信息，為用人單位調整工資提供有力、準確的依據。4.重新擇崗提供依據：隨著現在社會主義市場經濟的飛速發展，勞動者的用工形式及擇業態度發生了巨大的變化，那種在一個單位工作一生的“鐵飯碗”狀態部分人已經不愿意適用，勞動合同制的全面推行，加速人員流動速度，流動方式更加靈活，以尋求更加適合自己，待遇更加優厚，更能發揮自己潛能的崗位，用人單位就會查閱當事人的人事檔案，根據人事檔案記載的基本信息結合其它方面決定是否任用。5.國有企業改組提供依據：國有企業在市場經濟的推動下，改組的越來越多，國有企業的人事檔案起著舉足輕重的作用，許多人事遺留問題都涉及查詢人事檔案，人事檔案管理的重要性也產生了剛性需求。
人事檔案是用人單位在了解人、使用人的過程中形成并經組織認可的文件材料，是人才信息的重要載體，是客觀反映當事人德、能、勤、績等情況的真實記載，是一個人成長軌跡的體現，是人才的主要信息來源，對核實和評價一個人提供了最基本、最權威的依據。是社會公共信息非常重要的一個組成部分，作為人生經歷的記載，與當事人的一生如影隨形，其重要性是毋庸置疑的。
（三）學習借鑒作用。隨著時間的推移，老一輩國有企業的精英、帶頭人，已經相繼離開工作崗位，后人學習他們的無私奉獻精神，改革創新精神，于是，他們的人事檔案就起著至關重要的作用。
二、國有企業人事檔案管理中存在的問題
（一）企業對人事檔案管理思想上重視程度不夠。少數國有企業認為人事檔案工作就是一般的事務性工作，不能給企業創造經濟效益，甚至認為“檔案無用”，對人事檔案工作從思想上不夠重視，只要不丟失，不泄密，需要時能查閱就行了;在人事檔案管理場所、工作經費、人事檔案管理人員配備等方面沒有保障，存在人事檔案管理硬件設施不完善、陳舊落后等現象，以致忽略人事檔案管理工作，致使人事檔案材料收集和補充以及更新緩慢，不能及時、準確地反映個人的信息。有的國有企業領導雖然口頭上也說人事檔案工作是多么的重要，但往往只是落實到口頭上，并沒有落實到實際行動上。
人事檔案管理工作沒有認識到是企業管理工作的重要組成部分，人事檔案管理不善就無法維護好企業利益與職工的權益，當企業的一些單位破產后，一次性安置人員因為人事檔案的丟失等原因，職工的身份因為缺失原始記錄，得不到正確的安置而引發矛盾產生影響，為國有企業的再經營造成不良的影響。
（二）人事檔案日常管理存在諸多不規范。1.場所環境和設施等硬件嚴重不足：個別單位沒有專用檔案室，人事檔案資料隨便找個柜子存放;有的單位人事檔案數量多、存放檔案的辦公室面積小、陰暗潮濕，極易引起人事檔案材料霉變、蟲蛀，影響人事檔案的完整性及美觀整潔。2.管理不規范：有的不按規定轉運檔案，隨便涂改、調換、毀滅檔案材料的現象時有發生，“工齡改長、年齡改小、黨齡改早”等現象仍存在，有的人事檔案不能實事求是地反映當事人的基本信息;還有的單位“檔案室”實際上成了雜品庫，人事檔案室不專用，使人事檔案工作處于無序管理狀態，人事檔案缺乏應有的長期性和連續性的發展規劃，造成人事檔案管理中的混亂局面，嚴重的甚至使許多檔案損毀和遺失，使人事檔案管理工作帶來麻煩。
（三）人事檔案內容建設亟待提高。人事檔案的主要內容是學歷、工作經歷、職稱評審、入黨入團、職務任免文件、獎懲、年度考核等材料，其內容老套、信息單一。針對當今市場經濟的用人環境，這樣的人事檔案無法對一個人做出系統的、全面的、完整的評價，參考價值小，不利于優秀人才的挖掘和使用，誠實守信是安身立命之本，隨著國家對公民誠信重視程度的提高，檔案內容應由單一的基本信息向多元化方向轉變，人事檔案內容除了傳統內容外，還需增加個人道德品質、誠信記錄、工作態度、技術創新、專業論著、科研創新、專利、團結協作精神、工作業績等內容。
（四）人事檔案管理信息化水平偏低。有的國有企業人事檔案管理手段仍舊采取傳統的手工方式進行管理，使得人事檔案管理上的一些紕漏一直延續，對人力財力上的浪費仍然存在;有的國有企業人事信息系統存在信息過時、與檔案紙質材料記錄不一致等問題。
三、采取六項措施做好國有企業人事檔案工作
（一）領導重視。領導重視是做好國有企業人事檔案管理工作的前提。只有將人事檔案管理工作列入議事日程，存放檔案的場所、設施、人員配備、待遇等才能得以落實，為人事檔案管理工作創造有利條件，提高工作積極性和工作效率。
