時間：2023-05-30 15:13:50
導語：在檔案管理風險的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
【摘要】電子檔案在發(fā)展的同時也面臨風險。本文主要從風險識別、風險評估和風險應對三個方面分析了電子檔案的風險管理。
關(guān)鍵詞 電子檔案管理； 風險管理； 風險評估； 風險應對
電子檔案管理在現(xiàn)在的發(fā)展階段還存在許多問題，如檔案信息泄漏、完整性被破壞、非授權(quán)訪問以及病毒、黑客的攻擊等。所以，對電子檔案進行風險管理研究，具有重要意義。
一、電子檔案管理中的風險
Cooper D．F 和Chapman C．B 對風險給出了較權(quán)威的定義：“風險是由于從事某項特定活動過程中存在的不確定性而產(chǎn)生的經(jīng)濟或財務的損失，自然破壞或損傷的可能性”。電子檔案管理中的風險主要是指電子檔案文件在通過網(wǎng)絡進行傳輸?shù)倪^程中很容易被網(wǎng)絡服務影響，出現(xiàn)偽造、泄密、竊聽以及篡改等問題。此外，電子檔案的信息接收與歸檔過程中還可能面臨計算機病毒與網(wǎng)絡黑客等多方面的威脅，所以電子檔案管理中風險重重，電子檔案的安全難以得到有效保障。
二、風險管理
通過對風險控制等相關(guān)內(nèi)容的學習，筆者認為，電子檔案風險管理的程序設計主要包括風險識別、風險評估和風險應對三個部分。
（一）風險識別。風險識別是進行風險評估的基礎和前提，主要指“尋找”和“分類” 風險因素這兩項內(nèi)容。我們希望通過風險識別對電子檔案風險源、分布、原因、關(guān)聯(lián)、后果有一個理性認知，如果把可能出現(xiàn)的各種風險列出在清單上，就能達到較好的識別效果。電子檔案風險從性質(zhì)上劃分，主要有：1. 電子檔案真實性風險。電子檔案的真實性是指檔案所包含的信息在傳輸、被訪問等處理后保持不變，狀態(tài)與最初形成時的一致。電子檔案的真實性是其行政有效性以及法律證據(jù)性的基礎，是電子檔案反映歷史情況，構(gòu)成社會價值，能夠作為社會記憶長期保存的前提。然而由于電子檔案的信息在形成和使用中很容易不留痕跡地被更改，而且在軟硬件平臺升級時遷移電子檔案也可能導致檔案中的某些信息發(fā)生變化或丟失，因此電子檔案面臨真實性風險。2. 電子檔案完整性風險。電子檔案的完整性風險主要是指應該歸檔保存的電子檔案數(shù)量不全以及單份電子檔案的構(gòu)成要素不全，這就使利用電子檔案出現(xiàn)了障礙，也影響了電子檔案本應該有的價值。3. 電子檔案可讀性風險。電子檔案可讀性風險簡單地說就是指電子檔案不可讀，即文件經(jīng)過存儲、傳輸、壓縮、轉(zhuǎn)存載體轉(zhuǎn)換、遷移等處理后打不開，或者打開之后是亂碼或部分信息顯示不出來等。
（二）風險評估。風險評估是風險應對的前提，主要包括區(qū)分電子檔案管理過程中各種風險的發(fā)生概率、發(fā)生后的危害程度，從而找到合理的控制防范方法。Kaplan 和Garrick 提出了三元組完備集風險理論，即。其中，表示風險，表示第個不利事件，表示發(fā)生的概率，表示的結(jié)果，是一種損失指標；角標是指是一個完備集。集合中的元素只是風險的一個答案，而整個集合才是全部風險。根據(jù)這一理論，電子檔案管理的風險評估可以按照這些步驟進行：首先，構(gòu)建電子檔案風險要素表，即把風險識別出來的風險因素列出表格清單。然后，確定所列出的各種風險發(fā)生的概率值。第三，評價風險程度，定量分析電子檔案管理過程中可能遇到的各種風險，確定對應風險后果值集。最后，進行綜合風險評價，劃分出幾個風險等級。
（三）風險應對。風險應對包括“防范”與“控制”兩方面內(nèi)容，它直接體現(xiàn)風險管理的目標。風險規(guī)避通常有三種方法：通過應用制度來規(guī)避（允許電子檔案管理人員制定某些特定的制度），通過培訓和教育來規(guī)避（使電子檔案管理人員了解管理制度），以及通過應用技術(shù)來規(guī)避（如設置密碼）。風險轉(zhuǎn)移可以通過重新考慮如何提供服務，修改配置模式，外包給其他機構(gòu)、購買保險，或者與提供商簽署服務合同來實現(xiàn)。這使檔案管理部門可以將那些與復雜系統(tǒng)管理相關(guān)的風險轉(zhuǎn)移到處理這些風險比較有經(jīng)驗的另一個機構(gòu)中。風險緩解的措施總體上可以分成兩類：一類是事前措施，即在風險發(fā)生前為降低損失程度所采取的措施，它有時同時也會降低風險發(fā)生的可能性；一類是事后措施，即在風險發(fā)生后為減少損失所采取的措施，主要是指處理緊急情況，從而阻止損失程度加重。
事實上，進行風險轉(zhuǎn)移并不能從根本上規(guī)避電子檔案風險。在電子檔案管理過程中，應該從風險產(chǎn)生的源頭上就避免風險的發(fā)生，或者在風險來臨時，采取相應的措施緩解風險造成的損失，具體可做到如下幾點：1. 以人為本，培養(yǎng)檔案管理人員的風險意識，提升業(yè)務能力，更新管理知識，升華管理思想，使電子檔案管理人員在工作中增強風險意識，減少失誤，提高遵守制度的意識，避免在管理過程中發(fā)生風險。2. 建立一套合理而健全的管理制度。俗話說，“三分技術(shù)，七分管理”，組織內(nèi)電子檔案管理制度的建立，往往比購買設備、提高技術(shù)還能起作用、還重要。國內(nèi)外電子檔案管理的實踐經(jīng)驗表明，大多數(shù)的威脅來自組織內(nèi)部，對內(nèi)部威脅的防范比對外部威脅的防范更困難。而防范內(nèi)部的威脅，建立行政和法律方面的管理制度就很有必要。
參考文獻：
一、檔案管理數(shù)字化是信息時代檔案管理的必然選擇
計算機出現(xiàn)的短短半個世紀就將人類從電子時代帶入到了數(shù)字化的信息時代，同時拉近了人與人之間的距離。檔案管理者將信息技術(shù)充分利用到檔案管理的日常工作中，將檔案從實體檔案的利用轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式的信息檔案。通過利用計算機設備將檔案存儲在基于計算機網(wǎng)絡的數(shù)據(jù)庫之中，人們可以實現(xiàn)檔案的全數(shù)字化、信息化操作，檔案管理工作的流程已經(jīng)從傳統(tǒng)的全手工式操作轉(zhuǎn)變成了“計算機（檔案的交互查詢與顯示終端）――網(wǎng)絡（檔案的傳輸通道）――數(shù)據(jù)庫（檔案的存儲位置）”的更為先進的信息時代模式。尤其是在檔案管理面向全社會開放以后，來自全球的檔案需求者都可以通過互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理機構(gòu)的服務器進行交互、查詢。如果沒有檔案的數(shù)字化與信息化，以全手工的方式應對如此巨大的查詢量是無法想象的。
二、檔案管理數(shù)字化使信息安全面臨風險
檔案管理機構(gòu)在開通了互聯(lián)網(wǎng)接入的同時就已經(jīng)將自己置身于整個復雜網(wǎng)絡之中了，全球化的互聯(lián)網(wǎng)就像是一個巨大的局域網(wǎng)，在這個巨大的局域網(wǎng)中每一個IP地址都可以對另外的任何一個IP地址發(fā)起訪問，這樣的好處是檔案的查詢、分享與異地遠程處理變得十分容易，人們不再需要親自來到檔案管理機構(gòu)就可以在家里、單位，甚至在路上都可以使用包括電腦在內(nèi)的但不僅限于電腦的任何智能化終端設備對檔案信息進行數(shù)字化查詢。檔案管理機構(gòu)為社會大眾帶來便捷的同時，也給自己帶來了一個負面效應。那就是，在一個開放的互聯(lián)網(wǎng)中，既然每一個人都可以自由訪問，那么黑客也可以。只不過這些黑客的訪問手段屬于一種非常化的訪問，他們不滿足于對檔案的查詢與瀏覽，他們還要通過技術(shù)手段獲得對整個檔案的控制權(quán)，這就使得檔案管理構(gòu)機中的所有檔案立刻置身于極大的危險之中。黑客只須一條簡單的命令就可以將檔案管理工作者辛辛苦苦工作一年甚至數(shù)年的工作毀于一旦，或者是被惡意篡改。在黑客們獲取了系統(tǒng)的控制權(quán)之后，他們可以利用掌握的權(quán)限輕而易舉地將整個檔案管理機構(gòu)內(nèi)部的網(wǎng)絡摧毀使之癱瘓。某些秘密檔案還會面臨被公之于眾的風險。
