時間：2023-08-03 16:45:25
導(dǎo)語：在工程檔案管理方法的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）15-0157-01
隨著我國建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑工程企業(yè)的經(jīng)營范圍不斷擴大，各企業(yè)在建筑工程檔案保管方面存在的問題和困境越來越多，因此，檔案管理部門需要對所負(fù)責(zé)的建筑工程檔案進行規(guī)范保管，以便為企業(yè)的建設(shè)提供更有效力的幫助，因此，對工程檔案保管進行探討，成為檔案管理工作中的一個重要話題
1.工程檔案概述
1.1 工程檔案的概念
建設(shè)工程檔案是在工程建設(shè)活動中直接形成的，具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。
工程檔案來源于建設(shè)工程文件，建設(shè)工程文件是在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括：工程準(zhǔn)備階段文件，即在建設(shè)項目準(zhǔn)備階段形成的文件；監(jiān)理文件，即監(jiān)理單位在工程勘察、設(shè)計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件；施工文件，即施工單位在工程施工
過程中的形成的文件；竣工驗收文件，即建設(shè)工程竣工驗收活動中形成的文件；竣工圖，即工程竣工驗收后，真實反映建設(shè)工程施工結(jié)果的圖樣。
工程檔案具有十分重要的保存價值。對工程建設(shè)產(chǎn)生的工程文件所具有的憑證價值、依據(jù)價值、參考價值等進行分析，凡具有保存價值的均應(yīng)整理、歸檔，并且對工程文件的價值進行初步鑒定，確定保存年限，對有保存價值的工程文件整理后安全保管。
1.2 工程檔案的特點
工程檔案是施工項目全過程的書面反映，具有以下幾個方面的特點：
第一，內(nèi)容豐富，涉及面廣。
工程檔案涵蓋了項目施工的方方面面，以建筑工程為例，其工程檔案就包含了眾多了項目信息，如建筑工程規(guī)劃許可證、施工圖審意見表、工程開工報審、技術(shù)交底以及建筑材料申報等方面的信息。由此可見，工程檔案所覆蓋的項目內(nèi)容之多、范圍之廣。
第二，檔案建立健全的周期長。
工程檔案對整個工程項目的各個環(huán)節(jié)加以記錄，記錄的內(nèi)容隨著工程項目的進行而不斷擴充和完善。工程項目是一個龐大的系統(tǒng)工程，要完成整個項目施工需要相當(dāng)長的一段時間，例如，要完成一期樓盤的施工建設(shè)，一個建筑公司得花費幾年的時間，因此，其工程檔案也須經(jīng)歷幾年的發(fā)展和完善才能得以最終建立。
第三，書面、科技檔案相融合。
建筑工程集規(guī)劃、設(shè)計、施工和管理于一體，其檔案管理工作也十分復(fù)雜。傳統(tǒng)的工程檔案多以書面形式呈現(xiàn)在大眾面前，但隨著時代的發(fā)展、科技的不斷進步，將科技與檔案相融合是符合社會發(fā)展要求的必然選擇，也是促進工程檔案現(xiàn)代化與科學(xué)化的重要舉措。目前，我國工程檔案都體現(xiàn)了書面、科技檔案一體化的發(fā)展趨勢，利用信息科技進行檔案管理已成為了不可阻擋的潮流趨勢。
2 工程檔案的作用
工程檔案是工程建設(shè)的辛勤結(jié)晶，是可以看得見、摸得著的建筑實體的真實寫照，也是工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的一項科技信息類技術(shù)成果。工程檔案可以對以后城市規(guī)劃、設(shè)計、管理發(fā)揮作用，對工程的維修、改建、擴建、恢復(fù)等工作提供真實的依據(jù)。隨著工程建設(shè)時間的推移，熟知工程建設(shè)情況的人會逐漸減少。當(dāng)工程意外破壞、拆除等，要恢復(fù)重建時，工程檔案是唯一可靠依據(jù)。工程檔案是為本工程管理、維修、改建、擴建、恢復(fù)等工作提供依據(jù)，是一項最重要的作用。
3 有效管理工程檔案的措施
（1）配備專業(yè)技術(shù)人才
人才需求和配備問題是工程檔案事業(yè)發(fā)展中非常現(xiàn)實，非常重要的一個問題，實踐證明哪里配備相當(dāng)?shù)膶I(yè)工程技術(shù)人員，哪里的工作就開展得有聲有色，做一個合格的工程檔案管理員應(yīng)具備以下幾方面素質(zhì)：一是工程檔案人員的政治素質(zhì)：堅持四項基本原則，堅持實事求是，熱愛檔案工作；二是具有高度的法律意識：要人人知曉工程檔案的法律法規(guī)，使大家都懂得以法治檔，依法辦事，每個參建人員都應(yīng)在法律法規(guī)的規(guī)范下，完成自己承擔(dān)的工作；三是工程檔案人員的專業(yè)知識。工程檔案內(nèi)容廣泛，專業(yè)性強，檔案人員必須熟悉檔案管理各項工作的原則和方法，更要了解規(guī)劃、土建工程及水、電、設(shè)備安裝、圖紙會審、工程質(zhì)量檢驗等知識，另一方面，要對專業(yè)人員進行定期崗位培訓(xùn)，崗位必備的知識包括檔案與城建檔案的基本知識，以及工程檔案的知識；計算機應(yīng)用知識；城建檔案管理的工作程序，通過崗位培訓(xùn)，使檔案管理人員具有制定工作計劃，組織實施檔案業(yè)務(wù)管理的能力，處理業(yè)務(wù)和有關(guān)部門協(xié)調(diào)能力，應(yīng)用自如的操作計算機能力，有效的提高工作效率和經(jīng)濟效益。
（2）嚴(yán)格執(zhí)行工程檔案與工程竣工同步進行，確保工程檔案的完整性
工程檔案是工程質(zhì)量檢驗的重要依據(jù)和憑證，尤其是工程質(zhì)量事故檢測的依據(jù)。在工程竣工驗收時，一定要嚴(yán)格審核工程檔案的內(nèi)容是否齊全真實，是否有缺漏現(xiàn)象，是否按規(guī)范要求進行歸檔。如果發(fā)現(xiàn)問題及時解決，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關(guān)法規(guī)，把好竣工驗收關(guān)，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。從而達到工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。由于工程檔案不準(zhǔn)不全，造成各種事故原因無法查清，使工程管理難以到位，給人們的生產(chǎn)、生活帶來不便和經(jīng)濟損失。因此，工程檔案的完整性，應(yīng)引起人們普遍重視和關(guān)注。
（3）做好工程檔案開發(fā)利用
工程檔案工作的最根本目的是為城市建設(shè)和經(jīng)濟發(fā)展提供服務(wù)，充分發(fā)揮其社會效益和經(jīng)濟效益但是只有等到充分的開發(fā)利用，只有同城市建設(shè)的利用需要結(jié)合起來，才能發(fā)揮其客觀存在的價值。為使檔案客觀存在的價值充分發(fā)揮出來，必須通過利用工作。所以檔案部門必須自學(xué)地大力開發(fā)工程資源，通過提供檔案信息為城市建設(shè)服務(wù)，溝通檔案工作與城市建設(shè)活動之間的聯(lián)系，這樣才能真正有所作為，真正發(fā)揮參謀、助手的作用。
（4）健全工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)
在建設(shè)初期應(yīng)把參與建設(shè)的各單位組織起來，建立工程檔案編報工作網(wǎng)，工程檔案主管部門隨時掌握工程進度和工程檔案編制情況，及時解決遇到的技術(shù)問題和協(xié)調(diào)問題，編報網(wǎng)絡(luò)可組織開展一些有益活動，召開經(jīng)驗交流會等，加強聯(lián)系，取長補短。