（二）健全人事檔案管理機構，配置專兼職人事檔案管理人員。成立人事檔案管理機構，配置專職或兼職人事檔案管理人員，落實管理人事檔案人員待遇，定期組織管理人事檔案人員進行業務技能素質培訓，充分調動管理人事檔案人員的主觀能動性和創新性。
（三）端正工作態度。國有企業人事檔案管理人員工作態度直接決定人事檔案管理的工作質量、工作效率，人事檔案管理人員要樹立敬業精神，干一行，愛一行，精益求精地將人事檔案工作做好。
（四）加強硬件設施建設，爭創一流管理水平。加強硬件設施投資，配備、購置、更新必要的設備，切實改善、提高人事檔案管理的硬件條件和管理手段。
（五）把好“入門關”。需要入檔的材料、表格、各種證書等內容要真實、準確、規范、完整。
一、基層黨校教務檔案管理存在的問題
在新形勢下，基層黨校教務檔案管理在多個方面都存在著一定的問題，但是總結起來，主要體現在以下幾個方面：
（一）檔案管理缺乏規范性
目前，教務檔案的管理工作往往得不到學校領導的重視，工作人員對檔案管理工作也缺乏足夠認識，各科室沒有專職的檔案管理人員，檔案材料收集不齊全、不規范，有些科室只重視紙質檔案，而忽視其他介質檔案。而且，隨著學校的發展，教學不再限于課堂講授，還廣泛開展了公開課，論文研討，下鄉調研，教學互動嘗試等活動，所形成的教學檔案數量增多，載體也日益多樣化。
（二）檔案管理內容缺乏系統性
開辦黨校的最終目的是進行我黨理論和工作的宣傳以及對黨員進行黨性知識教育，黨校教育的結果應該被記錄在案并且形成系統，有助于黨校進行教育總結。但是，現實的情況是有些班次的材料在辦班結束后沒有及時移交給檔案管理人員或因種種原因不慎丟失；有些教師科研成果，只報送論文題目，沒有按時把科研成果復印存檔，導致工作銜接不到位，造成科研成果丟失；有些黨員教育工作你開展得很好、效果也十分明顯，但是這些教育總結資料并沒有形成系統的檔案資料被保存下來。
（三）檔案管理信息缺乏共享性
保守秘密是檔案管理人員的神圣職責，黨校教務檔案中包含了大量黨校學員的個人信息，這些是必須加以保密的檔案內容，但黨校教務檔案中也包含了很多可以被利用與其他黨務工作中的資料，例如對學習班教學效果的總結、黨校開辦過程中產生的問題及解決方法的探討等，這些資料如果能夠被有效利用，則可以有效提高黨校的辦學效率。
二、加強黨校教務檔案管理的對策
（一）建章立制，規范教務檔案的收集整理制度
進行黨校教務檔案信息化就是要對檔案管理工作進行制度建設，以健全的檔案收集和整理制度作為檔案信息化建設的根本。黨校檔案管理工作部門需要做的是，在《檔案法》的基礎上，根據國家檔案局有關規定，結合新的管理方式，檔案網絡信息化的要求及學校當前實際，制定和完善教務檔案管理的規章制度。具體包括制定和完善教學檔案、教師業務檔案、學員學籍檔案、科研成果檔案、基層黨校活動檔案以及其他檔案管理實施細則，特別是要制定聲像檔案、電子檔案管理的實施細則，并對檔案的收集、整理、保管、利用等環節做出具體規定，使檔案管理進入規范化、制度化、程序化軌道。
（二）更新觀念，努力實現教務檔案管理信息化
隨著電子政務在快速發展，各級立檔單位所產生的電子文件與電子檔案正逐步取代傳統載體的紙質檔案，檔案是否有能力接收和安全保管越來越多的電子文件與電子檔案等新型載體檔案，已成為衡量檔案事業發展階段的新的標準，檔案信息化勢在必行。這就要求學校的檔案工作者要更新理念，調整思路，切實領悟到教務檔案信息化對檔案管理工作的實際作用、觀察并了解到教務檔案的應用對檔案信息化建設的迫切需求，從自身的檔案工作觀念更新出發，將將檔案管理的實際操作從手工建檔的工作中解脫出來，以“件”為單位整理教務檔案，利用計算機錄入教務檔案信息，建立教務檔案信息數據庫，實現絡化管理和利用。
（三）嚴守秘密，處理好教務檔案的開發利用與保密的關系
在教務檔案的開發利用過程中，要堅持檔案工作的保密原則，完善保密制度。同時也要正確處理好所有權、隱私權的關系，檔案的開發開放不能危害學校集體的安全和利益，不得侵犯教師和學員的合法權益，對教務檔案中諸如有關教師基本情況，對教師的評價、獎懲情況，學員的基本情況等內容應加以保密。要公開上網的，要經過學校認真審核。但對于那些可以及時開放的檔案信息，也要及時上網，避免造成信息利用價值的損失，從而使檔案的利用向廣泛、縱深發展，實現檔案信息交流的最大流量和最佳服務，也使檔案的社會功能得到充分發揮。