三、檔案管理數(shù)字化中信息安全風險的防范對策
打造既安全又開放的面向互聯(lián)網(wǎng)的檔案信息化工程是可行的，具體的實現(xiàn)就是要將檔案管理工作置于安全、可控的狀態(tài)之下。具體就要從下述幾個方面進行防控：
第一，規(guī)范案信息者、傳遞者與接受者的行為。
信息在整個互聯(lián)網(wǎng)的傳播模式為：者->傳遞者->接受者。我們從整個信息傳播的模式中可以看到只要我們規(guī)范了者、傳遞者與接受者的行為，那么，檔案信息的基本安全就可以得到保障。
首先，規(guī)范檔案信息者的行為。
檔案信息的絕大多數(shù)是由檔案管理機構(gòu)自主發(fā)起，因此，為了規(guī)范者的行為就要在源頭上對檔案管理機構(gòu)內(nèi)部進行檔案工作的規(guī)范化，所有需要的檔案必須符合上級要求、符合密級原則、符合人民的需要、符合時代的主旋律。檔案管理工作亦應扭轉(zhuǎn)過去的類似于保密局的工作，改變那種傳統(tǒng)的重藏輕用的方針政策為開放的理念。對于涉及到具體的單位、個人等的檔案則需要在征得該單位或個人及其家屬同意的情況下才可以，以免損害單位或個人的隱私權(quán)。
其次，規(guī)范檔案信息傳遞者的行為。
檔案信息傳遞者即在檔的具體過程中負責傳遞工作的各級檔案管理工作人員。這些人員的責任心、組織性、紀律性、原則性是保證檔案在此環(huán)節(jié)傳遞的可靠性的關(guān)鍵。因此，任何檔案傳遞機構(gòu)都應從合格的人選中挑選那些誠實、可靠、了解計算機基本操作、對自己的道德要求較高的人員擔任傳遞者。
最后，還要規(guī)范檔案信息接受者的行為。
每一份檔案在的源頭上都必須附加上尊重知識產(chǎn)權(quán)、禁止未經(jīng)授權(quán)的肆意修改與非常傳播等警示語，以起到對于接受者的規(guī)范、教育、知情等方面的宣傳義務，既可使得接受者在得到檔案以后能夠在合法的范圍內(nèi)加以有效利用，又使得接受者了解到非法使用對自身的危害性。這樣就可以使得絕大多數(shù)檔案受眾能夠在法律的規(guī)范下使用檔案中的內(nèi)容。
第二，使用先進的技術(shù)防范手段嚴把信息安全關(guān)。
有了規(guī)范可就以規(guī)范那些知法、守法、懂法的文明用戶，但是，無論是在社會上，還是在互聯(lián)網(wǎng)上總有那么一小撮別有用心者，他們不僅肆無忌憚，而且膽大妄為，因此，任何存在著檔案管理信息化的單位都必須在技術(shù)上進行信息安全的風險防控。對于檔案管理單位內(nèi)部的不對外披露的未解密檔案必須進行加密處理，嚴格防止信息的泄露，具體的加密手段可以視單位內(nèi)部的專業(yè)技術(shù)人員的技術(shù)水平而定，但是，無論采用任何一種加密方法，做為管理者必須銘記的一點就是，加密的密鑰絕不能是是固定的字符，因為任何固定的字符只要隨意一復制、一粘貼，就可以在一秒鐘之內(nèi)由一個人傳給另一個人，乃至無數(shù)人，這樣就失去了加密的意義了，因此，目前幾乎所有的單位內(nèi)部都在使用動態(tài)加密且不可見密鑰法。這種加密的密鑰只能使用特殊的設備在特定的環(huán)境下使用，一般的用戶即使得到了密鑰與文件也無法將文件打開，這樣就極大地確保了檔案信息的最大化安全。此外，還可以使用諸如數(shù)字簽名法、認證技術(shù)法、智能卡加密法、防火墻法等加密方法。加密方法沒有止境，永遠在加密與破解的斗爭中發(fā)展著，對于檔案管理部門而言，最好的加密就是動態(tài)密鑰與動態(tài)特殊環(huán)境加密法。
三、結(jié)語
目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。
一、避免風險的措施
提前預防，在風險還沒有出現(xiàn)的時候就進行遏制是規(guī)避風險最有效的方式，也是最經(jīng)濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：
1.積極引進最新技術(shù)。計算機在工作過程中要同時結(jié)合多種措施，而規(guī)避風險的最好的辦法就是引進新的技術(shù)，新技術(shù)對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術(shù)人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。
3.及時消除風險。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網(wǎng)絡的的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構(gòu)來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
二、緩解風險的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解?目前，許多企業(yè)開始利用風險轉(zhuǎn)移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案;后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強調(diào)的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關(guān)鍵的。
三、分散風險的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風險的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實質(zhì)上是一種風險的分散，即把風險轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉(zhuǎn)移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構(gòu)、或者與提供商簽署服務合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進，創(chuàng)造更加先進的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡供應商互相協(xié)調(diào)，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調(diào)的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。
四、評估風險的措施
當風險來臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上，探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調(diào)一點，如果機構(gòu)中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風險的最大弊端在于，許多經(jīng)營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環(huán)節(jié)的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風險能夠及時發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對于已經(jīng)發(fā)生的風險要積極采取措施，力求使風險造成的損失最小。
簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風險的警覺度，把預防風險看做所有工作的重中之重，積極制定風險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規(guī)避風險和降低損失有重要的意義。
參 考 文 獻
[1]馮惠玲.論電子文件的風險管理[J].檔案學通訊.2005(3)：8～11
[2]王兆新，裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2004(1)：36～37
[3]鄒生.開放網(wǎng)絡環(huán)境下的信息安全問題[J].信息安全與通信保密.2004(4)：28～29
關(guān)鍵詞:企業(yè)用工;勞動合同;風險
當前，全國大多數(shù)供電企業(yè)在勞動用工方面日趨規(guī)范，但隨著《勞動合同法》的實施，給企業(yè)的人力資源管理帶來了一場全新的革命，《勞動合同法》要求企業(yè)從勞動合同的訂立、履行、變更直至解除、終止都采用書面化管理，否則將面臨巨大用工風險。新形勢下，企業(yè)如何在勞動合同管理環(huán)節(jié)重新構(gòu)造一個全新的精細化管理模式，以適用勞動合同法的要求，降低用工風險，這已經(jīng)成為企業(yè)人力資源管理工作中的重中之重。
1、企業(yè)用工風險
1.1 用工機制風險
《勞動合同法》規(guī)定，勞動者在該用人單位連續(xù)工作滿10年的，“連續(xù)訂立二次固定期限勞動合同”等條件的，便可與該用人單位簽訂“無固定期限勞動合同”。這樣，企業(yè)將面臨“無固定期限勞動合同”用工比例的逐年上升，固定期勞動合同的期限從過去的短期化調(diào)整為中長期，勞動合同長期化趨勢不可逆轉(zhuǎn)的局面。由此，用人單位長期習慣于用勞動合同終止來調(diào)整勞動關(guān)系的方式已不適用。穩(wěn)定就業(yè)的確對和諧穩(wěn)定的勞動關(guān)系有益，但會減弱企業(yè)用工機制的活力，使企業(yè)競爭力減弱。
1.2 用工成本風險
這里指的用工成本風險是企業(yè)因勞動合同終止需支付的經(jīng)濟補償金和新增的企業(yè)違規(guī)成本風險。
1)勞動合同終止成本風險
由于新法規(guī)定，企業(yè)終止合同需要支付經(jīng)濟補償金，并且補償金基數(shù)由原來的終止前12個月的平均實得收入(扣除個人稅與費)調(diào)整為終止前12個月的平均收入(含稅與費)，而這個經(jīng)濟補償金總是隱性存在，企業(yè)始終存在風險。
可能會有人認為，既然合同終止會產(chǎn)生經(jīng)濟補償，那么企業(yè)不終止合同不是就可免除補償了。這是一個誤解，企業(yè)不終止合同，經(jīng)濟補償只是暫緩發(fā)生而已。另外，大量的勞務派遣員工通過勞務派遣單位支付的經(jīng)濟補償金也不能忽視，因為勞務派遣人員的勞動合同終止補償金是同樣適用法律規(guī)定的。
2)新增的企業(yè)違規(guī)成本風險
以下五項內(nèi)容，都是新增的企業(yè)違規(guī)的成本風險。
(1)自用工之日起滿一個月未滿一年未簽訂書面勞動合同，用人單位應當向勞動者每月支付2倍工資。
(2)用人單位違反規(guī)定不與勞動者訂立無固定期限勞動合同的，自應當訂立無固定期限勞動合同之日起向勞動者每月支付2倍工資。
(3)用人單位違法解除勞動合同可能向勞動者支付雙倍補償金。
(4)用人單位不按法律規(guī)定支付勞動報酬、加班工資或經(jīng)濟補償金，要按50%以上100%以下加付賠償金。
(5)用人單位有違法行為，導致勞動者解除合同，用人單位要支付經(jīng)濟補償。
1.3 用工管理風險
用工管理風險是指用人單位用工管理不到位或用工管理不嚴造成的風險。
1)用工管理不到位產(chǎn)生風險
(1)不簽勞動合同就用工;(2)本企業(yè)工齡未連續(xù)計算;(3)非全日制用工不簽勞動合同;(4)合同到期不續(xù)簽。
2)用工管理制度不嚴產(chǎn)生風險
(1)規(guī)章制度不健全;(2)內(nèi)容不合法;(3)缺少民主程序;(4)制度未使勞動者知曉;(5)制度缺乏操作性。
2、化解企業(yè)用工風險措施
2.1 化解用工機制風險
用人單位必須牢固樹立人力資源是企業(yè)第一資源的理念，以人為本，處理好靈活的用工機制與控制好無固定期勞動合同增長的關(guān)系。
1)嚴格把好招聘關(guān)
把好招聘關(guān)是勞動合同管理的開始，企業(yè)一定要樹立“招聘合適的人到合適的崗位”的理念，特別是在招聘錄用前書面告知員工錄用條件和做好考核錄用工作，絕對不能只看履歷，或讓應聘者經(jīng)受心理測試等，忽視了招聘管理，放松了用工第一關(guān)，使企業(yè)喪失了試用期內(nèi)單方解除權(quán)。
2)采用形式多樣的靈活用工
在法律允許的范圍內(nèi)，盡可能保持用工機制的靈活性。進行崗位分析，有的崗位可以訂立完成一定工作為期限的勞動合同，有的崗位可以采用非全日制形式、外包形式、勞務派遣形式等形式多樣的靈活用工。
3)根據(jù)崗位性質(zhì)和企業(yè)不同實際需求簽訂勞動合同
在企業(yè)發(fā)展不同階段，勞動合同管理有不同的側(cè)重點。企業(yè)可根據(jù)崗位性質(zhì)和企業(yè)實際需求與員工簽訂勞動合同。再者，企業(yè)的性質(zhì)也有不同，有勞動密集型企業(yè)，高新技術(shù)企業(yè)等，其崗位不同，對人員的需求也是不同的。因此，在市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)不可能都與勞動者簽訂無固定期限勞動合同。建議可對專業(yè)性較強的骨干崗位簽訂3至5年甚至更長期勞動合同，對替代性較強的熟練崗位也要按企業(yè)實際需求簽訂，期限也可3至5年或較長一點，合同期滿后，除少數(shù)人員留用外可終止合同。
4)控制好無固定期勞動合同
企業(yè)為了靈活用工，形成員工“能進能出，能上能下”的競爭機制，必須控制增長的無固定期限勞動合同。根據(jù)上述某上市公司測算，管理、技術(shù)崗位、班組長和技術(shù)工種崗位的可替代性較弱，無固定期合同可適當控制在70%以內(nèi);可替代性較強熟練崗位，無固定期限合同可控制在30%以內(nèi)。企業(yè)總計無固定期合同比例一般控制在50%左右為好，以保持用人機制的相對靈活性。
2.2 化解用工成本風險
1)計提“終止準備金”，消化“終止”成本
勞動合同終止補償是在勞動合同期滿終止時發(fā)生，是潛在的用工成本。因此，企業(yè)可以通過設置勞動合同“終止準備金”來合理消化“終止”成本。企業(yè)可根據(jù)當年的平均工資計提1個月工資作終止準備金。如2008年1月1日之前訂立的勞動合同，企業(yè)終止補償2008年1月1日之后的年限。2008年1月1日之后訂立的勞動合同期滿終止的，企業(yè)終止補償該員工在本企業(yè)全部工作年限。計提“終止準備金”將勞動合同期滿終止時發(fā)生的一次性補償成本合理地分攤至每年用工成本，客觀反映企業(yè)的盈利能力。
2)杜絕違規(guī)成本發(fā)生