（5）加強對工程檔案工作的監(jiān)督檢查
城建檔案管理機構(gòu)要建立健全組織檢查機構(gòu)，配備人員，組織監(jiān)督檢查，按程序辦，對那些不按規(guī)定移交工程檔案的單位和主要負(fù)責(zé)人，應(yīng)隨時提出意見和批評，限期改正，確實起到監(jiān)督檢查的督促作用。
（6）創(chuàng)新檔案管理者的工作思維
要適應(yīng)現(xiàn)代城市的快速發(fā)展，檔案工作人員的也要不斷的提高自己的工作能力，首先要敬業(yè)愛崗，這是發(fā)展思維能力的動力，一個人對事業(yè)的熱愛，對工作的執(zhí)著，必然促使其積極地思考問題，勇于提出改進工作的意見和設(shè)想，隨時根據(jù)工作中出現(xiàn)的問題不斷進行探索和創(chuàng)新。其次，要有知識積累，知識可以使人思維縝密，經(jīng)驗可以使人方法得當(dāng)。第三，要有創(chuàng)新思維能力，善于獨立思考問題，不墨守成規(guī)，這是做好一切工作的前提。
城市建設(shè)不斷發(fā)展，建設(shè)理念不斷推陳出新，先進的設(shè)計思想、施工技術(shù)、管理方法均是工程檔案的重要組成部分。利用內(nèi)容豐富的工程檔案進行總結(jié)經(jīng)驗與技術(shù)交流，能大大提高城市規(guī)劃、設(shè)計、施工和管理水平。
4 結(jié)語
堅持檔案工作與工程建設(shè)同步進行，加強電子文檔管理，做好工程檔案管理工作，保證工程檔案的完整性和準(zhǔn)確性。檔案工作是一項長期持之以恒的工作，加強工程檔案工作是為了規(guī)范管理，同時也是防患于未然。它所涉及的專業(yè)知識信息量大、范圍廣、工作量大，這要求工程技術(shù)人員不僅懂工程建設(shè)技術(shù)，也要了解一些檔案知識，在今后利用檔案過程中，真正地體現(xiàn)工程檔案在工程建設(shè)中的重要性。
參考文獻：
[1] GB/T50328―2001，建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范[S].
[2] 馬燕.城建檔案的作用[J].天津檔案，2006，（5）.
關(guān)鍵詞：地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)；工程檔案；檔案管理
Abstract:Real estate development enterprises in the project file has the general engineering archives in common, but also have their own characteristics, fully understand and master these characteristics and management requirements, to strengthen the real estate development enterprises project archives management and fully play its role, has very important significance. This article through to the real estate development enterprise group Rongqiao group of field investigation, combined with the current Chinese real estate enterprise engineering archives work status, real estate development enterprise engineering characteristics, real estate development enterprise project the role of archives, as well as enterprises engaged in real estate development project archives management in several key link, talks about a bit shallow understanding
Abstract:Key words: real estate development enterprise; project archives; archives management
中圖分類號： G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：2095-2104（2012）
中國房地產(chǎn)業(yè)作為新興的朝陽產(chǎn)業(yè)、支柱產(chǎn)業(yè),在新一輪發(fā)展周期中,呈現(xiàn)出一片繁榮景象。隨著房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)隊伍不斷壯大，作為房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)一項重要的基礎(chǔ)性工作——房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工程檔案的管理工作，亦逐步引起包括企業(yè)自身在內(nèi)的社會各界的廣泛重視。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的工程檔案除具有一般工程檔案共性外，還有其自身的特點，充分認(rèn)識和掌握這些特點及其管理要求，對加強房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工程檔案管理并充分發(fā)揮其作用，具有十分重要的意義。
房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工程檔案的特點及其管理要求
房地產(chǎn)建設(shè)是一種融設(shè)計和制造為一體的生產(chǎn)過程。房地產(chǎn)工程檔案資料有其固有的特點，它所記載的事物，具有非常直接的實踐指導(dǎo)作用，并具有很強的憑證性、考查性、說明性以及工具性。基建工程的復(fù)雜性決定了房地產(chǎn)工程檔案必須具備真實性、完整性、成套性和原始性的特點。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工程檔案除具有一般工程檔案的共性外，還有其自身的特點。
形成周期短，歸檔時間快
房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)因事設(shè)崗，其基建管理人員一般是動態(tài)的，處于經(jīng)常的變動之中，且公司在各方面都需要投入大量精力和費用，因此特別講究效率，要求盡快出效益。企業(yè)開發(fā)的工程進度快，時間跨度一般較短，由此相關(guān)的技術(shù)文件形成周期短，歸檔時間也就相應(yīng)加快。這就要求公司檔案工作人員在工程開工時即要開始進入文件材料的階段性積累和整理工作，避免匆匆忙忙的后補甚至人為的制造。
設(shè)計變更補充多
工程技術(shù)材料既反映工程建設(shè)活動的現(xiàn)實狀況，又反映工程建設(shè)過程中變更修改的歷史狀況。由于市場經(jīng)濟效益和工程建筑使用功能的要求，加上基建工程設(shè)計本身不可避免地會存在某些缺陷、疏漏或差錯，以及物質(zhì)供應(yīng)的變化可能改變設(shè)備材料的使用等不可預(yù)見的意外情況，房地產(chǎn)企業(yè)在工程建設(shè)過程中會經(jīng)常產(chǎn)生設(shè)計更改、補充圖紙和修改文字的現(xiàn)象。有時有的圖紙需要多次地修改、補充，部分圖紙甚至成套作廢，需重新設(shè)計換版。除圖紙一直處于變更補充外，由此產(chǎn)生的技術(shù)聯(lián)系單、設(shè)計更改通知單等數(shù)量也特別龐大。