事實上，黨校教務檔案管理工作存在的問題是多方面的，所以，對于其加強管理措施的研究也就可以從多個方面進行考慮。而以上僅僅只是對黨校教務檔案管理問題的幾個方面的研究，并且每一個方面的研究都還比較粗略，所以，僅僅憑借這些研究來促進黨校教務檔案管理工作的提高是遠遠不夠的。因此，對于該課題的研究還需要黨校檔案管理領域的專業人士進行進一步的研究和探索。
關鍵詞：檔案保密；管理；措施
中圖分類號：TL372文獻標識碼： A
一、檔案保密管理工作的必要性
1、檔案保密工作是管理者的政治任務
當前，我國面臨內外環境復雜嚴峻的形勢，保密工作形勢尖銳復雜，保密工作意義更加重大。政府機構改革力度加大，一些機構撤并、重組、重建過程中檔案資料移交、保管不善，很容易造成資料散失，信息失密。同時，社會力量參與檔案收集、保管，開發利用，也是保密形勢變得更加復雜，更加嚴峻。因此，廣大的檔案保密管理者應當樹立政治使命感，站在國家利益高于一切的高度，增強憂患意識，切實履行好職責【1】。
2、檔案保密工作是管理者的社會責任
不同門類的檔案具有不同的社會服務功能。涉及國家秘密的檔案關系國家安全和利益，科技檔案涉及知識產權問題，財務檔案反映行業經營狀態，人事檔案關系個人成長發展。所以說，做好各類檔案的保密工作是管理者義不容辭的社會責任，檔案保密工作者要從政治、社會、經濟、民生全面可持續協調發展的角度，擔當社會責任，切實履行“為黨管檔，為國守史，為民服務”職責，認真落實檔案保密工作責任制，做到有職必有責，有責必履行。
3、檔案保密工作是管理者的職業操守
檔案保密關乎黨和國家秘密的絕對安全，是鐵的紀律，是碰不得的“高壓線”。檔案管理人員對文書部門及各級業務部門形成的文件、資料及時接收、整理、歸檔，對整理歸檔后資料必須科學管理，認真保護，堅決保密。嚴禁擅自擴大傳送范圍，嚴禁以任何方式向知悉范圍外的人員提供檔案資料信息，嚴禁以互聯網或其他非密方式傳送檔案資料信息。這是對每個檔案工作者職業道德要求，要堅決維護保密法紀的嚴肅性，做到履職不缺位、不懈怠，保密管理不疏漏。
二、做好檔案保密管理工作的具體措施
1、充分掌握本單位檔案工作的基本情況
檔案保密工作在不同的單位是有差異的，即使在同一個單位也包含不同種類的檔案，使得檔案保密管理有一定的差別。要順利開展檔案保密工作就要結合本單位的實際情況進行管理。相關人員可以從以下方面了解其基本情況：一是單位的性質，如國企、私企或事業單位；二是檔案的種類與數量，如人事檔案、科研檔案、財務檔案、軍事檔案等；三是明確重要檔案，確定檔案；四是掌握當前檔案保密管理的基本情況，如分類、管理、利用等情況；五是分析檔案保密工作存在的問題；六是檔案保密工作需要完善的部分和具體解決方案。
2、樹立保密觀念
檔案庫房建設應按照國家有關規定單獨興建，庫房門窗用防盜網專門加固，庫房、辦公室、閱檔室“三室分開”，檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的檔案管理工作制度，禁止無關人員入內等等，其實不然，標準的檔案庫房和科學管理，只是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保證，檔案工作人員的職業操守和保密工作觀念才是檔案保密的大前提。絕大多數檔案的失密是由于經手人保密意識差，保密觀念淡薄，不執行有關保密規定造成的。使保密制度無法落實，規章制度流于形式，保密工作缺乏針對性和有效性【2】。因此，我們必須站在講政治的高度，充分認清形勢，搞好經常性的保密教育，提高保密意識，始終保持高度的政治警惕性和責任感。進一步提高檔案管理人員的職業素質和業務素質，尤其是參與檔案管理的具體工作人員，他們是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，除了要對檔案管理人員加強電子信息管理技術及檔案管理專業技術培訓以外，更要加強保密意識教育，培養他們高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業，自覺踐行人民公仆的高尚使命。
3、加強檔案密級鑒定工作