企業(yè)應依法規(guī)范用工，建立先訂勞動合同后用工和續(xù)簽合同領(lǐng)導審核制度，防止用工超過1個月未訂立勞動合同和違反規(guī)定不與員工訂立無固定期合同情況發(fā)生;按勞動合同或集體合同約定支付勞動報酬、加班工資;依法為員工繳納社會保險。企業(yè)依法履行義務和行使權(quán)利，杜絕違規(guī)成本發(fā)生。
2.3 化解用工管理風險
1)依法建立和完善勞動規(guī)章制度
企業(yè)應結(jié)合實際，建立合法合理的規(guī)章制度，健全勞動合同管理、考勤管理、招聘、年休假、保險福利、勞動定額、崗位標準與考核、獎懲等規(guī)章制度，不僅保障員工享有勞動權(quán)利、履行勞動義務，同時也保障企業(yè)依法行使管理權(quán)。企業(yè)在建立或修訂涉及職工切身利益的規(guī)章制度時應當依法經(jīng)過民主程序和告知義務，保護好企業(yè)的合法權(quán)益。
2)加強勞動合同管理
企業(yè)必須建立勞動管理臺帳，勞動合同簽訂、變更、終止、解除臺帳;員工培訓記錄臺帳;員工考勤統(tǒng)計臺帳;員工醫(yī)療期管理臺帳;員工年休假臺帳;人事管理臺帳等，提高勞動合同管理水平，杜絕用工管理不到位和用工管理制度不嚴等弊病，化解用工風險。
3)加大勞動用工自查自糾
企業(yè)在用工時依法進行自我約束、自我監(jiān)督，開展自查自糾可以及時糾正錯誤用工行為，減少企業(yè)損失。從用工基本狀況、勞動合同訂立、工作時間和工資支付、社會保險繳費、規(guī)章制度制定和完善等方面檢查，還可聘請專業(yè)單位檢查。自查中發(fā)現(xiàn)的問題要及時整改，以免造成損失。
人事檔案是單位在人力資源、組織人事和社會保障管理活動過程中以及個人形成并經(jīng)組織審查或認可、記述和反映個人經(jīng)歷及德才表現(xiàn)等情況、以個人為單位組卷、按照有關(guān)規(guī)定整理、由組織集中保存以備查考的文字等形式的歷史記錄。它是考察和了解員工的重要依據(jù)，是影響個人就業(yè)工作和參加社會活動的主要憑證和重要資料。因此人事檔案安全風險管理是一個十分重要的事情，綜合現(xiàn)今的社會發(fā)展狀況，提出一套符合要求的人事檔案風險管理體系。
一、現(xiàn)今人事檔案管理之中存在的問題
（一）個人信息資料的質(zhì)量普遍較低
在現(xiàn)在的人事檔案資料收集中，由于工作量巨大，工作內(nèi)容繁瑣枯燥，個別的工作人員在工作過程之中易產(chǎn)生消極心理，很容易造成工作疏漏，例如個人信息資料的收集不全面、缺乏有力的證據(jù)、信息模糊等不利因素。而受到信息資料收集情況的影響，在人事檔案資料的形成過程之中很容易出現(xiàn)偏離實際的情況，影響檔案材料質(zhì)量。這些人事檔案資料在以后的利用之中，其資料缺乏實際價值；有些人事檔案在個人經(jīng)歷、學歷等不重要的內(nèi)容所占的份額太多，不能夠突出重點；或者有些人事檔案資料編輯的內(nèi)容缺乏客觀性，只是敘述個人的內(nèi)容。
（二）人事檔案管理工作不具備完善的管理體系，檔案的損壞率高
所有的人事檔案資料在編寫完以后，都需要進行各層次嚴格的審查。由于企業(yè)在職人員眾多，其人事檔案資料的審查工作亦是十分繁重，資料的審查工作往往需要花費數(shù)個小時，甚至要花費數(shù)天時間去完成；人事檔案資料在完成之后不能夠及?r的做好保存和備份工作，如果出現(xiàn)一些嚴重的突發(fā)事件，很容易完成人事檔案資料的缺失，并且在損壞之后難以恢復；檔案資料多采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄方式，如果是長時間的保存，字跡難以保持清晰程度，而且紙張質(zhì)量要求亦是很高。檔案資料在保存之后，在經(jīng)常性的查閱過程之中很容易完成資料的缺失現(xiàn)象，從而給管理工作造成較大的管理壓力。
二、人事檔案管理風險的預防和處理措施
（一）注重人事檔案管理人員的培養(yǎng)
1.加強領(lǐng)導責任態(tài)度的培養(yǎng)。所有的工作的核心都在于領(lǐng)導層次，如果在管理層次不能夠重視，做到盡職盡責，做好工作的帶頭作用，那么在基層檔案工作人員將很難達到理想的工作效果，最終造成整個工作的不利發(fā)展。因此，人事檔案管理工作做的好不好的根本原因在領(lǐng)導者，必須加強領(lǐng)導層次的責任態(tài)度的培養(yǎng)。
2.注重檔案管理工作人員的工作態(tài)度培養(yǎng)。社會總是在不斷地發(fā)展，人們的信息方案越來越復雜重要，對檔案管理工作者的要求亦是日益提高，逐步地趨向?qū)Ｒ换藴驶n案管理工作人員的培養(yǎng)應該加強工作態(tài)度的培養(yǎng)，加大相關(guān)培訓工作的力度，開拓工作人員的視野，及時的做好企業(yè)工作體系的改革工作。不僅如此，檔案管理工作還包括業(yè)務管理，在工作人員進行檔案管理的同時，還需要進行業(yè)務綜合素質(zhì)的培養(yǎng)和檢測，從而實現(xiàn)工作模式的全方面發(fā)展和延伸。積極地做好時事的關(guān)注力度，了解最新的社會需求，做出最恰當?shù)臋n案管理措施。
3.注重人事檔案的獨特性。由于企業(yè)中人事檔案材料的獨特性，工作人員在檔案的形成過程中很容易出現(xiàn)粗心、不認真完成任務等不良現(xiàn)象，而且所填寫的人事資料亦是存在內(nèi)容不新穎和模仿的狀況，對于這些普遍性的問題，有關(guān)負責人和部門應該多加關(guān)注人事檔案內(nèi)容的特點從而提高個人的工作特長描寫。具體而言，一方面人事檔案資料應該具有客觀性，從客觀的角度評價個人的各方面工作能力，例如領(lǐng)導能力、健康狀況、個人素質(zhì)；另一方面要嚴格按照規(guī)定對人事資料進行分類、編排、整理，使人事材料形成規(guī)范的人事檔案，有利于人事檔案材料的保管和保護，也方便人事檔案的利用。
關(guān)鍵詞：信貸檔案；管理風險；規(guī)范；建議
銀行信貸檔案是信貸管理中的重要內(nèi)容。在強化管理規(guī)范操作、防范風險等方面起著重要的作用。很多人認為信貸檔案只是一些合同、文件、憑證、法律文書等，與防范風險的關(guān)系不大，只是提供一些必要的憑據(jù)支持。其實，信貸檔案在防范風險中的重要作用，是其他管理和材料無法替代的，其作用主要體現(xiàn)在：
1.控制信貸風險源。通過對借款企業(yè)經(jīng)營狀況、管理水平、盈利能力、發(fā)展前景及信用狀況等資料的科學整理歸檔與分析，掌握客戶綜合信貸風險與單筆信貸風險程度，為確定貸與不貸、貸多貸少、期限長短等提供科學決策依據(jù)，堵住信貸風險源頭。
2.有效預警信貸風險。一是科學規(guī)范的借貸資料，可掌握貸款到期、逾期情況，確保及時采取措施，防范信貸風險的發(fā)生二是健全的信貸管理資料，可對企業(yè)經(jīng)營業(yè)務量、資金運營狀況、償債能力、盈利能力等進行分析與預測 ，測評企業(yè)貸款額度警戒線，合理掌握信貸投量，降低信貸風險概率三是翔實的借款企業(yè)經(jīng)營資料，可掌握企業(yè)原材料、產(chǎn)成品占用情況，分析產(chǎn)品的銷售動態(tài)、市場行情和銷售貨款的回籠及應收賬款情況，從而及時發(fā)現(xiàn)信貸資金運行中潛在風險。
3.防范企業(yè)經(jīng)營風險。一是完善采購環(huán)節(jié)管理檔案，加強對企業(yè)采購原材料或商品質(zhì)、價、量 “三控制” ，促進企業(yè)“以銷定購、以效定購”，減少盲目采購引起的經(jīng)營風險二是健全庫存管理檔案，隨時檢查商品庫存數(shù)量、成本情況，保證賬實、賬賬、賬表相符并可掌握庫存商品質(zhì)量情況，促進庫存勤進快銷，減少庫存潛在風險三是健全銷售資料檔案，及時掌握企業(yè)銷售實績與市場態(tài)勢，尋找誠實守信的客戶，促進順價銷售及時掌握銷售貨款的回籠歸行情況，保證及時貸款本息足額收回，特別是對形成的銷售結(jié)算資金，通過及時、詳細記載發(fā)生的時間、金額、付款單位、形成原因等，及時采取催收措施，有效防范銷售環(huán)節(jié)的信貸風險。