圖紙的頻繁變更與修改是不可避免的，也是必要和允許的，但又是嚴(yán)格的。對于工程檔案的這個特點，工程檔案工作者要隨時了解圖紙變更的情況，做好變更材料與該工程技術(shù)文件材料的配套管理，避免對外提供已經(jīng)作廢的或已修改過的錯誤圖紙。同時還要嚴(yán)格審批手續(xù)，建立健全修改制度，明確修改責(zé)任，及時、準(zhǔn)確地做好施工現(xiàn)場和庫存藍圖的修改、換版和作廢圖紙的回收、作廢工作，確保底圖與藍圖的一致性、圖紙與施工安裝現(xiàn)場的一致性。
內(nèi)容涉及范圍廣
房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)因其性質(zhì)有別于其它企業(yè)，所以形成的工程檔案涉及范圍和內(nèi)容相對其它工程檔案更為廣泛。如融僑地產(chǎn)公司在工程的立項、開發(fā)與建設(shè)過程中，不僅要與政府各部門、各專業(yè)管理部門，相關(guān)企業(yè)發(fā)生審理與往來關(guān)系，還要與政府的外資管理部門、專業(yè)銀行等部門發(fā)生更為直接的聯(lián)系和往來。另外，房地產(chǎn)開發(fā)公司的工程檔案，特別是外資房地產(chǎn)企業(yè)，文字記錄雖然主要為中文，但不少是外文，尤其是成品半成品的證明書，大多為外文。這就要求我們不僅要做好工程檔案的收集保管工作，還要做好各方面信息的配套保存。為了適應(yīng)這種實際需要，可以把公司的相關(guān)信息如市場調(diào)研報告、可行性報告等進行匯集、編排、貯存、應(yīng)用，并納入工程檔案管理的范疇。
檔案保管年限長
房地產(chǎn)企業(yè)由于涉及多方，其開發(fā)的工程項目一旦產(chǎn)生經(jīng)濟糾紛、追加工程投資、設(shè)備材料購置索賠等情況，處理不妥，會產(chǎn)生極為嚴(yán)重的影響。同時房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)營方式方法等有別于其他企業(yè)，工程檔案中的工程檢驗評定檔案作為工程建設(shè)結(jié)果的總結(jié)，在交付使用后的很長時間內(nèi)都將發(fā)揮重要作用。因此，對房地產(chǎn)企業(yè)的工程檔案及其相關(guān)文件須保管較長的年限，以備查考。
提供利用效率好
1.電力工程建設(shè)檔案管理的特殊性。從表面上來看，電力工程建設(shè)檔案管理與其他工程檔案管理并無不同，但實際上，電力工程檔案管理存在其特殊性。首先，電力工程建設(shè)檔案管理是對電力工程全過程檔案的管理，而電力工程施工建設(shè)卻包括了設(shè)計、施工、檢修等多個方面，有些工程在竣工十幾年后還需要進行線路保養(yǎng)，那么，電力工程建設(shè)檔案就必須是針對單個項目的、跟蹤性的，這給檔案管理提高了難度；其次，電力工程建設(shè)檔案管理的服務(wù)性質(zhì)與其他工程檔案管理不同，電力工程建設(shè)檔案管理服務(wù)的對象不僅包括電力企業(yè)內(nèi)部的員工及工程師，還包括了電網(wǎng)的使用者。
2.探討電力工程建設(shè)檔案管理的意義。從企業(yè)發(fā)展角度來看，電力企業(yè)工程建設(shè)檔案管理不僅關(guān)系著電力企業(yè)技術(shù)革新和施工建設(shè)質(zhì)量，還對企業(yè)處理工程建設(shè)過程中以及電網(wǎng)使用中的糾紛有幫助；從社會基礎(chǔ)設(shè)施發(fā)展角度來看，電力企業(yè)工程建設(shè)檔案管理是保證我國電網(wǎng)建設(shè)和電力行業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，因此，探討電力工程建設(shè)檔案管理具有十分重要的意義。
二、電力工程建設(shè)檔案管理中存在的問題及原因
1.檔案管理工作效率不高、檔案管理工作效率指的是檔案管理工作中所動用的人力物力和檔案管理實際效用的比率。電力工程建設(shè)檔案因為其特殊性，經(jīng)常需要檔案管理工作人員進行異地奔波以及長時間的檔案歸檔工作，但實際上，檔案管理的效用卻沒有被完全地展示出來，因此，檔案管理工作的效率也不高。例如，對電力工程建設(shè)的設(shè)計方面進行建檔，要對參與工程設(shè)計的設(shè)計師進行資料搜集，還需要對工程設(shè)計的科學(xué)原理以及實際應(yīng)用的預(yù)測等資料進行搜集，這些資料的搜集需要檔案管理工作人員耗費很多時間，但目前的檔案管理工作卻缺乏一個成熟的程序以使這個步驟簡化，與此同時，搜集來的資料和檔案的利用率卻很低。
2.檔案管理方法落后。檔案管理方法是指在檔案管理過程中的檔案資料形成方法以及檔案儲存和調(diào)用的方法。目前大多數(shù)電力工程建設(shè)檔案管理還處于傳統(tǒng)管理的狀態(tài)，檔案管理資料多是紙質(zhì)的，這些資料規(guī)整起來十分耗費時間，查找起來也十分麻煩。另外，在工程建設(shè)的施工過程中，有很多能夠為以后工程建設(shè)提供借鑒的工作細(xì)節(jié)，往往因為無法快速形成紙質(zhì)檔案而被忽視，這直接降低了檔案的質(zhì)量。
3.檔案管理人員素質(zhì)有待提高。檔案管理工作效率的高低，有很大一部分是由檔案管理人員的素質(zhì)決定的。檔案管理工作人員熱愛檔案工作，掌握多種檔案管理技術(shù)，將會使檔案管理的效率大大提升；工作人員能夠擺正檔案管理工作的服務(wù)性質(zhì)，檔案的應(yīng)用性也會得以提高。但是，目前的電力工程建設(shè)檔案管理往往由企業(yè)中的老員工負(fù)責(zé)，這些員工的檔案管理思想還停留在對工程建設(shè)的文書管理方面，對檔案管理工作的意義理解不多，因此導(dǎo)致整個檔案管理工作的效果遲遲得不到提高。
三、提高電力工程建設(shè)檔案管理的方法
1.采用科學(xué)規(guī)范的管理制度提高檔案工作效率。檔案管理工作服務(wù)性低的另一個原因與檔案管理工作的規(guī)范性差有關(guān)系，工作規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)對任何一項工作來說都是必不可少的，因此，有必要對檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化水平進行調(diào)整。建立檔案管理工作規(guī)范一方面可以提高工作人員的工作積極性和工作責(zé)任感，另一方面對檔案管理工作的發(fā)展也有著積極的促進作用。而且，標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化應(yīng)該體現(xiàn)在檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)中，在檔案管理過程中尤其應(yīng)該如此，如檔案的保存方式、檔案信息的流轉(zhuǎn)程序等，都要進行統(tǒng)一規(guī)定，避免出現(xiàn)由于不統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)所帶來的工作時間和精力的浪費。