第一，與時俱進開展檔案定密工作。檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，必須隨形勢變化及時調整其密級，做好升密、降密和解密工作。要嚴格執行《保密法》，嚴格劃清密與非密界限，準確界定檔案密級，為實現檔案工作的規范化、標準化奠定基礎。第二，明確檔案定密主體。檔案定密工作應由制發機關進行，文件的制發機關應該根據國家秘密范圍及其密級規定及形勢變化，在保密行政管理部門的指導下，對文件進行升降密和解密，并將密級變更結果通知檔案管理部門。第三，實現檔案定密制度化。要按照《國家秘密保密期限的規定》，“除有特殊規定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年”，在文件制發時設定保密期限，到期自行解密。建立完善單位和檔案管理部門的聯系制度，形成檔案保密管理的合力。
4、加強檔案利用過程的監督
檔案利用監督是檔案利用過程中做好保密工作的一項重要措施，它能有效地發現、制止和糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。
4.1 加強紙質檔案保密管理
紙質檔案的保密管理，既要防潮、防霉、防火、防鼠、防蟲，更要防泄密。對于紙質檔案我們有很多成熟的制度約束，檔案利用規章制度一般有查（借）閱制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循。檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行落實，并在實踐中不斷加以完善，這樣才能保證在大力開展檔案利用工作的同時，確保檔案不失密、不泄密及文件的完好無損。要求利用者必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、折疊、撤換檔案。工作人員要經常檢查被利用的案卷，要在利用者離去之前，仔細翻閱檢查被利用的案卷和文件，發現問題及時處理，并在利用登記簿上備注說明，對于損毀檔案的違法行為，應及時報告有關領導，違者應視情節輕重，予以批評教育甚至依法追究刑事責任，對檔案的傳遞應嚴格履行轉遞手續，嚴密包封，通過機要交通轉遞或派專人送取，有條件的檔案館（室）還可以安裝監視器【3】。
4.2 加強電子檔案管理
電子檔案的載體主要有光盤、U 盤、軟盤、磁帶、移動硬盤等。由于電子檔案載體容量大，儲存信息多，一旦泄密，危害比紙質檔案失泄密更大。為此，要按照保密管理有關規定，按照其存儲內容的最高密級界定密級，粘貼密級標識，實行比同級紙質檔案更嚴格的保密管理。歸檔電子文件的封存載體不得外借，利用時使用拷貝件。未經批準的任何單位或個人不得擅自復制歸檔的電子文件。利用者對歸檔電子文件的使用應在權限規定范圍之內。在網上提供已公開檔案目錄查詢服務的，要認真采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施，只有在檔案部門的計算機管理系統對用戶使用權認可后，才能提供利用，以確保檔案信息和系統的安全。
5、加強檔案管理人員的教育、管理
5.1 加強保密宣傳教育。大力開展《保密法》、檔案管理保密規定、計算機及存儲介質保密管理規定等方面的宣傳教育，增強檔案管理人員的法制意識。利用掛圖、影視資料等開展警示教育，使檔案管理人員始終繃緊保密這根弦。
5.2 加強保密技能教育。深入開展計算機知識、泄密渠道方式及防范手段、防范技能方面的教育，增強檔案管理人員的保密防范能力，提升檔案保密管理水平。
5.3 加強人員管理。嚴格執行任前培訓和脫密期制度，所有在崗的檔案管理人員都要簽訂保密承諾書。堅持“誰主管、誰負責”，建立健全檔案保密管理責任制，層層落實保密管理責任，把檔案保密管理的責任落實到人。要建立失泄密應急預案，發生失泄密要及時向有關部門報告，把失泄密的損失降到最小。要及時組織檔案保密檢查，發現失泄密隱患，及時堵塞漏洞，確保檔案秘密安全。
結束語
總之，檔案保密管理工作對于政府或者企業都有著關鍵性的作用，因此，在具體的工作中需要不斷加強檔案保密管理工作，上文針對檔案保密管理工作進行了具體闡述，對于檔案管理水平的提高有著重要意義。
參考文獻：
[1]孔濤. 如何做好檔案保密工作之探究[J]. 辦公室業務,2012,07:9-11.
