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導語：在檔案電子化的重要性的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
關鍵詞：配網工程項目檔案管理信息化
中圖分類號： G271文獻標識碼：A 文章編號：
配網工程項目檔案是電網系統建設的重要組成部分，它凝結了工程管理技術人員、操作人員的智慧，是工程建設過程、工程實體狀況、工程建設質量的最原始，也是最真實和全面的記錄。在以數字信息化為代表的今天，緊跟時代步伐，突破傳統的工程項目檔案管理手段和模式，實現配網工程項目檔案電子化管理已然是一個十分緊迫的話題。
1 配網工程項目檔案與電子化管理的重要性
1.1 配網工程項目檔案的特征
配網工程的檔案是電網建設改造過程中構成的基礎材料，是全部工程建設的原始記錄。 其不但是配電網工程項目建設投產、竣工以及達標驗收時不可或缺的重要組成部分，更是將來電網生產運營、改建擴建等提供基礎材料和主要依據。配電網工程建設項目檔案工作主要具有以下個方面的特征：一是具有特定的工作對象。也就是對一項具體工程進行的檔案管理；二是具有特定的工作內容。檢查、督導工程建設項目檔案資料的構成、匯集、歸類等實行建設項目檔案的整理、鑒定、保存與進一步發掘使用；三是具有特定的作用。對工程項目之可行性研究、項目審核、工程規劃、工程施工管理、工程竣工驗收、工程質量驗收評估、生產準備階段、試生產期間以及投產后的生產與管理等諸項工作創造依據與服務。
1.2 配網工程項目檔案電子化管理的重要性
配網工程項目檔案是指在電力項目工程建設活動中直接形成的對企業有保存價值的文字、圖紙 圖表、聲像等各種載體文件材料。項目檔案收集得是否齊全、完整，內容是否準確，直接影響到工程竣工投產后的生產、維護、改擴建乃至經濟效益的產生和提高。而隨著現代計算機技術數字化、網絡技術以及通信技術的快速發展，配網工程項目檔案的電子化和信息化將成為必然趨勢，做好配網工程項目檔案的電子化歸檔與管理，將成為工程項目順利開展以及日后提供利用的必要前提和保障。
傳統的檔案管理模式是利用紙張記錄文字、數據和圖形，利用照相機或攝象機膠片記錄影象，利用錄音機磁帶記錄聲音。這些都屬于模擬存儲介質，主要工作是建立目錄數據庫和全文數據庫，難于實現高效率的信息處理、檢索和傳輸，存儲介質占用的空間也很大。當前辦公自動化OA系統與項目管理軟件等先進手段連接起了方方面面的高速信息網絡，其服務結構和服務目的都會出現質的變化。
2 配網工程檔案管理中存在問題分析
就當前的配網工程項目檔案管理的整體情況而言，我們在工程檔案管理上的信息化程度并不高。一些電力公司甚至缺乏工程檔案數據庫的建設，一些檔案管理人員對計算機技術在檔案管理中運用不熟悉，對工程項目檔案電子化的管理方法與途徑也不了解。 具體而言，問題主要有以下幾個方面：
2.1 工程檔案管理手段落后
近年來，一些電力公司的工程項目檔案管理人員仍采用傳統的管理方法，把檔案只是作為一種文本和資料來保管。工程檔案管理人員的工作也僅僅是對檔案進行收集和整理。 但是，許多配網工程項目本身檔案文本的數量非常龐大，因而在工程項目建設過程中，傳統的管理手段雖然花費了大量的人力和物力，但是往往時效性比較差，很難做到與工程項目建設管理同步。
2.2 檔案信息數據庫建設落后
目前，一些電力公司雖然也在工程項目檔案的管理中引入了計算機， 但整體而言還停留在計算機制表和查閱等初級階段，沒有完全走上信息化管理的軌道。在檔案信息數據庫的建設上，數據信息不完整、不準確、不及時，造成工程電子檔案失真，不能反映現實情況，從而影響了檔案的使用，沒有發揮出信息化管理本身應有優勢。
2.3 工程檔案管理缺乏規范性
由于我國在配網工程項目檔案電子化管理方面整體沒有明確的章程，造成工程檔案電子化管理過程中存在著許多不規范。在實際工作中，由于配網工程項目的施工單位很多，工程電子檔案的管理上缺乏程序化、規范化，直接造成工程檔案的信息化復雜，一些重要的電子文檔和資料由于保存不規范而丟失和毀損的現象時有發生。
2.4 工程檔案信息化缺乏人才
在數字化時代，配網工程檔案電子化管理不但需要懂檔案管理知識的人員，還要求管理人員能夠熟悉先進的信息科學和管理技術。但是，目前許多電力公司從事工程檔案管理的人員中，存在著嚴重的知識結構不合理、文化層次水平不高等問題。不少企事業單位對工程項目檔案管理本身不夠重視，缺乏足夠檔案信息化技能培訓。
3 配網工程項目檔案電子化管理的對策
3.1技術支撐是配網工程項目檔案電子化管理的基礎
高科技含量的現代多媒體軟件和技術的應用是配網工程項目檔案電子化管理的基礎。 工程檔案管理上有了技術力量的支撐，不僅能夠進行正常的數據維護，還可以保證工程項目檔案數據的準確監控。
針對在配網工程項目建設過程中的特點，開發建立一套完整的工程文檔信息計算機管理系統是十分必要的，相應的軟件監控系統開發也是必不可少的。此外，工程檔案數字化和網絡一體化后，我們在檔案信息的共享的同時，工程項目檔案本身也面臨著信息安全的新威脅，這就需要采取多種技術防范措施。所以說，完全由國內某一家單位的檔案管理部分自主研發相關的技術難度較大，要克服目前信息技術力量不足的現狀，當前可以采取配網工程建設單位與高等院校和科研單位共同研發的方式，在關鍵技術領域開展一些的科技攻關項目合作，從而增強配網工程項目檔案電子化管理的進程，同時提升工程檔案管理手段的高科技含量和標準化水平。
3.2 人才保障是工程項目檔案電子化管理的關鍵
依靠先進的技術來改善設備和管理手段是實現工程檔案管理電子化的前提，但檔案管理的現代化之路還要求必須有現代化素質的檔案管理人才。在數字化時代的今天，實現工程檔案信息化需要培養檔案網絡服務、數據庫分析與軟件開發、網頁制作與管理等方面的人才。
為了實現配網工程項目檔案信息管理系統與項目管理系統的無縫對接，讓項目決策者能及時夠掌握工程項目建設全過程的情況，檔案管理者還必須具備較強的信息獲取能力，不僅要本單位的所有檔案信息，還應該熟悉網絡的檔案信息資源，能夠給配網工程建設者提供更多的相應檔案信息，從而提高建設者對整個工程的評估能力。