2.采用信息化的檔案管理方式。電力建設(shè)工程檔案管理方式落是導(dǎo)致檔案管理工作效率低的主要原因，采用信息化的檔案管理方式是必要的。信息化的檔案管理方式能夠以較快的速度和較小的空間實現(xiàn)對項目工程檔案的統(tǒng)一的、有結(jié)構(gòu)的管理，能夠使紙質(zhì)檔案資料和電子音像檔案資料結(jié)合。要實現(xiàn)全面的信息化檔案管理，首先需要增加對檔案管理的資金投入，購置檔案管理信息化所需要相應(yīng)的軟、硬件設(shè)施，如最基本的辦公室常用設(shè)備，打印機、掃描儀、電腦等，檔案管理部門必須及時了解工作需要哪些設(shè)備；其次，應(yīng)該制定檔案管理信息化的戰(zhàn)略，并真正實施，設(shè)立專門的監(jiān)督部門對信息化過程進行全程掌控。
3.提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力。如果檔案工作人員的檔案管理工作水平不高，對檔案管理工作認(rèn)識不足，在工作中提不起“管理資料”的興趣、在工作中不夠認(rèn)真、不能及時處理問題，則檔案管理就面臨著巨大的風(fēng)險，因此，提高檔案管理工作人員職業(yè)能力是十分必要的。首先應(yīng)針對年齡偏大的檔案管理工作人員進行計算機類的職業(yè)技能培訓(xùn)，使他們能夠熟練使用計算機進行網(wǎng)上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率；其次，應(yīng)重視優(yōu)秀的人才的引進，以保證先進的檔案管理模式能夠有效推行；最后，應(yīng)根據(jù)檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點，對在崗檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識，維護檔案的安全穩(wěn)定。
四、結(jié)語
1.1無法完整、系統(tǒng)的進行城建檔案收集
城市檔案不僅涉及面較廣，而且具有較多的部門行業(yè)，內(nèi)容較多，這就導(dǎo)致了城建檔案具有多樣性、繁雜性和龐大性的特征。而且在城建檔案歸屬和流向規(guī)定具體落實中，導(dǎo)致城市檔案分散于不同的責(zé)任者中進行管理。這就給城市檔案的收集工作帶來了較大的難度。
1.2傳統(tǒng)的檔案管理模式與城建檔案的發(fā)展不相適應(yīng)
近年來，一些新型檔案的產(chǎn)生，給傳統(tǒng)檔案管理模式帶來了較大的挑戰(zhàn)。隨著一些新技術(shù)和新設(shè)備在檔案材料中的應(yīng)用，城建檔案的載體和記錄方式都發(fā)生了較大的變化，使其與紙質(zhì)檔案存在著較大的差異性，這就需要城市檔案管理部門需要采取切實有效的措施對存在的問題進行解決。
1.3現(xiàn)行管理方法已不適應(yīng)城建檔案的發(fā)展
目前城建檔案無論是數(shù)量、存儲還是查閱量都取得了較快的增加，這就給現(xiàn)行的管理方法帶來了較大的挑戰(zhàn)。雖然城市各部門都加大了對城建檔案歸檔管理的力度，各項檔案法律法規(guī)也得到了有效的落實，檔案的管理力度及歸檔意識也在不斷的加強，但隨著城建歸檔率、移交率和利用率的提高，城市檔案館在接收整理、保管保護和查閱利用等方面都存在著較大的難度，對現(xiàn)行的管理模式造成了極大的沖擊，所以需要加強對現(xiàn)行管理方法進行改變的力度。
1.4管理模式需要與檔案的現(xiàn)狀相匹配
目前我國城建檔案處于紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的狀況，這就需要在管理模式上將傳統(tǒng)與新型管理模式進行充分的融合，使其能夠形成互補，以便于能夠更好的與檔案的現(xiàn)狀進行相互匹配。
2.城建檔案現(xiàn)代化管理的實現(xiàn)途徑
2.1利用多種方法來對不同類別的城建檔案進行控制和管理
檔案接收是檔案管理工作的源頭，新管理模式的實施也必須從源頭作起。應(yīng)根據(jù)不同類別城建檔案形成、管理的不同特點，采用不同的前端控制手段，保證各類城建檔案及時、安全地接收進館。各級城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理部門形成的各類城建檔案的歸檔。視電子政務(wù)開展的不同情況，可分為三個層次，采取不同的前端控制方法，完成其檔案的歸檔。
2.2各類新建（改建、擴建）工程建設(shè)檔案
通過參與工程開發(fā)的手段，對城建管理類檔案提前介入，實現(xiàn)文件、信息前端控制。實施建設(shè)工程檔案登記制度，對新建工程的登記、規(guī)劃、驗收、備案做出明確的規(guī)定，并將其作為行政許可的條件之一納入規(guī)劃管理程序中。以一定的標(biāo)準(zhǔn)，將建筑工程、市政工程、地下管線工程及相關(guān)照片、錄像檔案的信息著錄工作納人建設(shè)單位歸檔整編要求之中。
2.3采用高效率、多元化的檔案信息處理方式，確保檔案服務(wù)的多元化
一方面要優(yōu)化傳統(tǒng)的服務(wù)方式。傳統(tǒng)的提供利用是提供檔案的一份份原件，或是提供專題匯編，而專題匯編又是一份文件的匯集。隨著社會信息化程度的提高，這種服務(wù)的有效性和適應(yīng)性便出現(xiàn)問題，新的服務(wù)方式要開展信息的深加工，提供信息資源的范圍和載體要比以往廣泛的多。要利用城建聲像檔案的優(yōu)勢，用主題片、照片接片等方式解決規(guī)劃、設(shè)計人員必須到現(xiàn)場的問題，從內(nèi)容、形式上實現(xiàn)完全不同于以往的主動服務(wù)。
另一方面要利用好網(wǎng)絡(luò)等新的服務(wù)方式。要根據(jù)城建檔案的特性，通過建立特色檔案數(shù)據(jù)庫、建立各類檔案的關(guān)聯(lián)、實現(xiàn)跨地區(qū)查詢的方式，對特色檔案、利用率高的檔案進行信息管理，以滿足社會各部門多層次對城建檔案信息的綜合需求；提高查詢率、查準(zhǔn)率，為不同的使用者提供了綜合信息；實現(xiàn)高效、快捷的服務(wù)，努力實現(xiàn)不同服務(wù)方式之間的優(yōu)勢互補。
2.4實現(xiàn)城建檔案的現(xiàn)代化管理
一是觀念的轉(zhuǎn)變。在當(dāng)前新形勢下，為了更好的適應(yīng)市場經(jīng)濟社會的發(fā)展，城建檔案管理工作需要加快思想觀念的轉(zhuǎn)變，擔(dān)負(fù)起自身的社會使命，履行好自身的社會職責(zé)，從而加快城建檔案管理和服務(wù)工作的更快更好發(fā)展。
二是工作內(nèi)容、目標(biāo)的轉(zhuǎn)變。目前城建檔案處于紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的情況，為了更好的適應(yīng)現(xiàn)代管理的需求，從單一的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向多元化的數(shù)字化檔案管理體系轉(zhuǎn)變，這就需要建立一套先進的數(shù)字城建檔案管理系統(tǒng)，不斷的提高數(shù)字化檔案的管理能力、處理能力和傳輸能力，加快對原有信息管理系統(tǒng)的升級，提升檔案信息和數(shù)據(jù)存儲的能力，從而加快館藏檔案的信息化及文檔管理一體化的進程。
三是人員需求的變化。檔案管理新模式下大量新技術(shù)、新設(shè)備的應(yīng)用和信息系統(tǒng)開發(fā)，對人員素質(zhì)的需要發(fā)生極大改變。尤其是存儲介質(zhì)的不斷變化，在同等設(shè)備的情況下，其工作效率的高低取決于檔案工作者的操作技術(shù)，每個環(huán)節(jié)的技術(shù)問題都會影響到工作的進度。綜合性人才的需求，特別是計算機人才的需求更加強烈。檔案管理人員必須向一專多能的復(fù)合性、全面性方向努力，適應(yīng)新形勢的需要.