4.規(guī)避企業(yè)改制風險。建立健全信貸檔案，可保證基層金融單位積極參與企業(yè)改革，堅持“債隨資產(chǎn)走、資產(chǎn)與負債相統(tǒng)一”的原則，及時有效落實貸款債務可對企業(yè)改革成本來源進行甄別，掌握企業(yè)實施人員分流的具體方案，制止企業(yè)人員帶錢、帶物分流，嚴防懸空、擠占挪用信貸資金也可以翔實的資料做好政府、部門的參謀，解決改革中遺留的政策性與有關(guān)經(jīng)濟問題，落實拖欠的各類補貼與債權(quán)債務，減少企業(yè)改制風險。
5.提供依法管貸依據(jù)。一是利于貸款實行依法管理。健全的信貸政策制度辦法資料，有利于貸款嚴格按照法規(guī)和政策制度辦事健全的借貸資料，有利于貸款嚴格按照地規(guī)和政策制度辦事健全的借貸資料，有利于貸款嚴格按照合同規(guī)定執(zhí)行，依法加強對企業(yè)經(jīng)營全過程的監(jiān)管、二是有利于保證訴訟時效。對到期貸款及時通知，對不良貸款及時催收，并收回回執(zhí)，有利于保證訴訟時效三是依法收貸依據(jù)。通過對信貸資料的分析，并以借貸資料為依據(jù)，實施對不良貸款及時實行依法訴訟對資不抵債、喪失發(fā)展空間、通過普通訴訟程序無法收回的，及時提出破產(chǎn)申請對依法破產(chǎn)的，及時申報債權(quán)，積極參與和監(jiān)督企業(yè)資產(chǎn)的清算、評估 、變現(xiàn)和分配，最大限度地減少信貸資產(chǎn)的損失四是翔實的信貸資料也是呆賬認定及核銷申報的依據(jù)與條件。
可見信貸檔案在信貸風險管理中地位和作用日益凸現(xiàn)基層機構(gòu)必須提高認識 ，采取措施，健全信貸檔案管理制度，促進信貸檔案不斷完善。不完善的檔案無法充分發(fā)揮其管理與防范風險方面的作用。在日常工作中，主要應作好以下幾方面工作。
1.加大信貸資料收集力度，確保信貸檔案齊全完整。一是借貸資料。主要是信貸過程中形成的有關(guān)貸款資料文本。二是信貸管理資料。主要是銀行對企業(yè)信貸監(jiān)管過程中形成的有關(guān)資料。三是企業(yè)經(jīng)營資料。主要是企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照復印件、企業(yè)資產(chǎn)負債表等資料。四是信貸政策制度辦法類資料。五是其他資料。同時要制定系統(tǒng)的、可行的信貸檔案管理辦法，并落實信貸檔案專兼職人員，實行信貸檔案集中統(tǒng)一管理，切實解決以往信貸資料由經(jīng)辦信貸人員分散保管，容易造成資料遺失，確保信貸資料齊全完整。
2.開發(fā)檔案信息資源，為防范風險提供全方位服務。一是改革信貸檔案利用傳統(tǒng)的“坐等查閱”服務方式，建立新型的“快速服務、跟蹤服務、系列服務、全程服務”模式。二是積極做好信貸檔案的編研工作。利用現(xiàn)有借貸資料、信貸管理資料、企業(yè)經(jīng)營資料、政策導向資料等，進行科學整理、歸類與分析，編研系統(tǒng)性的信息網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫，為防范信貸資產(chǎn)風險提供信息依據(jù)。三是開發(fā)挖掘市場信息資源。利用金融機構(gòu)點多、面廣的特點，加強系統(tǒng)內(nèi)外的聯(lián)系，建立市場行情、價格等市場信息網(wǎng)絡，幫助企業(yè)聯(lián)系誠實可信的客戶，擴大購銷業(yè)務，提高經(jīng)營效益，實現(xiàn)銀企雙贏。
3.完善考核制度，確保信貸檔案管理有效開展。要將信貸檔案管理納人業(yè)務考核內(nèi)容，制訂信貸檔案規(guī)范化考核標準與辦法，與信貸人員的獎罰掛鉤，激勵信貸人員做好信貸檔案工作的積極性，促進信貸檔案管理工作扎實有效地開展，提高信貸風險防范與化解水平。
摘 要 隨著醫(yī)療改革的逐步深入，檔案規(guī)范化管理逐步引起了人們的高度重視。對檔案進行科學的分類與設計是進行檔案規(guī)范化管理的前提，是科學降低醫(yī)療風險的重要基礎。在檔案管理工作中，要加強對管理相關(guān)人員的培訓，科學利用和挖掘其潛在的價值，建立完善的檔案規(guī)范化管理體系，不斷引進現(xiàn)代化科學技術(shù)手段對醫(yī)院風險管理檔案進行有效管理。
關(guān)鍵詞 檔案管理 風險管理 規(guī)范化 重要作用
檔案管理工作是醫(yī)院生產(chǎn)經(jīng)營活動的重要組成部分。檔案規(guī)范化管理在降低醫(yī)療風險方面發(fā)揮了重要的作用。雖然，我國在醫(yī)院風險管理檔案的管理上已經(jīng)取得了一定的成就，但是其管理的隨機性還較大，導致醫(yī)院風險管理缺乏系統(tǒng)性，不能持續(xù)對質(zhì)量安全進行有效改進。按照國家相關(guān)規(guī)范規(guī)定對醫(yī)院風險管理檔案進行科學有效的管理，對于改善醫(yī)院管理質(zhì)量，降低管理風險十分必要。近年來，我國逐步開始依照QSHE管理原則，對醫(yī)院風險管理中的檔案資料進行規(guī)范化管理，在醫(yī)院管理中逐步推廣應用，并取得了很好的效果。
一、醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的重要性
在醫(yī)院各種職能活動中，逐步形成了醫(yī)院的檔案，這些檔案是利用文字或者圖表形式對歷史資料的真實記錄，具有一定的保存價值。歷史檔案能夠在某種程度上反映醫(yī)院的發(fā)展歷程和現(xiàn)狀，具有很重要的意義。醫(yī)院的經(jīng)營管理離不開科學完整的檔案資料，在很大程度上體現(xiàn)了檔案信息的參考以及利用價值。檔案資料的保存與利用價值決定了風險檔案規(guī)范化管理的重要作用。醫(yī)院檔案規(guī)范化管理在降低醫(yī)療風險中發(fā)揮著很重要的作用。
二、風險管理檔案質(zhì)量要求
風險管理檔案是醫(yī)院很重要的資產(chǎn)，需要由既懂風險管理又懂檔案管理的綜合型人才進行管理，充分確保檔案的完整性和真實性。需要注意以下幾方面工作：首先，對于醫(yī)療活動中的不良事件，要做到一事一檔，收集整理工程中必須保留原件或者復印件，確保資料的完整性和準確性；其次，撰寫材料時要提前留有裝訂線，避免由于裝訂導致的信息遮擋，充分確保檔案內(nèi)容的完整性，疊整齊存放；再次，所有資料必須用A4紙打印，需要手寫時用碳素筆或者鋼筆；此外，多有風險管理檔案必須要留存電子版和紙質(zhì)版的，妥善保存，保證資料的安全和完整；最后，按照規(guī)定格式對資料進行排版，做好說明，制定目錄，便于以后查閱。
三、檔案規(guī)范化管理在降低醫(yī)療風險中的作用
實施檔案規(guī)范化管理的目的就是最大限度降低醫(yī)療風險，充分確保醫(yī)療活動安全，提高醫(yī)療質(zhì)量。在醫(yī)療風險管理檔案中記錄了風險管理持續(xù)改進的全過程，對于挖掘更有利的管理措施具有很重要的參考價值。
（一）有助于透析醫(yī)療事件的根本原因
當發(fā)生醫(yī)療事故時，應當將事件報告送達相關(guān)管理人員，并進行隨訪，科學管理風險檔案，確保事件的妥善解決。找出導致不良事件產(chǎn)生的根本原因，是制定改進措施的基礎，通過對醫(yī)院風險管理檔案中的不良事件報告表與事故記錄，可以通過分析找出事故發(fā)生的原因。如果完成改進措施需要很長時間，應在改進工程中不斷完善，并予以實施，以期達到很好的效果。
（二）有助于提高醫(yī)院風險管理水平