如何培養這方面的專業人才，首先，配網建設單位的檔案管理部門應該積極提供專業現代化檔案信息化培訓和業務培訓，以此提高檔案管理人員的知識結構和整體水平。其次，檔案管理部門要制定相應的發展規劃，把培養工程檔案高素質人才納入到部門的計劃當中，作為一項常規的內容來抓緊落實。
3.3 制度規范是工程項目檔案電子化管理的核心
就目前配網工程項目檔案管理制度相比較而言，原有的檔案管理制度在本質上是為了方便查詢，確保檔案的信息安全。要實現配網工程項目檔案電子化管理，核心在于檔案管理制度上的創新，制定出新的符合時展要求，適應信息技術發展需要的制度和規范。
例如，配網工程建設單位的檔案管理部門制定的規范，能夠為本單位的檔案管理信息化提供保障，制定出相應的策略來保障檔案信息化管理的實現。在實際操作中，各施工單位、設計單位、監理單位和工程建設活動中所涉及的所有部門，都能夠應按照工程檔案管理部門程序和規范按時將工程設計和建設過程中的各種文件和材料，分門類、分階段地整理歸檔，及時地利用多媒體技術上傳到工程項目檔案管理網絡，或者遞交至單位檔案管理部門，以確保做到工程檔案材料的完整齊全，使單位檔案能夠及時反映工程項目建設全過程的情況，便于工程建設者和決策者實現全過程監控。
誠然，我們也要看到，雖然傳統的檔案學面臨著數字時代信息化的沖擊與挑戰，但就目前而言，新的一代適應信息化需求的檔案學還沒有形成。目前，在配網工程項目電子化管理制度和規范方面還面臨著許多難題，這既為工程檔案管理者帶來了挑戰，也是前所未有的發展機遇。
4 結語
總之，隨著科技的進步，電子化已不可避免地進入了檔案管理的領域，因此，新形勢下檔案電子化建設已經成為時展的必然趨勢。隨著我國社會主義市場經濟體制的建立和逐步完善，配網工程項目檔案工作也必然面臨著從傳統走向現代化的重大轉變，而如何加速實現這一轉變，使工程檔案電子化發揮其高效的功能，是目前工程檔案管理工作者應該不斷探討和研究的課題。
參考文獻
[1]電子文件歸檔與管理規范.
[2]諸葛絮，陳雪琴.應加強配電網建設工程項目檔案的管理[J].浙江檔案，2010(12).
一.加強檔案信息電子化管理的重要性
檔案信息電子化，就是以館、室、藏檔案資料、紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。加強檔案信息電子化管理，是貫徹中央以信息化帶動工業化發展戰略的重要行動，具有重要的意義。
1．加強檔案信息電子化管理，是電子政務發展的需要
檔案資源是人類社會發展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是電子政務建設不可缺少的重要公共信息資源；檔案信息化建設是電子政務建設的重要組成部分；大力開發檔案信息資源，服務社會和各級政府，對于我國“三個文明”的建設具有重大意義。對此，進行檔案信息化建設，加快檔案資源的開發應用，是電子政務發展的需要。
2．加強檔案信息電子化管理，是提高檔案資源利用率的需要
隨著電子商務時代的到來，檔案管理也伴隨著信息資源的交流和互換進入社會信息網絡的新天地。而傳統的檔案工作模式是手工信息加工工作模式，即：“選題一選材一編輯～ 出版”的工作方式，從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。檔案信息電子化，建立企業信息資料庫，選取最能體現企業優勢、樹立企業良好形象的信息資源上網，企業通過網絡，宣傳自己和展示自己，吸引客戶和占領市場。
二、當前檔案信息電子化管理存在的問題
隨著電子信息技術的廣泛應用、辦公自動化、文檔雙軌制的推行，對檔案信息電子化管理提出新的挑戰。當前，檔案信息電子化管理還存在許多問題，主要表現如下：
1．硬件和軟件設施有待完善
目前，許多檔案館的計算機硬件配置高低不一，通用性較差，一些設備安裝在低配置的計算機上，無法實現其自身的功能。比如掃描儀、數碼攝像機、數碼照相機等一些高端設備，在比較落后的計算機上根本無法使用。沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，這嚴重制約了檔案信息電子化的進程。
2．缺乏標準化、規范化
檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。
目前，由于歷史原因，館、室、藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法
全面實施、推廣統一標準，制約了檔案信息工作電子化。
3．檔案人員素質有待提高
實行檔案信息電子化，必須有高技術人才來管理。目前，許多檔案部門工作人員只會一般的計算機操作，沒有較高的知識層次和先進的技術水平，缺乏檔案、信息處理復合型人才，無法充分使用現代化設備，制約了檔案信息電子化建設。
三、新形勢下加強檔案信息電子化管理的途徑
加快檔案信息自動化系統建沒，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。因此，必須提高對檔案信息電子化的認識，采取各項措施，提高檔案信息電子化管理水平。
1．完善硬件和軟件設施
檔案部門領導要有現代化管理意識，增強檔案信息電子化管理意識，要在基礎硬件、軟件開發、信息收集和利等方面加大投入，完善計算機、數碼攝像機、數碼照相機、掃描儀等設備配置。加大軟件開發力度，加快開發一套綜合功能強大的檔案信息管理軟件，使各地檔案信息數據能相互轉化，使利用起來快捷方便。
2．提高檔案標準化、規范化水平
檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范。當前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件混亂，嚴重影響了系統整體水平的提高。因此，必須制訂《數字化聲像檔案著錄規則》《檔案資料數字化懷準》《紙質檔案數字化操作規程》《照片檔案數字化操作規程》《縮微膠片數字化操作規程》《錄音檔案數字化操作規程》《錄像檔案數字化操作規程》《多媒體信息采集操作規程》等規章制度，提高檔案標準化、規范化水平。
3．提高檔案人員素質
推進檔案信息自動化的關鍵是人才。當前，許多檔案人員素質不高，提高檔案人員的知識素質迫在眉睫。因此，要有針塒性地對檔案人員進行政治思想教育，培育其事業心和奉獻精神；要有計劃地組織進修培訓，讓他們綜合學習檔案學、信息技術、計算機技術、網絡技術等知識，掌握信息化技術。