為了認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》和《實施辦法》以及《機關檔案工作業務建設規范》,進一步提高檔案工作水平,大力開發檔案信息資源,更好地為機關各項工作服務,我們按照《機關檔案工作業務建設規范》要求,對機關不同類別和載體的檔案進行了認真檢查,系統管理,已做好了檔案工作迎檢各項準備。現將有關情況報告于后,請予以考評、驗收。
一、基本情況
*鄉系*北大門,幅員20.11平方公里,轄9個行政村,65個村民小組,5134戶,20456人,鄉機關在職79人,其中,副科以上16人,內設機構5個,即：黨政辦公室、社會事務辦公室、經濟發展辦公室、人口與計劃生育辦公室、財政所等。
二、機構與組織管理
長期以來,我們始終把檔案工作納入日常工作的議事日程,特別是《檔案法》頒實施后,我們堅持牢固樹立檔案觀念,不斷增強檔案意識,扎實抓好檔案工作,設立了綜合檔案室,配有兼職人員負責檔案工作。
為了進一步搞好我鄉機關檔案工作,使其納入正規化軌道,今年初,我們把檔案管理規范化建設工作納入全年工作計劃,作為機關文明建設的重點來抓。近年來,我們對照《四川省機關檔案工作規范化管理標準》逐項逐條地進行了嚴格的自查,現已具備機關檔案工作規范化管理條件。
(一)完善了適應本單位檔案工作發展的機構,建立了規范的綜合檔案室,做到統一領導,統一機構,統一保管。
(二)鄉成立了以黨委書記任國為組長,黨委副書記、鄉長郭青凱為副組長,內設部門負責人為成員的檔案工作規范化管理領導小組,加強檔案管理工作,并對內設部門的檔案工作進行了監督,指導,促進了檔案工作的協調發展。
(三)根據有關規定,結合本單位實際情況,制訂了《檔案管理制度》、《立卷歸檔制度》、《檔案利用制度》、《檔案人員崗位責任制》等規章制度。
(四)配備了政治思想好,責任心強,熱愛檔案工作,有一定業務能力,具有大專文化程度的兼職檔案工作人員負責機關檔案工作。
(五)認真貫徹檔案工作的法律、法規,把檔案工作納入了領導的議事日程,列入了有關人員的崗位責任制,建立了規范的檔案工作秩序。
三、基礎設施
(一)設置了專門的檔案室,面積15平方米。
(二)購置了檔案柜二組,能容納本單位20年左右形成的檔案,柜內配有常年防蟲蛀藥品,基本達到了設施齊全,安全保障做到防蟲、防火、防盜、防鼠,確保檔案的完整與安全。
(三)購置了微機、電風扇、消防設備。
四、業務情況
(一)根據機關行政單位的職能,制定了符合我鄉機關實際,較為詳細的“分類大綱”、“歸類范圍”、“保管期限”并按此付諸實施。
(二)對一些不規范的文件材料進行整理、復制、打印、補缺。屬永久、長期保存的文件材料歸檔年率98%以上,完整率達90%以上,準確率達95%以上。
(三)所有檔案齊全,結構合理,全部整理入柜沒有積存零散文件。
(四)案卷質量符合標準,分類排列符合規范要求。
(五)對到期的檔案及時進行了鑒定,嚴格銷毀手續,未發生隨意銷毀現象。
(六)建立了分類檔案統計臺帳,并能堅持各種注冊、登記,做到了數據準確,帳實相符。
五、開發利用
(一)檔案管理人員責任心強,熟悉保存檔案內容,能積極主動地提供利用,為領導決策、機關自身建設和業務工作提供大量依據。
(二)編制了《檔案目錄》、《卷內目錄》等檢索工具。
(三)全宗卷內號充實,符合規范。
六、存在的問題
(一)專職人員檔案管理的業務素質有待進一步提高。
(二)辦公經費不充沛,查閱室不規范,檔案室面積較小。
關鍵詞：機關事業單位；干部人事檔案管理；現狀分析
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
收錄日期：2015年8月28日
一、機關事業單位干部人事檔案管理現狀
山東省機關事業單位目前仍沿用傳統的干部人事檔案管理辦法，按照干部管理權限，由主管的組織或人事部門進行統一管理，多數單位是由負責人事或政工工作的人員兼職管理檔案，未配備專業的檔案管理人員。干部人事檔案的保存仍然是紙質檔案為主，檔案的整理仍局限于傳統的手工模式層面，尚未大規模采用現代化的電子技術手段建立電子檔案數據庫，導致檔案管理成本較高，管理效率較低，重復勞動現象嚴重。在檔案審核和干部基本信息認定方面，很多地方和單位仍沿用舊時的標準，未能及時更新檔案管理人員的知識技能，導致某些干部的基本情況和個人經歷等信息不準確，甚至不真實。