首先，進行風險檔案規(guī)范化管理有助于提高管理相關(guān)人員的風險管理意識，員工在工作過程中，就能積極主動得去識別風險，并及時尋求降低風險的管理辦法。其次，醫(yī)院風險管理檔案的規(guī)范化管理對建立優(yōu)秀的質(zhì)量安全文化具有非常重要的作用，醫(yī)院質(zhì)量安全文化建設是醫(yī)院得以可持續(xù)發(fā)展的基礎，風險管理檔案規(guī)范化過程就是醫(yī)院風險管理體系確認和系統(tǒng)整理的過程。醫(yī)院內(nèi)部要加強檔案規(guī)范化管理培訓，使管理人員能夠利用現(xiàn)代化技術(shù)科學管理風險，在醫(yī)院內(nèi)營造風險管理文化氛圍。此外，檔案規(guī)范化管理能夠有效避免風險管理的隨機性，各種不良事件的報告及相關(guān)資料必須如實記錄，防止漏寫或錯寫，確保信息的完整性和真實性。檔案規(guī)范化管理能夠有助于規(guī)范管理人員的日常工作行為，將檔案管理工作貫徹落實到每一個部門，做到分工明確，職責清晰，實現(xiàn)風險檔案管理的良性循環(huán)。
（三）檔案規(guī)范管理有助于實現(xiàn)風險的科學化管理
檔案的基本功能就是為科學管理提供參考和依據(jù)。目前，我國大部分醫(yī)院還沒有建立統(tǒng)一、完善的質(zhì)量管理體系，大多是以部門為基礎進行分散管理，管理方式各部相同，管理職責不夠清晰，管理效果各不相同。在進行風險管理過程中，由于沒有統(tǒng)一的考核標準，造成風險管理缺乏系統(tǒng)性和科學性，規(guī)范化的風險管理要求按照規(guī)定程序和方法對資料進行整理和收集，并將檔案內(nèi)容進行科學設計，以規(guī)定的格式由專業(yè)人員進行記錄和表格填寫。風險檔案的科學化管理，要避免檔案記錄與管理過程中出現(xiàn)過多形式的管理辦法，最大限度減少檔案的隨機性，為科學決策提供必要的參考。
結(jié)語：
綜上所述，檔案規(guī)范化管理在降低醫(yī)療風險中發(fā)揮著非常重要的作用。風險檔案的規(guī)范化管理是滿足新時期醫(yī)療改革發(fā)展需求的，是一項開創(chuàng)性的工作，為醫(yī)院風險管理開辟了新的視角。隨著計算機科學技術(shù)和網(wǎng)絡信息技術(shù)的快速發(fā)展，在風險檔案管理中，逐步利用現(xiàn)代化科學技術(shù)建立統(tǒng)一的風險管理體制，對于提高醫(yī)院風險管理質(zhì)量和管理水平，有效降低風險具有非常重要的意義。同時，規(guī)范化管理還有助于規(guī)范管理人員的日常管理行為，促使風險管理活動的有效開展，是我國醫(yī)院風險檔案管理未來發(fā)展的方向。風險檔案的規(guī)范化管理，為我國醫(yī)院的長期穩(wěn)定發(fā)展提供了保障。
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關(guān)鍵詞:房地產(chǎn)檔案管理風險管理
房地產(chǎn)檔案是城市房屋管理部門在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查測繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記載，是城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實記錄。房地產(chǎn)檔案是非常寶貴的資料，這些檔案為解決房產(chǎn)糾紛、加快舊城改造步伐、深化住房制度改革發(fā)揮了重要的作用。它為解決長期以來城鎮(zhèn)房屋產(chǎn)權(quán)不明、產(chǎn)籍不清的問題提供了法律依據(jù)。房地產(chǎn)檔案也在利用過程中彰顯了它的作用和地位。
隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，房地產(chǎn)檔案在社會經(jīng)濟活動中發(fā)揮著越來越重要的作用，推動了房地產(chǎn)檔案管理水平的大幅度提高，同時對房地產(chǎn)檔案的管理也提出了更高的要求。然而，房地產(chǎn)檔案在管理和使用的過程中，也存在許多被人們忽視的風險，缺乏對房地產(chǎn)檔案的風險管理認識和風險管理措施。加強房地產(chǎn)檔案的風險管理，可使許多寶貴的檔案得到及時、合理的開發(fā)、利用和保護，同時滿足廣大檔案用戶對檔案信息資源的利用需求，對于發(fā)揮房地產(chǎn)檔案的作用和服務社會具有重要的意義。研究房地產(chǎn)檔案的風險和對策，增強檔案管理的風險管理意識，對于提高房地產(chǎn)檔案的管理水平具有迫切的現(xiàn)實意義。
1 房地產(chǎn)檔案存在的風險
1.1 突發(fā)風險
房地產(chǎn)檔案是非常寶貴的歷史資料，房地產(chǎn)檔案的抗風險能力比較低。由于受到經(jīng)濟水平的制約和觀念的影響，房地產(chǎn)檔案的抗風險意識低。雖然在檔案管理過程中采取了一些基本的防火、防潮、防蟲、防盜等處理措施，但是一旦遇到山洪、泥石流、地震、戰(zhàn)爭等不可抗力因素時，房地產(chǎn)檔案的抗風險能力差的問題就暴露無疑。去年的汶川大地震其巨大的破壞作用，使很多地方被夷為平地，造成了巨大的財產(chǎn)損失和人員傷亡，很多房地產(chǎn)所屬物化為烏有，有些房地產(chǎn)檔案也毀于一旦，給諸如財產(chǎn)保險的理賠工作帶來了很大的難度。
1.2 房地產(chǎn)檔案信息化風險
科學技術(shù)的進步，給房地產(chǎn)檔案的管理帶來了新的技術(shù)手段，給房地產(chǎn)檔案管理的信息化建設和管理提供了可靠的保證。網(wǎng)絡、計算機和信息系統(tǒng)是檔案管理現(xiàn)代化的基礎，同時也是信息安全風險存在的地方。黑客攻擊、病毒蔓延、信息竊取、技術(shù)落后、制度不健全、管理不規(guī)范、措施不到位、治理不及時是產(chǎn)生不安全因素的根源。網(wǎng)絡的暢通、系統(tǒng)的穩(wěn)定、數(shù)據(jù)的安全，面臨著客觀侵害行為的風險和主觀漏洞的風險。
在信息化的管理過程中，大量數(shù)字信息都儲存在硬件設備中，設備的安全性會給信息安全和完整性帶來威脅。如電腦、硬盤、光盤設備如果保管不當，就有可能發(fā)生損壞及老化等現(xiàn)象，從而導致大量數(shù)據(jù)的損壞，造成損失。存儲設備都有一定的保存年限，需要不斷的拷貝和更新，更新不及時，也可能造成損失。
信息化的操作要求技術(shù)性比較強，一旦操作失誤就有可能帶來損失，比如設備的損壞、錯誤的格式化、刪除操作、錯誤運行程序等都有可能破壞電子數(shù)據(jù)。當電子化的檔案信息通過互聯(lián)網(wǎng)或內(nèi)聯(lián)網(wǎng)進行傳輸?shù)臅r候，就會遇到傳輸風險，如網(wǎng)絡黑客的入侵和攻擊、計算機感染病毒和木馬、遭遇非法竊取檔案信息等，如果沒能很好地防范，就有可能造成嚴重損失。
1.3 投資風險
為了應對突發(fā)的事故，進行異地檔案備份，需要投入大量的人力和物力，投資與回報如何達到平衡，投資控制在什么樣的幅度值得探討。同時，信息化管理不同于傳統(tǒng)的手工操作管理，它是建立在計算機網(wǎng)絡技術(shù)基礎上的現(xiàn)代化管理，進行信息化建設，特別是初期建設需要投入大量資金用于購置計算機、復印機、打印機、掃描儀等硬件設備，購買應用軟件、咨詢技術(shù)專家、培訓員工及日常管理等，都要花費不少資金。為應對突發(fā)的事故和信息化建設，大量資金的投入無疑存在投資風險。
1.4 知識產(chǎn)權(quán)風險