總之，檔案信息化管理是檔案工作發展的必然趨勢，是一項長期而又復雜的系統工程。要進一步完善硬什和軟件設施，加強管理，提高檔案人員素質，不斷拓展服務領域，提升檔案事業發展質量和水平，促進檔案事業科學發展。
參考文獻：
一、電子文件定義及其特點
所謂檔案電子化，就是用微機對檔案文獻進行篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻供人們利用的過程。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件具有以下特點：電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、檔案信息電子化的益處
從長遠看，檔案信息電子化建設涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發而動全身的作用。具體地說，檔案電子化的益處主要有以下方面：可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率，減少人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備得到物盡其用；縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性，檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻；檔案信息電子化，還可實現一次投入，多次產出，信息成果可多份拷貝，這樣就擴大了檔案信息的社會影響，拓寬了服務范圍。
三、檔案信息電子化的必然性
檔案信息的電子化建設是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。
第一，檔案電子化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案電子化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。
第二，形勢發展的需求。21世紀是信息化的時代，一般檔案館都藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，就失去了檔案留存的意義。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案信息的電子化建設。
第三，社會強烈需求。當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，那么要了解這些詳細內容恰恰只有檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，這就迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。
四、積極應對檔案信息電子化帶來的影響
電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。為此，檔案界應采取如下對策：
第一，做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
第二，解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始的長期保存問題是有待檔案工進行深入研究和探討的重要課。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止損失。
第三，檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應電子化建設的發展，適應新技術的需要，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接技術革命最根本的對策。
第四，電子檔案是通過計算機、磁盤、光盤、打印、備份等形成的，與紙質檔案相比有其自身特性，由于簽名非傳統意義上的“親筆簽名”，法律上能否認可、如何認可；圖像、聲音的形成、技術鑒定水平及準確與否，電子檔案文件的法律依據等，都決定、制約著電子文件的效力和歸檔保管的意義。而這些在目前尚未制定立法，因此，也沒有依法制定的相應規范和制度。對于檔案管理領域內的電子化管理這一法律法規性很強的工作，更需要法律、法規和制度進行規范。
關鍵詞：檔案管理；電子化；路徑
中圖分類號：TD327.3 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2013） 20-0000-01
隨著人們生活節奏的不斷加快、信息科技的不斷發展以及辦公條件日益自動化，使得檔案管理電子化已成為不可阻擋的趨勢。顧名思義，電子檔案是指將人們所需要記錄、保存的信息、內容，以文字、圖表、數字、圖形等方式記錄在計算機上面，并將其制作成可供人們閱讀、傳輸以及處理的電子文件。但是，電子檔案并不是無懈可擊的，如果沒有做好十足的安全措施，它將很容易丟失、被篡改。因此，這也意味著電子檔案是不能夠完全的取代傳統意義上的紙質檔案在人們生活中的重要性。但是，電子檔案給人們生活和工作所帶來的便利性，卻是傳統紙質檔案不能替代的。下面本文從檔案管理電子化的現狀及相應的解決對策談談自己的看法，一方面希望起到拋磚引玉的作用，另一方面是希望更多的人能夠重視檔案管理的電子化，從而對其進行研究，完善其缺陷，使其能夠更好地為人們的工作和生活服務。
一、檔案管理電子化的現狀及問題
（一）沒有統一的檔案管理系統
由于目前我國的檔案信息管理系統和網絡建設形式沒有統一的標準，沒有建立數據交換的機讀目錄檔案系統，使得其在層次、規范上具有較大的差異性，從而導致其開發性、服務性和共享性較差，不能真正意義上的實現檔案信息的資源共享。
（二）缺乏通用性，不能對其進行統一的信息管理