2014年底，省委組織部下發了《全省干部人事檔案專項審核工作實施方案》，全面部署了針對山東省公務員、參照公務員法管理人員、國有企事業單位人員的檔案專項審核工作，重點審核干部的出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷、干部身份、家庭主要成員及社會關系等重要信息，尤其注重審核檔案材料是否涂改造假，干部基本信息是否真實準確，對干部人事檔案的管理提出了更新、更高的要求。
二、機關事業單位干部人事檔案管理中存在的問題
（一）有關方面對人事檔案重要性的認識程度不夠。一方面檔案管理部門及工作人員對檔案的重要性認識不充分。檔案管理工作常常被認為僅僅是紙質材料的裱糊裝訂整理工作，只要材料不泄露不丟失，做好日常保管工作就算完成任務。導致檔案工作常常處于被動應付狀態，用哪本查哪本，調哪本整哪本，大大降低了檔案的信息利用率和人事部門的工作效率；另一方面干部本人對檔案不夠重視。有些干部認為自己沒有晉升空間，檔案對自己的作用不大，有的干部不知道哪些材料會入檔，因此填寫時態度較隨意，經常有誤填漏填現象。殊不知檔案信息與個人的工資獎金、福利待遇、勞動保障、組織關系等密切相關，更關系到干部的晉升、調動、退休等重要環節，具有法律效用。
（二）干部人事檔案管理力量薄弱，管理水平較低。人事檔案管理工作是一項專業性、保密性、政治性很高的工作，看似不起眼，實則對從業人員素質要求很高。既要具備較高的政治覺悟和責任心，又要有檔案工作和人事工作的經驗背景，還需要優秀的判斷力和甄別能力。目前，很多單位的檔案管理人員都是兼任甚至是臨時工作人員，也沒有按照檔案管理要求配備專業的庫房和硬件設備，檔案隨意堆放在倉庫，或鎖在人事干部抽屜里。從業人員年齡兩極分化嚴重，大多沒有檔案管理的專業知識，上崗后也未受過系統的檔案管理培訓，管理檔案僅限于整理裝訂編目等基礎性工作，對干部信息的甄別、審核、認定等重要環節的工作力不從心。
（三）檔案材料的完整性、準確性、真實性有待提高
1、檔案材料填寫不規范，內容不一致。干部人事檔案中最重要的內容包括“三齡、二歷、一身份”，即干部的年齡（出生年月）、工齡（參加工作時間）、黨齡（入黨時間），學歷學位、工作經歷以及干部身份。在《干部履歷表》等需個人填寫的檔案材料中，經常出現以上基本信息不按要求填寫、不同材料填寫的信息不一致的情況。例如：出生年月的填寫，有的材料填寫陽歷生日，有的材料填寫陰歷生日，還要通過萬年歷查詢確定是否能夠換算，給檔案審核和信息認定工作增加了不必要的麻煩。
2、檔案中基本信息有涂改造假現象。隨著近些年干部人事檔案造假現象屢屢曝光，干部檔案的真實性問題成為關注焦點。有些干部早年因為入團、參軍或招工年齡不夠將年齡改大，工作后又將年齡改小；有些干部為了達到爭取提拔機會、延長任期等目的借助職務之便將年齡改小、學歷改高，甚至將偽造的“三齡二歷一身份”材料存入檔案；有些人為了取得干部身份，采取“曲線救國”頻繁調動，從企業到事業單位再到機關，一步步解決編制問題。檔案造假現象之所以層出不窮，一是因為違規成本低，發現造假一般僅是黨紀處理，甚至只是政治前途暫時受阻；二是因為缺乏糾錯機制，一旦發現問題，怎樣啟動調查程序、由誰調查、怎樣調查，整個過程執行起來隨意性較大，缺乏制度化、標準化的流程。
3、檔案材料收集不完整、不齊全，與干部本人實際情況有出入。檔案材料內容完整齊全，是干部人事檔案管理的基本要求之一，只有不斷充實完善檔案內容，才能客觀地全面反映干部的真實情況。檔案的常規材料有干部履歷表、每年度的考核材料、工資材料、獎勵材料等，非常規材料有干部在職上學取得的學歷學位材料，職務職稱調整、調動形成的材料，加入黨派的材料等。這些材料在制作、審批、收集、歸檔等任何一個環節出現問題，都會影響檔案材料的完整性。例如，學歷材料一般要有入學、上學、畢業三個環節的系列材料才算完備，有的干部檔案中學歷材料只有畢業生登記表或者畢業證書復印件，材料不完備導致學歷認定工作較為困難。
4、檔案轉遞及材料收集過程中審核、把關不嚴格。干部人事檔案管理中會出現材料不完備、不真實的情況，大多由于檔案材料入口沒有嚴把關。一方面雖然管檔單位都會制定人事檔案管理制度，但是實際操作中往往執行力度不夠，有些單位或部門在查閱借閱、轉入轉出干部檔案時，不出具介紹信，不辦理查借閱手續，不按要求填寫檔案轉遞單，不及時回復回執單等，形成檔案管理漏洞，導致涂改、圈劃干部信息，抽取、撤換檔案材料的現象時有發生；另一方面由于檔案管理人員業務不夠精通、經驗不夠豐富，在遇到干部提供入檔材料不完備、不準確、不真實的情況時，或沒有能力判斷甄別，或當時發現卻沒有及時處理，導致不合格的材料收入檔案，久之形成歷史遺留問題，給后續的檔案管理工作帶來一系列麻煩。