檔案信息化建設的最終目標是實現(xiàn)檔案數(shù)字信息在網(wǎng)絡中達到資源共享，這個共享引發(fā)知識產(chǎn)權(quán)的風險。同時，由于我國關(guān)于網(wǎng)絡信息方面的法律、法規(guī)、標準、制度并不完善，也使得檔案數(shù)字信息在充分發(fā)揮其憑證作用和參考作用的過程中存在很大風險。如在現(xiàn)實中，科技成果都擁有知識產(chǎn)權(quán)，具有專有性，而網(wǎng)絡上應受到知識產(chǎn)權(quán)保護的信息則是公開的、公用的，而產(chǎn)權(quán)人往往要求信息非公開化，這就造成一個矛盾，也給檔案部門在公開信息的時候帶來知識產(chǎn)權(quán)上的風險。
1.5 技術(shù)風險
房地產(chǎn)檔案部門在引進技術(shù)和應用技術(shù)兩個方面都存在風險。一方面，引進的技術(shù)不一定能對房地產(chǎn)檔案管理產(chǎn)生積極效果，或者很難完全轉(zhuǎn)化為實際應用的技術(shù)。另一方面，由于信息技術(shù)比較復雜，在應用技術(shù)的過程中會產(chǎn)生風險，許多房地產(chǎn)檔案工作人員會因為自身技術(shù)水平的限制而操作不當，進而影響房地產(chǎn)檔案信息的安全性、完整性和真實性。
1.6 人才風險
檔案信息化的建設和實施，需要既懂計算機網(wǎng)絡技術(shù)又精通業(yè)務的復合型人才，因為無論是系統(tǒng)軟件的選購、研發(fā)，還是信息化的具體實施、維護，都需要這些人才的支撐。國家信息化測評中心的統(tǒng)計結(jié)果顯示:我國信息化指數(shù)為38.46時，我國信息化人才資源指數(shù)僅為13.43。信息化人才匾乏是導致檔案信息化項目實施失敗的主要原因之一，尤其是專業(yè)性復合型人才的缺乏，致使房地產(chǎn)檔案部門很難真正開展檔案信息化建設。如何挖掘和培養(yǎng)信息技術(shù)人才，留住復合型人才并充分發(fā)揮出他們的潛力，也是房地產(chǎn)檔案信息化實施過程中面臨的重要風險。
2 房地產(chǎn)檔案風險管理對策
2.1 樹立房地產(chǎn)檔案風險意識
當前，房地產(chǎn)檔案的風險問題尚沒有得到足夠的重視。主要表現(xiàn)在檔案部門管理領(lǐng)導和工作人員對房地產(chǎn)檔案的風險認識不足，缺乏應對房地產(chǎn)檔案的風險管理措施。要應對房地產(chǎn)檔案的各類風險，就必須樹立正確的風險意識。信息化管理作為一種全新的管理方式，正處在初步實踐的階段，必然會存在各種風險，為此，我們既要有風險意識，積極宣傳教育，又要有防范意識，采取有效措施，積極應對。房地產(chǎn)檔案管理應對不可抗力風險意識非常差，目前需要大力宣傳。
風險意識的淡薄會在很大程度上導致房地產(chǎn)檔案管理上的盲目，只顧當前效益，缺乏前瞻性，給房地檔案建設帶來隱患。當突發(fā)的風險出現(xiàn)時，由于對房地產(chǎn)檔案管理的風險認識不夠，缺乏應對突發(fā)風險的管理措施，帶來的后果可能是災難性的，損失將無法挽回。汶川地震表明，房地產(chǎn)檔案的破壞，給財產(chǎn)損失的評估和理賠帶來很大的困難，加強房地產(chǎn)檔案的風險管理，提高房地產(chǎn)檔案的抗風險能力已經(jīng)刻不容緩。
2.2 加強檔案風險教育
由于認識的偏見和房地產(chǎn)檔案管理崗位對人才的吸引力不夠，從事檔案管理的人員綜合素質(zhì)相對其他部門而言，存在不小的差距。檔案管理人員普遍對房地產(chǎn)檔案的風險認識不夠。對檔案管理人員進行教育培訓，提高他們對房地產(chǎn)檔案的風險認識，對規(guī)避房地產(chǎn)檔案風險有良好的效果。教育培訓能夠提高檔案建設參建人員和管理人員對檔案風險的認識，確保房地產(chǎn)檔案建設的安全開展和順利進行。
2.3 增強房地產(chǎn)檔案的風險評估
風險評估是應對風險的前提。風險評估就是對房地產(chǎn)檔案在使用和管理過程中可能出現(xiàn)的風險進行預測，給定某一風險的概率。風險評估就是風險量化，通過比較風險的大小，來決定是否需要采取相應的應對措施。具體的風險的評估可以結(jié)合實際情況，聘請相關(guān)的評估專家來進行。
2.4 加強房地產(chǎn)檔案的風險管理
從政府層面來說，必須充分研究房地產(chǎn)檔案存在的風險，做好統(tǒng)籌規(guī)劃，做好房地產(chǎn)檔案的風險防范。國家應該制定相關(guān)的法律和政策，對房地產(chǎn)檔案的資金風險、知識產(chǎn)權(quán)風險和技術(shù)風險進行控制。房地產(chǎn)檔案管理要求的復合型技術(shù)人才，崗位對人才的吸引力不夠，檔案管理的人才風險也就時刻存在。需要從政策和薪酬等方面給予檔案管理優(yōu)惠。
不同地域，不同的單位房地產(chǎn)檔案面臨的風險也不一樣。避免房地產(chǎn)檔案管理的重復投資，保證資金的合理利用，預留風險保證金，制訂建設規(guī)劃，防范資金風險。一定要結(jié)合本單位實際情況，根據(jù)風險評估結(jié)果，采取提前進行規(guī)劃，避免檔案建設重復投資，采用逐步更新、持續(xù)改進的技術(shù)措施，規(guī)避技術(shù)風險，引入信息監(jiān)理方，緩解管理、人才方面的風險等等，靈活運用各類應對策略及時有效降低風險。
2.5 提高房地產(chǎn)檔案的抗風險能力
提高房地產(chǎn)檔案的抗風險能力，需要不斷提高認識。這種抗風險意識需要提高到國家戰(zhàn)略層面上來。比如國家對金融和股市風險的控制采取了很多切實可行的方法，也取得了很好的成效。在房地產(chǎn)檔案的管理上也可以進行借鑒和創(chuàng)新。比如在股市中，客戶交易的資料采取了異地備份的方法以應對不可抗力帶來的風險。房地產(chǎn)檔案如何實現(xiàn)異地備份呢?隨著計算機技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案的電子化給檔案的備份和異地存儲提供了可能。一方面要對庫存檔案電子化，另一方面新入庫檔案資料需要進行電子化工作，辦理完畢的房地產(chǎn)檔案在進行紙質(zhì)檔案歸檔的同時，要進行電子文件歸檔，將該電子文件拷貝至耐久性好的載體上，一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保管。
【關(guān)鍵詞】房產(chǎn)；檔案管理；對策
房產(chǎn)檔案是城市房屋管理部門在房產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查測繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房產(chǎn)權(quán)屬管理工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記載，是城市房產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實記錄。房產(chǎn)檔案是非常寶貴的資料，這些檔案為解決房產(chǎn)糾紛、加快舊城改造步伐、深化住房制度改革發(fā)揮了重要的作用。它為解決長期以來城鎮(zhèn)房屋產(chǎn)權(quán)不明、產(chǎn)籍不清的問題提供了法律依據(jù)。房產(chǎn)檔案也在利用過程中彰顯了它的作用和地位。
隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展， 房產(chǎn)檔案在社會經(jīng)濟活動中發(fā)揮著越來越重要的作用，推動了房產(chǎn)檔案管理水平的大幅度提高，同時對房產(chǎn)檔案的管理也提出了更高的要求。然而，房產(chǎn)檔案在管理和使用的過程中，也存在許多被人們忽視的風險，缺乏對房產(chǎn)檔案的風險管理認識和風險管理措施。加強房產(chǎn)檔案的風險管理，可使許多寶貴的檔案得到及時、合理的開發(fā)、利用和保護，同時滿足廣大檔案用戶對檔案信息資源的利用需求，對于發(fā)揮房產(chǎn)檔案的作用和服務社會具有重要的意義。研究房產(chǎn)檔案的風險和對策，增強檔案管理的風險管理意識，對于提高房產(chǎn)檔案的管理水平具有迫切的現(xiàn)實意義。