眾所周知，我國檔案管理電子化興起的時間還比較短，因此，還存在著較多的問題，其中缺乏通用性就是其存在的問題之一。同時，由于目前各公司和單位所使用的計算機型號、規格不統一，且檔案管理的軟件存在較大的差異，使得各公司之間的資源不能實現共享。而且，目前也沒有一個軟件能夠使其既能夠應用于文件檢索，又能夠對所有文檔進行統一的檔案信息管理。由于這一缺陷，給檔案的信息管理工作中的快速編輯帶來了巨大的困撓，也使得我國檔案管理的電子化發展受到了極大的阻礙，給其發展帶來了巨大的挑戰。
（三）缺乏標準、規范的檔案管理工作
檔案信息管理要想實現標準、規范的電子化，就要先做好檔案管理工作，并使其標準化、規范化。但是由于傳統紙質檔案管理不規范、檔案質量不高，尤其是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性較差，因此，每個檔案管理系統只能根據自身的需求對其進行歸納，從而使得檔案管理工作缺乏統一的標準和規范。
二、相應的解決對策及路徑
（一）建立統一、完善的電子檔案管理制度
為了未來能夠更好地發展電子檔案管理制度，建立一個統一、完善的電子檔案管理制度將是目前的檔案管理工作的首要任務。為了建立統一、完善的電子檔案管理制度必須要做好以下幾個方面：首先，應該規定一個統一的電子檔案制作、收集及歸納的標準，讓每一個需要進行檔案管理工作的企業和單位都能夠有標準可依，從而按照標準進行管理和工作；其次，要對所制作的電子檔案進行整理、分類、歸納以及總結，使其能夠方便人們的使用和查詢；最后要安排專人對其進行保管，以防其因工作的調整、計算機的損壞、工作的交移過程等原因而造成的檔案的丟失、遺漏、損壞、被篡改等問題，確保檔案資料的完整性。
（二）建立電子檔案的資源共享平臺
建立統一、完善的電子檔案管理制度的目的，是為了使電子檔案信息能夠更好地被人們所利用，能夠更好的進行資源的共享。因此，建立電子檔案的資源共享平臺就成了目前電子檔案管理工作迫在眉睫、亟待解決的問題。例如，可以在單位內部的局域網服務器上建立一個專門的區域，為電子檔案的共享提供平臺，并按部門或者檔案的類型對其進行分類、整理，并按分類的結果編寫檔案目錄，把相關的檔案放在相應的目錄之下，并對不同等級設置不同的訪問權限，在為查詢者提供便利、提高工作效率的同時，還能夠確保資源的安全性、準確性及可靠性。
（三）加強對電子檔案管理人員的技術培養
對于當前的電子檔案管理工作者主要有兩個來源，一是擁有專業計算機知識、技能的人才所擔任的，另一種是企事業單位現有的電子檔案管理人員。對于擁有專業計算機知識、技能的人才，一般需要單位從外部進行招聘，并對其進行相應的短期培訓，使其了解本企業單位的實際情況，并很好的適應工作的需要；對于現有的電子檔案管理人員，要加大培訓的投入力度，讓其能夠掌握系統、全面的電子檔案管理所需的基本知識、計算機知識等技能，從而解決電子檔案管理人員短缺的問題。
（四）做好硬件設施的維護、更新工作
由于科技的不斷進步，計算機也在不斷地更新換代，因此，對于電子檔案管理工作所依賴的計算機技術和軟件技術也要緊隨時代的腳步，才不至于落后被淘汰掉，因此，做好硬件設施的維護和更新工作是相當重要的。
隨著電子信息化的不斷發展，檔案管理電子化已成為未來辦公的必然趨勢，因為它不但能夠提高工作效率，減少人力、物力、財力的浪費，還能大大的減少文獻再次加工的時間的浪費，提高檔案信息的時效性，因此，可以說檔案的電子化對于我國的檔案管理工作意義重大，必須要加大對其的研究力度，使其能夠最大限度的為我國的檔案電子化帶來益處。
參考文獻：
[1]門偉麗.關于加強新形勢下檔案管理工作的思考[J].科技創業月刊，2010（08）.
【關鍵詞】檔案；電子化管理；利用；學校
檔案的保管和利用是檔案的兩大基本職能。隨著以計算機技術為代表的現代科技技術的普及與發展，學校利用計算機技術輔助管理各類信息資料成為必然。因此，檔案管理也被納入到學校電子網絡管理系統。電子網絡管理產生了各式各樣的電子文件，面對繁多的電子文件，如何更好地進行整理、歸檔、保護并加以利用，是眾多檔案管理工作者面臨的新課題。
一、正視困難，客觀分析學校檔案管理的現狀
當前學校檔案管理領域，信息技術僅僅應用在收集和整理等淺層次的方面，不利于信息的及時共享，制約了檔案資料進一步拓展、應用空間和深度，有效利用率不高。
1.學校檔案電子化管理存在的問題
（1）檔案電子化管理適用范圍較淺。按照檔案管理要求，我們把學校教育教學所涉及的資料歸集存檔，一般以年度為時間單位，按保存期限的長短分長期檔案、短期檔案、臨時檔案進行分類保存。計算機主要被用來將檔案資料的電子版歸類放入相應的文件夾，以及編制目錄、打印卷脊等，也就是說主要應用于收集整理，并不能在檔案的共享、利用上發揮作用。
（2）檔案電子化管理收集歸檔繁瑣雜亂。學校的教育教學資料繁多，而且不同工作歸屬不同部門分管，相關資料由所屬部門分類保存。
（3）檔案電子化管理查找不方便，利用率低。在實際工作中，文書檔案不對外，進館查閱的人很有限。除了少數教師在晉職、評優時用到，學校檔案的主要用途就是應對上級檢查、考核。真正使用時，由于檔案歸類不是按照事務而是按時間和時限，所以檢索和查找并不方便，更不方便利用。
2.學校檔案電子化管理存在問題的原因
（1）思想認識沒有達到應有的高度。一直以來，檔案管理者沒有認識到檔案的價值所在，將自己的工作定位于整理和保管檔案上。雖然在從紙質檔案到電子檔案改進的過程中轉變了一些觀念，但也是認為只要把檔案收集整理好，用時能拿出來，檢查時能通過，就是做好了檔案管理工作。
（2）電子化管理沒有達到應有的深度。一是學校硬件和軟件支持不到位，電子設備落后。二是檔案管理者還是沿用以前的工作習慣，實行管理人員建檔，電子保存保管，紙質信息流轉。三是對檔案管理沒有進行完整的探索研究，導致信息化在檔案管理上應用不廣不深。
二、科學創新，積極探索學校檔案電子化管理的新方法
學校教育教學方式的變革，也影響到學校檔案管理的變革。學校改革和發展留下了大量的圖片、視頻等資料，僅憑紙張和磁盤不足以保存，所以檔案管理電子化勢在必行。而且，只有在管理創新上下功夫，才能在發展中求得生機與活力，建立一種全新的檔案電子化管理模式。
1.科學思考，探索學校檔案電子化管理的思路