（四）檔案管理信息化程度不高，信息滯后，利用水平較低。傳統的干部人事檔案以紙張形式存在，由工作人員手工整理、裝訂、保管，在查閱信息、使用信息等方面存在很大弊端，人事檔案的信息服務也處于被動、滯后的服務狀態。有些單位甚至沒有專業化的檔案庫房，更談不上配備信息化高技術人才、建立先進的電子檔案信息庫。有些單位和部門分別開發了不同類別的信息庫，如黨員信息庫、工資信息庫、公務員信息庫、編制信息庫等，但是這些庫與庫之間資源無法共享，甚至由于數據更新維護不及時，經常出現各個庫的信息互相矛盾的現象。因此，當前干部人事檔案信息開發利用最大的難點在于能否開發一款可以整合信息、實現資源共享，方便更新維護、可操作性強的信息管理系統軟件。
三、解決干部人事檔案管理問題的對策建議
（一）提高檔案管理人員專業素養和業務水平，確保干部人事檔案的完整性、準確性、真實性
1、成立檔案管理中心，設置檔案管理專職崗位。由于干部人事檔案管理工作的高度專業性和保密性，建議機關事業單位以局為單位，設立檔案管理中心，將全局檔案統一收集保管，配備專業的檔案庫房、整檔工具以及實現電子檔案信息化所需的硬件軟件設施。設置管理檔案專職崗位，每千本檔案配備兩名專職人員，從事檔案的日常管理、更新維護、信息錄入等工作。在人員選擇標準上，必須滿足政治覺悟高、責任心強、工作作風踏實嚴謹條件，且最好具有人事工作或檔案工作背景。聘請專家對檔案管理人員進行檔案和計算機方面的上崗培訓，建立一支專業的檔案管理隊伍。
2、嚴把檔案材料入口關，確保檔案材料及時收集、歸檔。在機關事業單位人員入口管理中，對新增的人事檔案及散材料要進行嚴格審核把關，按照干部人事檔案管理規范，把需要完備、需要補充的檔案材料及時通知到單位或個人，限期補充完整，否則不予歸檔。對于入檔材料的填寫規范和要求，應當制定詳細的填寫說明和模板，讓填表人員作為參考，同時應強調入檔材料的重要性、與個人利益的密切聯系，引起足夠重視。審查合格的檔案材料要及時歸入個人檔案，防止散材料積壓過多造成材料遺失或誤放。與此同時，應做好信息錄入工作，為組織和人事部門管理使用干部提供真實、準確的個人信息。
3、建立良好的溝通渠道，確保人事檔案及檔案材料的轉遞順暢。檔案管理部門在與干部個人溝通時，經常會出現干部不愿配合查找原始資料或補充欠缺材料的現象，有的是怕麻煩，有的是認為檔案不重要，缺材料也沒關系。這就需要檔案管理部門建立良好的溝通渠道，做好檔案重要性的宣傳工作，做好檔案保密工作，采取有效的溝通方式避免干部的抵觸情緒，說服其配合組織及時補充收集檔案材料。此外，還應當加強檔案管理部門與紀檢部門、政法部門、教育部門等形成干部人事檔案材料的眾多部門的溝通協調，加強本單位內部各工作機構在干部人事檔案材料的形成和收集過程中的溝通協調，確保人事檔案及檔案材料轉遞順暢、收集齊全、歸檔及時。
（二）提高檔案管理信息化程度，建立電子檔案信息系統
1、做好檔案管理信息化前期準備，即做好紙質檔案的完善工作，這是建立電子檔案數據庫的依據和基礎。目前，山東省對干部人事檔案管理的要求是對檔案進行二級分類，即將推行的電子檔案數據庫也將在檔案二級分類的基礎上進行。
2、著手建設干部人事檔案數據庫。目前，軟件市場有很多新型信息管理軟件，應該按照機關事業單位干部管理的實際需求，引進合適的軟件系統，并對檔案管理人員進行相關的計算機技術培訓，使之熟練掌握數據庫的操作、使用和維護。
3、加強人事檔案信息動態管理，提高數據庫使用價值。檔案管理部門應制定規范的工作流程，及時做好新增材料的分類、掃描、錄入，做好干部基本信息的更新，實現信息整合、資源共享，提高檔案管理工作效率。對于上級部門要求報送的信息和數據，加快統計上報時效性。
4、嚴格安全保密制度，迎接網絡環境挑戰。檔案管理人員應嚴格遵守人事檔案管理的相關政策，對檔案資料的保密級別進行細分界定，運用計算機的加密功能對不同保密級別的信息進行加密，做好防病毒工作，做好電子檔案材料和干部信息的備份與維護工作，確保檔案資料的安全和完整。
主要參考文獻：
[1]林曉云.淺析人事檔案的管理與利用[J].北京檔案，2010.8.