關(guān)鍵詞：高速公路養(yǎng)護工程，工程檔案，檔案管理
Abstract: highway maintenance engineering archives and many kinds of big number and high value, need long-term preservation, the project file is later expressway management, daily maintenance of the important basis. So to do the following: 1. Do maintenance repair engineering special, the file management; 2. Make daily maintain project file management of work; 3. Do maintenance engineering archives management work; 4. Use modern technology to maintenance of file management.
Keywords: highway maintenance engineering, engineering archives, management
中圖分類號：X734文獻標(biāo)識碼：A文章編號：
浙江上(上虞)三(三門)高速公路為G15w常臺高速的一部分，縱貫浙江省中東部,全長142公里,是連接紹興、臺州二市的大動脈。為確保高速公路的高質(zhì)量運行，養(yǎng)護部門每年都要投入多個專項、大修工程對高速公路進行維修保養(yǎng)工作，因而養(yǎng)護專項工程檔案也就顯得尤為重要。加強養(yǎng)護工程檔案的科學(xué)管理，可以更好地為高速公路養(yǎng)護和管理服務(wù)。
以浙江上三高速公路新天管理處為例，每年要會有多個專項、大修工程，養(yǎng)護工程檔案數(shù)量大、種類多、價值高，需要長期保存，這些工程檔案是以后高速公路管理、日常維修的重要依據(jù)。養(yǎng)護檔案管理人員應(yīng)根據(jù)養(yǎng)護工程檔案的特點，直接參與養(yǎng)護工程建設(shè)過程的監(jiān)督和指導(dǎo)工作，確保養(yǎng)護工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)歸檔，做好養(yǎng)護工程檔案的保管工作。本文就高速公路養(yǎng)護工程檔案管理提出方法。
1.做好養(yǎng)護專項、大修工程的檔案管理工作
1.1加強業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)是確保養(yǎng)護工程檔案質(zhì)量的有利措施。
參與養(yǎng)護專項、大修工程建設(shè)管理人員和監(jiān)理單位的人員來自四面八方，對工程檔案的重要性認(rèn)識及其業(yè)務(wù)水平參差不齊，為了加強對施工、監(jiān)理各階段檔案工作的有序管理，保證歸檔資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作，養(yǎng)護部門在工程項目開始階段就必須加強檔案意識的宣傳和檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來嚴(yán)格要求養(yǎng)護工程檔案資料。
1.2制定詳細(xì)的符合實際情況的養(yǎng)護工程檔案管理辦法，明確標(biāo)準(zhǔn)和要求
根據(jù)浙江省交通廳下發(fā)的相關(guān)文件，結(jié)合GB/T50328―2001《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，制定適合本單位工程檔案的可操作性編制辦法。一是細(xì)化養(yǎng)護管理部門、監(jiān)理單位、施工單位的資料整理范圍。二是細(xì)化組卷要求，應(yīng)遵循文件材料的自然形成規(guī)律和項目檔案的成套性、連續(xù)性、系統(tǒng)性的原則，科學(xué)分類。三是明確案卷組成部分、格式和具體要求，便于施工單位、監(jiān)理單位檔案管理人員操作。
1.3對養(yǎng)護專項大修工程進行監(jiān)督和指導(dǎo)。
養(yǎng)護管理部門的檔案管理人員有針對性地對施工單位、監(jiān)理單位進行監(jiān)督，對施工中檔案存在的問題進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。例如：要求工程文件原件歸檔；工程文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，與工程實際相符合；工程文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，不得使用易褪色的書寫材料；工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔；竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范、修改到位，與施工圖設(shè)計、設(shè)計變更、材料變更、施工及質(zhì)檢記錄相符合，做到文、圖、物相符等。從而提高了養(yǎng)護工程檔案報送的質(zhì)量，以及成套性和完整性。
1.4做好養(yǎng)護大修、專項工程資料收集整理工作。
養(yǎng)護管理部門對養(yǎng)護大修、專項工程從計劃立項、審批到工程驗收結(jié)束的有關(guān)資料進行收集、整理。檔案管理人員對專項大修工程的業(yè)主資料按照有關(guān)規(guī)定進行分類、編碼、立卷、裝訂、歸檔。案卷應(yīng)由案卷封面和卷脊、案卷卷皮、借閱守則、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件及備考表組成。
1.5認(rèn)真、細(xì)致做好養(yǎng)護工程檔案驗收和整理工作。
養(yǎng)護部門檔案管理人員在進行專項、大修工程檔案驗收時，應(yīng)重點驗收以下內(nèi)容：工程檔案齊全、系統(tǒng)、完整；工程檔案真實、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動和工程實際狀況；工程檔案已整理立卷，立卷符合有關(guān)規(guī)范的規(guī)定；竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等符合專業(yè)技術(shù)要求，蓋有竣工圖章；要求單位或個人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備；文件材質(zhì)、幅面、書寫等符合要求。保證養(yǎng)護工程檔案達到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。養(yǎng)護檔案管理人員對本年度的專項大修工程按照工程名稱進行系統(tǒng)整理，并編寫科技檔案歸檔目錄，方便日后查閱。
2.做好日常維修保養(yǎng)工程檔案的管理工作
2.1小修保養(yǎng)工程檔案管理。