（1）加強對檔案電子化管理的研究。檔案管理者要將檔案電子化管理當成工作中的一個重要課題來研究，要深入學習關于檔案管理的專業知識，全面認識檔案管理的范圍、幅度、深度和信息的傳遞方式、安全性，區分信息的有效性。對檔案的管理不能僅停留在一個收集、整理的階段，而要通過研究思考，對工作進行梳理細化，總結出對學校真正有用的檔案類別，拓展檔案的應用深度。
（2）加強檔案電子化管理的規范建設。做好學校檔案電子化管理，首先應該確立一個標準，厘清分類方法，明確各部門責任，統一檔案工作各個環節的管理和技術操作，簡化檔案工作步驟。檔案管理工作與日常工作結合起來，無論是圖片還是文字材料，都可以以電子文檔的形式整理歸類后通過內部網絡移交學校檔案室，縮短交接時間，簡化交接方式，提高工作效率。
2.勇于實踐，創新學校檔案電子化管理方法
遵循“強化收集、簡化整理、細化檢索、深化利用”的檔案工作原則，建立起符合學校特點的電子檔案管理運作機制，實現學校檔案的電子化管理。
（1）確立歸檔標準。大的方面沿用長期以來的學校檔案管理中約定俗成的時間期限要求，以時間為單位分類；每年度的長期、短期和臨時檔案中，再按部門分類，分成文書、財務、德育、教學等類別；在每個小類別下，再按事件進行分類，將學校內的各類教育教學事件條理清晰地歸類存檔。
（2）設定范圍密級。 檔案的收集范圍是按上級統一規定進行的，一般包括反映學校各項工作的文件通知、計劃方案、過程記錄、成果展示等；表現形式為文字、聲像、圖片、合同文件、行政收發文等。檔案密級的確定由學校領導負責，確定后通知檔案管理人員照章管理。的檔案在局域網上不能查閱，除密級檔案外，其它檔案對學校內教職員工開放。
（3）確定歸檔方式。以各部門為單位，在規定的時間內，按照規范檔案管理標準，將學校相關的檔案材料歸檔上交至學校檔案室。因為檔案管理人員不可能完全了解各部門的工作具體包含哪些內容，只有部門具體負責人才有可能做的更完善。
（4）拓展收集方法。通過采用數據遷移技術，實現了檔案管理系統與學校網絡平臺的鏈接，檔案管理員可以直接從校園網、校園FTP等平臺中調取資料并形成電子檔案。對沒有電子文件的重要的紙質檔案，則掃描成圖片形式存檔。
（5）深層次利用檔案。各部門負責人和工作人員按不同權限，可在網絡上直接查閱檔案，實現了各部門信息共享，滿足了不同層次領導和教師的需求。
三、有效利用，努力提升學校檔案的利用率
學校檔案電子化管理，不但提高了工作效率，克服了原有檔案管理完全依靠手工管理、檢索定位困難、收集歸檔繁瑣、利用不高的弊端，為實現信息增值利用提供了便利。而要提高學校檔案的利用，還需要檔案工作者做好以下幾個方面。
1.強化服務意識
檔案管理員要提高思想認識，熟記檔案管理的規范制度，熟知檔案的歸檔時間和類別，熟悉電子檔案的操作流程，為檔案利用者提供熱情、周到的星級服務，千方百計地滿足利用者的需求，為其找到理想、滿意的檔案。
2.加強宣傳力度
檔案管理員要通過自身的努力，提高人們的檔案意識，引導人們利用檔案，擴大檔案信息的利用范圍。
3.提升自身素質
加強政治學習與理念學習，掌握相關檔案管理知識，充分認識到檔案管理工作的必要性與重要性，樹立正確的事業觀，做到思想到位、職責到位、措施到位。在工作中磨練技藝，提高收集、整理、歸類、檢索檔案的能力，堅持原則，愛崗敬業，認真履行崗位職責。針對工作中出現的新問題，結合工作實際，積極探索，主動思考，盡職盡責做好工作。
隨著電子網絡技術的不斷發展，學校檔案電子化管理必將產生新的問題，尋求新的思路。因此，作為檔案管理者，要不斷加強自身業務學習，與時俱進，在應用中發現問題，在思考中解決問題，將學校檔案電子化管理推向新的高度。
參考文獻：
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摘 要 近年來，我國經濟建設在世界范圍內取得了較好的成績，各行各業獲得了前所未有的發展空間，各項事業的改革日益深化。在科學技術不斷發展的今天，信息化技術得到了廣泛的應用。檔案管理正向電子化管理邁進。相較而言，電子檔案在環境方面具有很高的要求，非常容易被破壞，所以在管理方面要求非常嚴格。本文將簡單分析現階段會計檔案電子化管理的意義，存在的問題，然后提出相應的解決措施。
關鍵詞 信息化 會計檔案 電子化 管理
在計算機信息技術的快速發展背景下，會計工作正從電算化向信息化轉變，對于會計檔案的管理，隨之發生了巨大的變化，財務工作者可以依靠高端的信息化方式，能夠建立無紙化財務信息資源共享，而傳統的手工記賬紙質憑證及相應的檔案已經由數字檔案和電子憑證替代。在信息化條件下，傳統的檔案管理模式不再適應會計信息化需求，因此，必須進行會計檔案的電子化管理。
一、信息化條件下電子會計檔案電子化管理的特征
現階段，會計檔案的電子檔通常都是采用磁帶、磁盤、光盤等方式存儲，還有一些工作人員會利用云存儲相關信息，將電子檔案存放于云端網絡空間，這對環境的要求要遠遠超出紙質檔案，很容易受到破壞?？墒沁@種方式又具有查閱方便、信息量大的特點。
（一）會計檔案電子化管理對環境具有較高要求
紙質會計檔案會占用很大的存儲空間，在對資料的分類和保存方面也很復雜，管理難度很高。而電子檔案在空間方面要求很少，查閱起來也很簡單，可是存儲在磁盤或光盤等介質上的信息，對環境要求非常高，如果環境溫度過高或者超市，就極容易損毀光盤或磁盤當中的信息。
（二）電子檔案易被破壞
會計電子檔案都是在磁介質當中存儲的，信息的集中程度比較高。而且和紙質檔案最大的區別為，會計電子檔案如果被篡改，通常不會留有任何痕跡，不容易發現，造成會計檔案真實性的降低。磁盤通常都會有相應的使用壽命，在信息保存過程相應的數據同樣面臨被破壞的危險，還要考慮設備更新，這些都會影響會計檔案中相應數據的有效性，導致信息失真。另外，還要高度注意防止他人對信息進行惡意篡改，如果出現此種情況，損失將是巨大的。
（三）具有I域寬泛，內容豐富的特點
在傳統的會計檔案當中，常常含有一些原始單據，記賬憑證，報表和賬目等，是反應企業經濟業務的一項重要材料。而會計電子檔案中不僅包含以上諸項，還含有計算機硬盤和磁介質中存儲的一些電子數據，所以在內容方面非常豐富。
（四）具有較強的高速性和共享性
在信息化條件下，會計檔案的電子化管理當中，利用相應的計算機進行信息處理，所以在處理及整合數據方面，速度會呈幾何倍增加，相應的信息還能利用網絡傳遞，有利于共享某些會計信息，提高信息共享性。所以在信息化條件下，會計檔案的電子化管理能夠提高速度，更大程度地發揮檔案的價值。