人事檔案是全面反映個人思想品德、教育背景、生活履歷、工作經歷、所受獎懲的文件材料，具有真實性、動態性、完整性、機密性的特點。人事檔案的記錄必須確保真實可靠、內容完整，同時還要跟隨個人的成長發展而不斷豐富完善，而且人事檔案內容涉及個人功過及隱秘信息，屬于黨和國家的機密，任何人不能隨意向外泄露。因此，人事檔案是全面、客觀地考察個人、選拔人才的依據，單位人事檔案管理工作具有重要意義。首先，人事檔案管理是人力資源開發的基礎。單位通過查閱人事檔案，才能對個人的能力和素質做出基本判斷，為其安排合適的崗位，可見人事檔案管理是單位知人善任的基礎。其次，人事檔案的有效管理才能實現檔案的保存和使用價值。人事檔案的妥善保存關系檔案的真實性和完整性，單位人事部門必須對管理工作保持謹慎的態度，對生成的個人檔案信息進行嚴格審閱。檔案信息經相關人員審核蓋章后，方可作為有參考價值的檔案文件，而人事檔案保存的目的也是為了更好地利用。最后，人事檔案管理關系人事工作的法律效應。單位對人員的選拔、任用、評估、晉升都將生成對應的人事檔案，因而人事檔案是單位對人員進行職稱評定、為員工繳納社會保險的法律依據。
二、人事檔案管理工作存在的主要問題
當前單位人事檔案管理工作主要存在以下問題：第一，人事檔案管理工作重視不足。人事檔案管理常常被視為事務性的工作，單位領導主要關心業務層面的工作，認為人事檔案管理只要保證日常查檔、不發生丟失泄密的情況即可。各部門對人事檔案工作表現出不關心的態度，填寫檔案表格時不認真，信息數據的真實性難以獲得保證。人事檔案管理人員也沒有對檔案資料給予嚴格審核，檔案資料不全、不及時歸檔的現象時有發生。第二，人事檔案管理制度不健全。人事檔案管理是一項瑣碎、復雜的工作，涉及檔案資料的收集、整理、分類、編目、查詢、傳遞、使用等多項內容，需要有專人負責，并保證工作質量。有的單位只是照搬《人事檔案材料收集歸檔規定》，而沒有建立具體的實施細則，因而缺乏對人事檔案管理工作的嚴格約束。有的單位即使建立了相關制度，但執行過程往往流于形式。第三，檔案內容不規范。由于單位對人事檔案管理工作未能給予足夠重視，檔案收集力度不夠，現有人事檔案內容并不規范。例如，不少人事檔案僅記錄個人基本情況，對個人能力、信譽、業績等方面的資料反映較少，難以為人事工作提供有力依據；有的人員離職、出國，檔案卻沒有跟隨變動，造成人員和檔案的分離。人事檔案信息的質量不佳，也就不能發揮應有的使用價值。第四，管理水平落后。不少單位開展人事檔案管理工作的環境并不理想，缺少先進的基礎設施，有的單位甚至沒有設立單獨的檔案室，這對檔案材料的保存極為不利。在現有的工作條件下，人事檔案檢索經常依靠傳統的手工方式，檔案傳遞速度慢，資料查詢不便，管理效率低。盡管各單位業務部門都在積極進行信息化建設，但人事檔案管理信息化水平仍然不高。
三、人事檔案管理工作的完善對策