雖然小修保養(yǎng)工程檔案管理上級沒有明確的規(guī)范要求，但和專項、大修工程檔案管理同等重要。在日常工作中加強對日常巡查、路基、路面、沿線設(shè)施、橋梁、隧道、邊坡等結(jié)構(gòu)物檢查、小修工程管理等資料的收集、整理。歸檔文件材料必須書寫工整，字跡、線條清晰耐久，表格統(tǒng)一規(guī)范，（文字、表格用A4紙）禁止使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水等不能長久保存的書寫工具書寫。
2.2具體管理方法。每年養(yǎng)護檔案管理人員對處理完畢的文件材料，及時收集歸類，集中統(tǒng)一保管，對所形成的科技文件材料，收集齊全，核對準(zhǔn)確，加以系統(tǒng)整理，組成保管單位。案卷應(yīng)由案卷封面和卷脊、案卷卷皮、借閱守則、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件及備考表組成，案卷封面和卷脊打印后粘貼在對應(yīng)位置。對日常巡查、路基、路面、沿線設(shè)施、橋梁隧道檢查、路面檢測等資料每年年底編寫文件頁碼，與借閱守則、卷內(nèi)文件目錄、備考表一起用三孔一線方法裝訂，裝訂完畢再粘貼案卷卷皮。對安全管理、各種管理辦法、養(yǎng)護發(fā)文、上級來文等資料可以不裝訂。編寫本年度檔案案卷目錄，方便查閱。
3.做好養(yǎng)護工程檔案保管的管理工作
養(yǎng)護工程檔案是科技檔案，需要長久保存。養(yǎng)護工程檔案的保管工作，就是在集中統(tǒng)一管理原則指導(dǎo)下科學(xué)地維護養(yǎng)護工程檔案的完整與安全，采取有效的保護技術(shù)和管理方法，最大限度地延長養(yǎng)護工程檔案壽命的工作。只有做好養(yǎng)護工程檔案的保管工作，才能使集中起來的養(yǎng)護工程檔案的完整和安全得到可靠的保證，才能滿足各方面利用的需要，因而要切實做好養(yǎng)護工程檔案的保管工作。
4.利用現(xiàn)代化技術(shù)做好養(yǎng)護工程的檔案管理工作
4.1利用軟件高效管理。
隨著計算機技術(shù)突飛猛進，出現(xiàn)了許多工程檔案管理軟件。這些工程軟件，安裝方便，操作簡單，實用性很強，可以很好的運用到養(yǎng)護工程檔案管理中，使養(yǎng)護工程檔案整理更快捷，更完善。
4.2利用網(wǎng)絡(luò)共享。
通過公司局域網(wǎng)實現(xiàn)養(yǎng)護資料共享，為整個工作展開提供可靠、詳實、系統(tǒng)的養(yǎng)護資料，從而提高各人員、各部門的工作效率，縮短檢索時間，節(jié)約管理資金。
5.結(jié)語
養(yǎng)護檔案管理人員只有具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)及相關(guān)專業(yè)知識，不斷提高檔案技術(shù)水平和管理能力，才能更好的為高速公路建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。
參考文獻
1、高等級公路竣工文件立卷歸檔編制范本.張廣，辛國樹.人民交通出版社：2005年11月
關(guān)鍵詞：基礎(chǔ)設(shè)施 建設(shè)前期 檔案管理
隨著行業(yè)內(nèi)部對于檔案重要性的認(rèn)識，很多單位已經(jīng)采取了相應(yīng)的舉措，積極進行檔案的管理和人員的培養(yǎng)，都將檔案的管理提高到了重要的議事日程。而且國家為了提高檔案的管理質(zhì)量也出臺了一定的法律法規(guī)的條文，也促進了各個單位為提升自己的檔案管理工作進行反思和指導(dǎo)。而對于檔案管理方法上也有很多的有益討論。
一、工程建設(shè)前期檔案管理的重要性認(rèn)識
工程檔案，也是檔案管理的一個有機的組成部分，因此，它符合檔案管理的一些基本的重要條件，具有檔案管理工作的重要要素，比如工程檔案也具有資料的收集整理、保管鑒定、和相關(guān)的統(tǒng)計預(yù)算和提供利用空間的活動。而且對著檔案管理技術(shù)的提升，現(xiàn)代檔案管理工作已經(jīng)越來越趨向一種系統(tǒng)化的工作，組織和管理的工作也明顯的顯示出一些層次化的管理和實施。大體上來說主要包括一下的幾個層次：
首先，檔案的管理要包括實體管理和信息開發(fā)兩個主要的方面。所謂實體的管理，顧名思義就是要包括一些文字性文件和圖稿的整理和收集工作，也要將一些預(yù)算報表定期的進行整體和審核，鑒定相關(guān)的技術(shù)性文件，及時對國家相關(guān)的政策和條文進行學(xué)習(xí)和收集，為及時對工程的進展進行一些有效的調(diào)整進行相關(guān)的準(zhǔn)備活動。
其次，所謂的檔案信息資源開發(fā)又可以繼續(xù)分層，包括檔案的信息加工和信息輸出兩部分。檔案信息的加工，需要有一定專業(yè)知識的檔案管理人員對所有的文件資料進行一個高效、明細(xì)編目工作，最后，為了讓所有的資料有一個綜合的面貌，檔案管理人員還有進行一項重要的工作，就是為所有的文獻資料建立一個參考資料構(gòu)成，方便信息的檢索和收集。
檔案資料的信息輸出就有點類似于圖書館的日常工作內(nèi)容，主要是負(fù)責(zé)給相關(guān)的工程部門和人員提供及時有效的參考資料，方便工程人員進行閱讀、咨詢、外借等多種服務(wù)，便于相關(guān)的部門制定工程計劃和調(diào)成工程進度。
而且，工程檔案的管理人員要注意整個服務(wù)系統(tǒng)的整體化和反饋機制。讓工程檔案的管理工作要隨著具體施工的進行及時的做出調(diào)整和完善，為工程的順利進行打下良好的基礎(chǔ)，及時發(fā)現(xiàn)問題，反映到相關(guān)的部門進行處理，即使進行工程的協(xié)調(diào)和變動，避免不必要的損失。
二、目前階段我們的工程檔案管理中存在的主要問題
首先，我們在工程檔案管理過程中面臨的一個主要的問題就是相關(guān)的建筑部門只注重工程本身的過程和結(jié)果，而對于相關(guān)的檔案工作缺乏重視。，而傳統(tǒng)的工程檔案管理已經(jīng)不再適應(yīng)于現(xiàn)今的工程建設(shè)過程。為了抓緊機遇加快發(fā)展，國家上馬了很多的工程設(shè)施建設(shè)工作，特別是一些基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)占了很大的比重，這些工程的突出特點就是流程長一次工期戰(zhàn)線比較長，涉及的部門非常多，各種文件和資料繁復(fù)多樣，非常復(fù)雜。由于相關(guān)的部門沒有平衡工程和檔案的關(guān)系，因此在檔案建設(shè)方面就與實際的工程進程本身不能協(xié)調(diào)開展。
其次，就是工程企業(yè)中相關(guān)的從業(yè)人員缺乏專業(yè)的檔案管理意識，檔案人員自身就對工程設(shè)施建設(shè)前期的檔案工作重要性認(rèn)識不足，而且針對行業(yè)的特殊性，工程隊伍流動性非常的大，即使是檔案的管理人員也相當(dāng)?shù)牟环€(wěn)定，因此，很多單位就不愿意再耗費資金對于自己的檔案管理人員進行相關(guān)的技術(shù)性培訓(xùn)，這也是使檔案資料脫節(jié)的一個重要的原因。而且人員的流動性還帶來了一個非常嚴(yán)重的副作用，就是很多重要的資料流向不清，當(dāng)相關(guān)的檔案人員離職以后，他負(fù)責(zé)的相關(guān)資料就處于一種失控的狀態(tài)，這也是現(xiàn)在工程部門檔案工作缺乏系統(tǒng)性的一個主要的方面。