二、現階段會計檔案在電子管理中存在的問題
（一）缺乏完善的管理制度
目前，很多企業的會計電子檔案都是企業財務軟件管理者進行管理，可是財務工作者畢竟是非科班檔案管理者，因此進行管理會計電子檔案的時候，常常會存在一些管理不善問題。且在實際的電子檔案管理工作中缺乏較好的管理制度，相應管理者的工作職責得不到明確，缺乏規范的管理流程，非常隨意。所以在實際工作中就會存在檔案歸類錯誤或數據對視的問題，也會有無法查找的問題，從而不能有效使用會計電子檔案。
（二）缺乏良好的保存環境
保存會計的電子檔案的時候，很多部門通常都會利用傳統方式來保存和管理，這樣的環境常會存在磁場干擾嚴重或超市問題，還有一些企業的檔案室并沒有進行明確規定不準隨意進入，造成相應的會計檔案被惡意篡改或環境遭到破壞。
（三）不采用統一的財務軟件版本
目前，有很多版本的財務軟件，并未進行統一，各款財務軟件在操作方法及功能方面也都存在差異，這就導致財務工作者學習軟件時的困難。通常而言，財務工作者不會了解全部財務原件，對各款軟件熟悉的程度也都不一樣，所以無法避免出現一些失誤性操作。
（四）不能及時備份
會計檔案所記錄的通常是非常重要的財務數據及信息，一些檔案管理者不能深刻認識會計檔案管理的重要性，不能嚴格要求自己，所以就會存在不能及時備份數據的問題。如果會計檔案損毀或丟失，那么造成的損失就是永久性，相應數據根本不能進行恢復。
（五）缺少計算機維護工作者
進行會計檔案電子化管理的前提是計算機網絡，可是網絡自身也有很多危險問題，比如網絡黑客，網絡病毒等等，從而嚴重威脅檔案信息。因此，進行會計檔案電子化管理就必須配備專業的網絡技術工作者有效維護網絡安全，可是目前幾乎沒有單位或者部門配備了專業的網絡專業人才，一般都是財務工作者通過短期培訓然后負責日常的維護，也有的單位或部門只有在計算機網絡出現問題后才會聘請專業人員進行維護，從而無法保證維護效果，還存在信息泄露的危險，為企業造成經濟損失。
三、信息化條件下會計檔案電子化管理對策
（一）管理制度化
在管理會計電子檔案的時候，必須建立健全相應的制度。會計檔案中的信息和數據都非常重要，所以進行管理的時候就要特別注意，避免一點差池，這點只有有效執行相應制度才能得到保證。具體而言，可以從以下幾個部分著手。第一，制定會計檔案電子管理和傳遞的流程，工作人員整理好相應的信息和數據之后，應根據具體要求對數據進行刻盤和備份，然后根據有關規定保存到會計檔案庫當中，分類存放好。此外，檔案管理者必須對電子檔案進行定期和不定期的維護及檢查，從而保證會計檔案具有較強的完整性。其次，要制定比較嚴格的會計檔案管理的規范，比如查閱相應電子檔案的時候必須通過提前申請和審批，管理電子檔案人員也必須遵循有關規定，不可進行違規操作。
（二）提高會計檔案保存環境的安全性
會計檔案要用現代化設備進行保存。一些企業或部門會將會計檔案進行紙質檔案和電子檔案共同保存，電子檔案用于查詢，比較方便，紙質檔案在保存方面則有很多優勢，可以對電子檔案的有關信息進行校對。保存電子檔案的時候，只少要備份一份，所以要將原盤和磁盤進行分開保存。保存會計電子檔案的環境應注意防潮性，防火性，防磁性，保證庫房溫度在規范標準內，避免陽光直射的位置，此外還要保持良好的通風。磁盤應存放在防磁柜中，避免磁盤感染一些計算機病毒。
（三）選用軟件時保證版本一致
目前，市場上有很多版本的財務軟件，且軟件的更新速度也非?？?，所以財務人員在軟件選擇及使用方面也面臨很多困難。針對這種情況，企業或部門必須積極強化對財務人員計算機軟件業務的培訓力度，選擇新的財務軟件或進行版本更新后，要對相應工作人員進行培訓，不斷提高業務水平，避免由于對軟件不熟悉產生的失誤性操作。
四、結語
對企業而言，會計檔案具有非常重要的意義，在信息化條件下，會計檔案必然走向電子化管理道路。所以相應的企業及部門負責人必須高度重視對會計檔案的電子化管理，制定相應的規范，從而保證會計信息的安全性及高效性。
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關鍵詞：檔案管理；檔案信息化
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2013） 14-0000-01
檔案信息化建設是一項長期全面而又具體的工作，是運用多學科知識和專業配合，多個部門之間相互協調以及多個環節相配套的復雜系統。檔案信息化建設由布局走向整體，通過與電子政務建設的緊密結合，成為國家信息化戰略的重要組成部分。因此，要加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，促進檔案事業持續快速健康發展，從各方面加強檔案事業的信息化建設。
一、檔案信息化建設的現狀
（一）社會的現代化發展管理軟件缺乏統一性。檔案部門使用的計算機型號不統一，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息化的進程。
（二）檔案管理工作標準化規范化仍需改進。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差，檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某一個系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
（三）檔案管理的技術標準，組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔文件資料是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類辦法及有關規定已不能完全適應。
（四）檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，但不能充分發揮作用，更談不上檔案信息電子化了。
二、檔案信息化建設的意義