1.房產(chǎn)檔案存在的風險
1.1 突發(fā)風險
房產(chǎn)檔案是非常寶貴的歷史資料，房產(chǎn)檔案的抗風險能力比較低。由于受到經(jīng)濟水平的制約和觀念的影響，房產(chǎn)檔案的抗風險意識低。雖然在檔案管理過程中采取了一些基本的防火、防潮、防蟲、防盜等處理措施，但是一旦遇到山洪、泥石流、地震、戰(zhàn)爭等不可抗力因素時，房產(chǎn)檔案的抗風險能力差的問題就暴露無疑。前幾年的汶川大地震其巨大的破壞作用，使很多地方被夷為平地，造成了巨大的財產(chǎn)損失和人員傷亡，很多房產(chǎn)所屬物化為烏有，有些房產(chǎn)檔案也毀于一旦，給諸如財產(chǎn)保險的理賠工作帶來了很大的難度。
1.2 房產(chǎn)檔案信息化風險
科學技術(shù)的進步，給房產(chǎn)檔案的管理帶來了新的技術(shù)手段，給房產(chǎn)檔案管理的信息化建設和管理提供了可靠的保證。網(wǎng)絡、計算機和信息系統(tǒng)是檔案管理現(xiàn)代化的基礎，同時也是信息安全風險存在的地方。黑客攻擊、病毒蔓延、信息竊取、技術(shù)落后、制度不健全、管理不規(guī)范、措施不到位、治理不及時是產(chǎn)生不安全因素的根源。網(wǎng)絡的暢通、系統(tǒng)的穩(wěn)定、數(shù)據(jù)的安全，面臨著客觀侵害行為的風險和主觀漏洞的風險。
在信息化的管理過程中，大量數(shù)字信息都儲存在硬件設備中，設備的安全性會給信息安全和完整性帶來威脅。如電腦、硬盤、光盤設備如果保管不當，就有可能發(fā)生損壞及老化等現(xiàn)象，從而導致大量數(shù)據(jù)的損壞，造成損失。存儲設備都有一定的保存年限，需要不斷的拷貝和更新，更新不及時，也可能造成損失。
信息化的操作要求技術(shù)性比較強，一旦操作失誤就有可能帶來損失，比如設備的損壞、錯誤的格式化、刪除操作、錯誤運行程序等都有可能破壞電子數(shù)據(jù)。當電子化的檔案信息通過互聯(lián)網(wǎng)或內(nèi)聯(lián)網(wǎng)進行傳輸?shù)臅r候，就會遇到傳輸風險，如網(wǎng)絡黑客的入侵和攻擊、計算機感染病毒和木馬、遭遇非法竊取檔案信息等，如果沒能很好地防范，就有可能造成嚴重損失。
1.3投資風險
為了應對突發(fā)的事故，進行異地檔案備份，需要投入大量的人力和物力，投資與回報如何達到平衡，投資控制在什么樣的幅度值得探討。同時，信息化管理不同于傳統(tǒng)的手工操作管理，它是建立在計算機網(wǎng)絡技術(shù)基礎上的現(xiàn)代化管理，進行信息化建設，特別是初期建設需要投入大量資金用于購置計算機、復印機、打印機、掃描儀等硬件設備，購買應用軟件、咨詢技術(shù)專家、培訓員工及日常管理等，都要花費不少資金。為應對突發(fā)的事故和信息化建設，大量資金的投入無疑存在投資風險。
1.4 知識產(chǎn)權(quán)風險
檔案信息化建設的最終目標是實現(xiàn)檔案數(shù)字信息在網(wǎng)絡中達到資源共享，這個共享引發(fā)知識產(chǎn)權(quán)的風險。同時，由于我國關(guān)于網(wǎng)絡信息方面的法律、法規(guī)、標準、制度并不完善，也使得檔案數(shù)字信息在充分發(fā)揮其憑證作用和參考作用的過程中存在很大風險。如在現(xiàn)實中，科技成果都擁有知識產(chǎn)權(quán)，具有專有性，而網(wǎng)絡上應受到知識產(chǎn)權(quán)保護的信息則是公開的、公用的，而產(chǎn)權(quán)人往往要求信息非公開化，這就造成一個矛盾，也給檔案部門在公開信息的時候帶來知識產(chǎn)權(quán)上的風險。
2.房產(chǎn)檔案風險管理對策
2.1 樹立房產(chǎn)檔案風險意識
當前，房產(chǎn)檔案的風險問題尚沒有得到足夠的重視。主要表現(xiàn)在檔案部門管理領(lǐng)導和工作人員對房產(chǎn)檔案的風險認識不足，缺乏應對房產(chǎn)檔案的風險管理措施。要應對房產(chǎn)檔案的各類風險，就必須樹立正確的風險意識。信息化管理作為一種全新的管理方式，正處在初步實踐的階段，必然會存在各種風險，為此，我們既要有風險意識，積極宣傳教育，又要有防范意識，采取有效措施，積極應對。房產(chǎn)檔案管理應對不可抗力風險意識非常差，目前需要大力宣傳。
風險意識的淡薄會在很大程度上導致房產(chǎn)檔案管理上的盲目，只顧當前效益，缺乏前瞻性，給房地檔案建設帶來隱患。當突發(fā)的風險出現(xiàn)時，由于對房產(chǎn)檔案管理的風險認識不夠，缺乏應對突發(fā)風險的管理措施，帶來的后果可能是災難性的，損失將無法挽回。汶川地震表明，房產(chǎn)檔案的破壞，給財產(chǎn)損失的評估和理賠帶來很大的困難，加強房產(chǎn)檔案的風險管理，提高房產(chǎn)檔案的抗風險能力已經(jīng)刻不容緩。
2.2加強檔案風險教育
由于認識的偏見和房產(chǎn)檔案管理崗位對人才的吸引力不夠，從事檔案管理的人員綜合素質(zhì)相對其他部門而言，存在不小的差距。檔案管理人員普遍對房產(chǎn)檔案的風險認識不夠。對檔案管理人員進行教育培訓，提高他們對房產(chǎn)檔案的風險認識，對規(guī)避房產(chǎn)檔案風險有良好的效果。教育培訓能夠提高檔案建設參建人員和管理人員對檔案風險的認識，確保房產(chǎn)檔案建設的安全開展和順利進行。
2.3增強房產(chǎn)檔案的風險評估
風險評估是應對風險的前提。風險評估就是對房產(chǎn)檔案在使用和管理過程中可能出現(xiàn)的風險進行預測，給定某一風險的概率。風險評估就是風險量化，通過比較風險的大小，來決定是否需要采取相應的應對措施。具體的風險的評估可以結(jié)合實際情況， 聘請相關(guān)的評估專家來進行。
2.4 提高房產(chǎn)檔案的抗風險能力
提高房產(chǎn)檔案的抗風險能力，需要不斷提高認識。這種抗風險意識需要提高到國家戰(zhàn)略層面上來。比如國家對金融和股市風險的控制采取了很多切實可行的方法，也取得了很好的成效。在房產(chǎn)檔案的管理上也可以進行借鑒和創(chuàng)新。比如在股市中，客戶交易的資料采取了異地備份的方法以應對不可抗力帶來的風險。房產(chǎn)檔案如何實現(xiàn)異地備份呢？隨著計算機技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案的電子化給檔案的備份和異地存儲提供了可能。一方面要對庫存檔案電子化，另一方面新入庫檔案資料需要進行電子化工作，辦理完畢的房產(chǎn)檔案在進行紙質(zhì)檔案歸檔的同時，要進行電子文件歸檔，將該電子文件拷貝至耐久性好的載體上，一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保管。
3.結(jié)論
房產(chǎn)檔案是歷史的產(chǎn)物，是非常寶貴的資料，在社會經(jīng)濟活動中發(fā)揮著越來越重要的作用，房產(chǎn)檔案在管理和使用的過程中，也存在許多被人們忽視的風險，缺乏對房產(chǎn)檔案的風險管理認識和風險管理措施。如何應對這些風險，需要研究切實可行的對策和采取有效的措施。隨著社會的發(fā)展和進步，房產(chǎn)檔案的風險管理也必須與時俱進。必須用歷史和現(xiàn)實的眼光辨證的看待房產(chǎn)檔案管理中存在的風險，必須用創(chuàng)新的思維研究解決這些風險的對策，采取有效的措施，確保房產(chǎn)檔案的完好無損，提高房產(chǎn)檔案的風險管理水平。
參考文獻：