再次，以往我們采用的傳統(tǒng)檔案管理方法缺少一定的連貫性和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，因此很多情況就是，在不同的單位，經(jīng)過不同的資料人員處理的檔案沒有一個固定的格式，也給檔案的管理帶來了很大的困難，造成檔案利用效率的底下。
針對以上的這些原因，為了提高工程檔案管理的質(zhì)量和水平，主要要從以下的幾個方面入手。
三、如何做好工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案管理工作
首先，要提高具體單位和個人的檔案管理意識，要從上到下進行檔案管理的重要性提倡。工程的主管領(lǐng)導(dǎo)，要從項目的初始階段就要對于檔案管理人員進行經(jīng)過挑細(xì)選和進行相關(guān)的指導(dǎo)培訓(xùn)，設(shè)置一定的獎懲措施，對于優(yōu)秀的管理人員要進行一定的物質(zhì)獎勵，對于一些出現(xiàn)錯誤的同志也不能姑息，要形成一整套嚴(yán)厲的檔案管理規(guī)定。
其次，要加強工程建設(shè)各個部門之間的合作，特別是加強各部門與檔案部門的練習(xí)。而且一定要保證一個具體工程的實施過程中檔案管理人員的固定化，一方面，固定的人員可以保證檔案工作的連續(xù)性，另一方面也可以確保檔案工作的具體有效的實施，將責(zé)任落實到個人。
再次，在單位的內(nèi)部設(shè)定一個有效的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理和工作人員要嚴(yán)格按照這個標(biāo)準(zhǔn)進行檔案的整理和信息的加工，形成一個嚴(yán)密完整的檔案工作體系，避免因為標(biāo)準(zhǔn)不合理和造成的檔案管理“多樣化”和無序化。歸檔的標(biāo)準(zhǔn)不一，會給檔案部門帶來一定的負(fù)擔(dān)，也會給資料的運用造成苦難。
第四，在檔案的管理工作中要積極的運用現(xiàn)代化的管理和控制手段，將先進的現(xiàn)代化信息技術(shù)引入到資料和檔案的管理當(dāng)中，提高檔案管理的科技含量，讓新的信息技術(shù)提升檔案的質(zhì)量和效率。利用計算機網(wǎng)絡(luò)，將信息技術(shù)滲透進檔案管理工作中，用計算機的實用技術(shù)制定相關(guān)的資料整理和分類的軟件，可以實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和高速化。工程單位要撥出一定資金為自己的的檔案部門建立局域網(wǎng)，充分的利用信息技術(shù)的成果實現(xiàn)檔案的高效管理。
總之，在新的形勢下，檔案的管理工作一定要適應(yīng)現(xiàn)代工程發(fā)展的需要，進行不斷的革新，在工程建設(shè)中發(fā)揮自己的主要作用，實現(xiàn)工程建設(shè)更高的飛躍。
參考文獻：
[1]徐英浩.淺談施工檔案在工程管理中的作用[J].工海煤氣,2004
[2]其木格,其其格.淺談對檔案的認(rèn)識[J].內(nèi)蒙古石油化工,2000
具有現(xiàn)代化管理知識地質(zhì)檔案管理工作者需要掌握現(xiàn)代化管理知識，尤其是那些與地質(zhì)檔案信息有關(guān)的可引用到檔案管理上來的技術(shù)。如：檔案工作者必須熟悉和掌握復(fù)印、掃描、縮微以及電子計算機等現(xiàn)代化技術(shù)知識。要通過現(xiàn)代信息處理技術(shù)對現(xiàn)有的各種檔案進行數(shù)字化處理和存儲，加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)才能適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要，掌握這些技術(shù)的目的主要原因在于不斷改進檔案管理手段，提高工作效率。現(xiàn)代科技發(fā)展迅速，檔案工作人員如果不及時掌握新知識，檔案管理就很難與時代的發(fā)展保持同步。
近年來，地質(zhì)檔案在不斷增加新的管理內(nèi)容，如檔案資料類型日趨多樣、檔案的利用方式和服務(wù)手段日益創(chuàng)新等，以及數(shù)字化技術(shù)、信息化技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)手段的推廣應(yīng)用，使地質(zhì)檔案資料的開發(fā)利用和服務(wù)更趨于高效率和現(xiàn)代化，更需要一批會管理，懂技術(shù)，責(zé)任心強的專業(yè)化程度高的地質(zhì)檔案管理人員。加強專業(yè)知識學(xué)習(xí)，增加工作能力地質(zhì)檔案資料管理涉及多學(xué)科、多專業(yè)的內(nèi)容，地質(zhì)檔案多數(shù)是區(qū)調(diào)項目、礦產(chǎn)資源評價項目、物化探項目、水工環(huán)項目、科研項目等形成的成果報告。由于地質(zhì)檔案資料的特殊性，它對質(zhì)量的要求比其它行業(yè)來得更迫切，它為地質(zhì)找礦和社會經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)提供了重要依據(jù)。
為了更好地管理這些極其重要的地質(zhì)檔案資料，要求管理人員要具有地質(zhì)資料管理基礎(chǔ)知識和地質(zhì)專業(yè)基礎(chǔ)知識。因此加強專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，是地質(zhì)檔案管理人員做好本職工作的首要條件。加強業(yè)務(wù)和各項技能培訓(xùn)，提高綜合管理水平地質(zhì)檔案資料現(xiàn)代化管理需要專業(yè)素質(zhì)較高的，具有綜合性地質(zhì)知識的專業(yè)人員。地質(zhì)系統(tǒng)應(yīng)該經(jīng)常組織培訓(xùn)：一是要以《地質(zhì)資料管理條例》為重點加強法規(guī)的培訓(xùn)，要知法，懂法，守法；二是要進行專業(yè)知識及現(xiàn)代化管理技能的培訓(xùn)。
一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義