（一）加強電子檔案管理，有利于節省人力物力。在傳統檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風險。然而，計算機及其網絡的出現，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，有利于節省大量的人力物力。檔案管理工作實現電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。
（二）加強電子檔案管理，有利于提高服務質量。檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務，加強電子檔案管理，資源信息實現電子化，有利于提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質量的服務，要求我們必須拓寬知識面，努力學習新技術，增長技能，提高駕馭現代化技術的能力，使檔案管理工作發揮出應有的社會效益和經濟效益。
（三）加強電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求。隨著社會的進步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統的檔案模式已經無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會發展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯系，隨著社會發展和科學技術的進步，檔案工作的服務對象和檔案利用需求都會發生變化，表現出一定的動態性，加強電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。
三、檔案信息化建設措施
（一）建立檔案利用制度，整合各類檔案資源。要建立檔案利用審批制度，相關人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網絡技術來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質檔案利用互補，整合檔案資源來創新檔案管理模式，實現電子檔案需求利用質的飛躍。
（二）規范檔案利用方式，避免不可挽回損失。電子檔案的利用不能夠無原則，應該根據利用者的情況而定，并且依據電子檔案內容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監控下進行。采用網絡方式提供利用時，有密級的信息內容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。
（三）提高現代化管理手段，管理方式從傳統的管理轉向現代化管理。檔案工作要圍繞部門的工作重點、關注的熱點來組織信息，提供信息。隨著當前信息技術高速發展，已形成了網絡化、數據化的時代。檔案系統如何認識網絡化管理和數據化管理，實現信息共享共建的目的。對此，開展現代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重，選擇的軟件具備規范化通用化，并有很強的包容性。
（4）加強工作人員管理，提高檔案保護意識。電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多重化，導致了利用工作的復雜化。因此，必須加強對檔案管理工作人員的管理，從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護?？傊?，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，使他們養成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。
檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然趨勢，是全面提升檔案工作為社會服務能力的不可缺少的手段。但是檔案信息化是一個艱苦的、長期的過程，對檔案信息化建設應有理性的思考。檔案部門應以檔案信息化為契機，進一步加強基礎工作，改革檔案工作管理體制與運行機制，切實把檔案信息化建設落在實處。
參考文獻：
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引言
對目前的檔案管理工作而言，信息技術的應用，仍然處于使用的初級階段，在我國，對于信息技術廣泛使用的優點已經被人們所認知，但是在檔案管理過程中，信息技術的使用優勢并沒有被詳盡的開發，因此檔案管理工作對于任何企事業單位而言，雖然非常重要，大部分企事業單位卻沒有能夠切實地領會檔案管理工作和現代企業管理之間的互動關系，使得檔案管理工作的重要性被突出，電子化信息化特點卻不明顯。
一、信息技術與檔案管理結合必要性
1.海量信息處理的需要
現代社會生活節奏加快，企事業單位的發展及業務與銷售工作緊密相關，海量的客戶信息、銷售輔助內容、企業內部管理消耗等，都為檔案工作帶來了更大的挑戰。傳統的手工檔案記錄已經不能滿足現代企事業單位的發展需求，信息技術最大的特點就是能夠借助網絡實現信息的交互記錄和儲存，對于檔案管理而言，信息的儲存是檔案工作的第一步必要工作流程。通過信息的應用可以建立起電子化的檔案管理庫，為企事業單位內部信息的讀取、應用和共享提供了便捷的可能。
2.實現數據共享的需求
現代化的信息化管理是能夠為同一個企事業單位內部各個不同部門更好地進行數據共享服務的過程。檔案管理工作中最重要的功用就是將各項資料和信息數據便捷的進行整理儲存，并且快速運用。在現代化信息技?g與檔案工作緊密結合的過程中，其基本工作效率可以大力提升，人員的人力資源利用量也大大減少，使得信息儲存共享和再度使用成為可能，在檔案的管理工作中，信息化的讀取非常便捷，因此檔案的查詢不再是一種瑣碎麻煩的事情，在具體資料的管理工作中，檔案數據的讀取方便，對于檔案的應用更快捷，對于檔案的記錄工作也就變得更加有意義。
3.延長檔案壽命需要
傳統的紙質檔案承載的信息量是非常有限的，而且儲存起來浪費時間，浪費空間，又非常容易受到自然因素和嚴重的人為事故影響，會導致許多寶貴的檔案信息被破壞。檔案在企事業單位的工作流程中起到非常重要的作用，尤其是人事檔案和財務檔案如果被大規模損壞，就可能會對企事業單位造成嚴重的影響和損失。企業使用的信息技術和互聯網技術儲存的檔案信息可以建立起專門的電子化檔案儲存系統，并進行多個備份的儲存，因此珍貴的大數據可以通過高效的保存和備份策略保存和應用，因此有利于進一步的存儲。并且在實際的使用過程中，可以將信息通過其他的技術途徑，如光盤儲存、電子掃描等方式將傳統檔案中的特殊數據保存甚至還原。
二、信息技術檔案管理中的應用策略
在檔案管理應用中，大量地應用信息技術具有明顯的優勢，也為現代化的檔案管理工作的效率提升提供了有力的技術支持，因此為了采用更好的技術發展手段來確保檔案管理工作的高效性，就應該設計能夠滿足現代化檔案電子管理要求的技術體系，使用行之有效的信息技術手段，為企業和單位創造出更加高效和準確的檔案管理保障。
1.檔案管理工作的硬件準備
信息化技術必須依托于完善的硬件和局域網，只有完善局域網和信息儲存手段，才能夠為企事業單位的專業性的信息分類整理、利用和收集的過程，提供必要的硬件基礎。強大的信息支持系統，不僅可以有效地保證電子化檔案的管理過程準確有效，而且能夠全面地提升檔案工作的處理效率，可以多元化的實現企業內部的快速信息反饋和共享機制，為企業的現代化溝通和合作提供使用檔案信息的基礎。
2.對檔案管理人員實施培訓
信息化的檔案管理是一種重要的歸納總結技術，因此傳統的檔案管理人員的技術手段和信息技術水平，已經不能滿足現代的檔案電子化管理需求。尤其是老牌國有企業或大型集團性企業的檔案管理工作，本身是一個需要檔案管理復合型人才進行綜合服務的體系化過程。這就需要檔案管理工作和信息技術體系的快速完善和發展能夠同步進行，因此，企事業單位必須要保證各管理人員在技術水平上，能夠與檔案電子化管理技術保持同步。定期對于當管理人員進行有針對性的培訓，使所有管理人員都能夠滿足黨管理的基礎性需求，并且在不斷的工作過程中提升自身的檔案管理素質。
3.提升信息化檔案管理重視度
檔案管理工作在長期的歷史發展過程中，一直是作為企業并不重要的文秘工作分支存在的，對于信息的多元化管理工作并不被重視，檔案管理部門的薪金待遇和保存流程都不夠完善，也不利于高素質人才的培養和留任。在很多企業內部，關于檔案的規范化管理規定制度并不規范。因此使用信息化技術加強對于檔案的規范化和專業化管理，必須建立健全相對應的檔案管理制度，使得檔案管理流程和傳統的檔案管理模式有所區分，建立快速的信息同步管理制度，從制度上保證檔案管理工作的實效。這就需要企業的各部門、各人員，尤其是財務部門和檔案管理部門，加強對于信息化檔案管理工作的重視。實現企業內部的檔案管理工作快速對接，隨著信息化技術的深入應用，將檔案管理工作的流程標準和任務都進行細化的規定。這就使得其內部的檔案管理工作有所章法、有據可查，能夠實現對于檔案工作的有效監督和內部的規范化管理，有利于檔案管理工作的快速完善，為其提供基本的支持。
雖然當前企業內部的信息處理網絡得到了較大程度的進步，但是其資料和文件的傳輸信息化程度還不夠，這很大程度上限制了企業檔案管理工作質量的提高。企業檔案管理信息化不足的一個重要原因是企業還沒有建立完善的檔案管理信息系統，缺乏強力的系統和技術支撐，即便一些企業建立了信息系統，但沒能根據檔案管理工作的實際情況及時完善，也會降低企業檔案管理的工作效率，制約企業檔案管理的科學化、創新化發展。
二、促進檔案管理科技建設創新的策略
1.轉變觀念，提高企業對檔案管理的重視度
企業管理者及檔案人員要轉變傳統的企業經營管理，將提高檔案管理工作的科技建設和創新發展納入企業的工作重點內，充分意識到檔案管理工作對企業發展的重要意義。企業管理者要加大對檔案管理重要性的宣傳和教育，各級領導要發揮引導作用，要與時俱進，利用現代化的管理手段和科學技術來技術調整和完善企業內部檔案管理工作。要加大對檔案管理工作的資金投入，加大對檔案管理的基礎設施建設，完善管理設備，建立科學化、創新化、信息化、現代化的企業檔案管理體系。同時，檔案管理人員要不斷豐富自身的專業素質，加強與其他工作人員的交流和溝通，吸收別人先進的管理經驗，增強自身的工作責任感。
2.制度保障，建立健全的企業檔案管理制度
健全的企業檔案管理制度是提高企業檔案管理工作質量，促進企業檔案管理科學化和創新化發展的制度保障。企業在構建檔案管理相關制度時，要遵循《檔案管理整理規劃》、《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規，確保企業所制定的檔案管理規章制度符合國家的制度要求，達到國家規定的標準，做到有法可依。同時，企業檔案管理制度的制定需要依據企業自身的生產服務要求，通過與企業各個部門的管理者和檔案管理工作人員召開會議研討，進行全面的討論后，起草初步的檔案管理制度。需要注意的是，制定好的檔案管理制度采用試行的方式，在某部門先試用，發現不足即可進行針對性的更改，以確保企業檔案管理制度的科學化和創新化。
3.電子化發展，重視電子文件管理
網絡化和數字化的普及發展，促進了企業檔案管理工作的發展和創新，檔案管理模式也從傳統的方式向電子化模式轉變，即由傳統的可視記錄識別轉換為機器識別代碼型發展，機器識別代碼型即所謂的電子檔案。與傳統的紙質文件材料相比，電子檔案管理下的電子文件是由擬稿者直接寫在磁盤上，修改形成后，即可貯存到辦公的信息數據中，技術人員和檔案人員即可實現信息的共享，弱化了檔案和文件的界限。同時，在企業的各項管理活動中，電子文件憑借其快捷、精確的特點正逐步取代了紙質文件，電子圖紙也以巨大的優勢被廣泛應用。利用計算機手段和輔助工具設計的電子圖紙，不僅易于存儲和查詢，還更加形象具體。此外，傳統的文書檔案、聲像檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案和人事檔案等分類被取代，逐漸形成了以企業信息集成系統中各個流程和管理模塊的設置和發展。利用電子文件管理，能將分散在各個管理系統中的檔案信息通過利用計算機規定的指令來隨機調整和設置分類方案。因此，新形勢下的檔案管理科技建設創新工作，必須加強電子檔案和電子文件管理，實現企業檔案的數字化、科技化、信息化、創新化發展。
三、結語