事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義主要表現(xiàn)在三個方面：一是實現(xiàn)資源共享。傳統(tǒng)檔案管理方法在收集及保存信息上工作量較大，且紙質(zhì)文件在查閱和利用時也不夠便捷。檔案管理信息化建設(shè)，可將各類信息均納入數(shù)據(jù)庫，并保存在電子磁盤，不論是收集、保存還是利用、借閱，均能大大提升效率，并且通過信息網(wǎng)絡(luò)還能實現(xiàn)檔案資料的及時查閱與共享，只需輸入關(guān)鍵字就能查閱到需要的資料。二是提升管理效率。傳統(tǒng)檔案管理主要以人工錄入為主，不僅效率低，需投入大量人力，也容易出錯。而實現(xiàn)信息化建設(shè)后檔案的檢索與管理不僅快速也更加精密，大大提升了檔案管理效率。三是實現(xiàn)無紙化辦公。傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)化文件為主，填寫和整理起來工作量很大，更新周期也長，加之紙張容易老化和被損壞，一些資料文件就容易遺失。而檔案管理信息化建設(shè)主要以電子文檔形式保存資料，可備份，不易遺失和損壞，節(jié)省成本提高工作效率的同時也實現(xiàn)了無紙化辦公。
二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施
（一）積極樹立檔案管理信息化建設(shè)意識。事業(yè)單位應(yīng)積極樹立檔案管理信息化建設(shè)意識。一方面，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)發(fā)揮帶頭作用，充分認(rèn)識檔案管理信息化建設(shè)的意義，并主動將檔案管理信息化建設(shè)工作納入日常重要工作范疇。另一方面，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極給事業(yè)單位工作人員灌輸信息化意識，提高單位員工的思想覺悟和意識，促使單位員工積極參與檔案管理信息化建設(shè)的工作中來。此外，事業(yè)單位還應(yīng)強調(diào)檔案管理信息化建設(shè)并不單單是檔案管理部門的工作，而是需要單位所有人員共同配合開展的工作。
（二）全面提升檔案管理人員的綜合能力。事業(yè)單位要實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)就必須強化檔案管理人員的綜合能力，培養(yǎng)一支高素質(zhì)、專業(yè)性強的信息化檔案管理隊伍。具體而言，事業(yè)單位應(yīng)定期給檔案管理人員提供專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容以檔案管理信息化知識與技能為主，幫助員工優(yōu)化已有技能和掌握新技能。同時，還應(yīng)對檔案管理人員實施再教育學(xué)習(xí)，培養(yǎng)他們的愛崗敬業(yè)精神及職業(yè)素養(yǎng)，打破他們思想上的束縛，促使他們積極與時俱進，更好地展現(xiàn)自身價值。培訓(xùn)同時還應(yīng)提供實踐機會，培訓(xùn)結(jié)束后應(yīng)實施考核，考核通過者方能繼續(xù)擔(dān)任崗位工作。
（三）注重檔案管理硬件設(shè)施的強化建設(shè)。檔案管理信息化建設(shè)必須有安全、有效的硬件設(shè)施做基礎(chǔ)，事業(yè)單位應(yīng)充分認(rèn)識到這一點，并積極強化硬件設(shè)施的投入與建設(shè)。首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大硬件設(shè)施的投入，如撥發(fā)資金及時更換陳舊設(shè)備、定期維修保養(yǎng)已有硬件設(shè)備等。其次，單位應(yīng)強化計算機的安全管理，如安裝防火墻、定期殺毒、修復(fù)、設(shè)置登錄密碼等。再次，單位應(yīng)采購內(nèi)存較大的硬件，備份好重要資料，以防重要資料遺失后無法找回。此外，單位還應(yīng)強調(diào)每位檔案管理人員必須正確、合理操作計算機，避免錯誤操作造成檔案資料損壞或遺失。
（四）制定健全的檔案管理信息化制度。完善的管理制度是開展檔案管理信息化建設(shè)工作的重要保障，事業(yè)單位應(yīng)緊密結(jié)合實際情況，綜合考慮多方面因素，不斷改進并完善檔案管理信息化建設(shè)制度，確保各項制度切實可行。如崗位責(zé)任制度，明確每位人員的崗位職責(zé)與權(quán)限；責(zé)任追究制度，明確每位人員應(yīng)承擔(dān)的相應(yīng)責(zé)任，避免出現(xiàn)問題后相互推諉；檔案收集、整理及歸檔制度，確保收集檔案的完整性、真實性和清晰性；檔案管理監(jiān)督制度，避免個別人員投機取巧，為檔案管理信息化建設(shè)埋下安全隱患等。
（五）傳統(tǒng)與信息化結(jié)合實現(xiàn)雙管齊下。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是信息網(wǎng)絡(luò)時代的必然發(fā)展趨勢，但當(dāng)前很多事業(yè)單位仍然以傳統(tǒng)檔案管理方法為主，而信息化建設(shè)亦是一項長期工程，加之傳統(tǒng)檔案管理方法也有其優(yōu)勢，故事業(yè)單位應(yīng)將傳統(tǒng)檔案管理方法與信息化建設(shè)相結(jié)合，取其精華與優(yōu)勢，實現(xiàn)雙管齊下。具體而言，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合實際情況，在傳統(tǒng)檔案管理模式中逐漸融入信息化元素，不斷實踐與改進，總結(jié)出一套切合實際、可行性高的檔案管理方法。然后再以此為基礎(chǔ)，強化信息化建設(shè)，提高檔案管理質(zhì)量與效率。
【關(guān)鍵詞】基建項目；檔案質(zhì)量；方法
基建項目檔案是指在各種建筑物、構(gòu)造物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的勘察、設(shè)計、施工、管理和維護等活動中形成的科技檔案。基建項目檔案在基本建設(shè)中具有重要的地位和作用，它是項目建設(shè)過程的真實記錄，是對建設(shè)項目進行稽查、審計、監(jiān)督、管理、驗收以及維護、改造的重要依據(jù)。隨著基本建設(shè)的快速發(fā)展，基建項目檔案管理滯后的矛盾日益突出，如何使基建項目檔案管理跟上基本建設(shè)快速發(fā)展的步伐，已成為當(dāng)前亟需解決的問題。
一、基建項目檔案管理質(zhì)量問題
（一）基建項目檔案內(nèi)容不夠完整
基建項目由于工作量大、涉及單位多、工作環(huán)節(jié)復(fù)雜、建設(shè)周期長等特點，導(dǎo)致基建項目檔案成為建設(shè)項目管理工作中的滯后點與難點。一些項目論證、可行性研究等應(yīng)保存的依據(jù)性文件經(jīng)常漏缺不全。在項目招投標(biāo)過程中，往往由于中標(biāo)單位外委發(fā)包或歸檔不及時等導(dǎo)致資料散失。施工過程中施工單位對于項目附屬設(shè)施所形成的照明線路圖、隱蔽工程設(shè)施圖、照片檔案、施工日志等的收集極易疏忽，對設(shè)備安裝文件資料也不夠重視。
一些項目僅注重階段性文件資料的收集，往往忽略基建項目全過程文件資料的完整歸檔，特別是忽略了項目前期形成的文件材料和建設(shè)后期形成的交工驗收文件材料、工程監(jiān)理、工程決算、科研課題等方面的材料，造成項目檔案的成套性、完整性存在缺陷。有些項目僅注重紙質(zhì)文件材料的收集，而忽略其他門類、載體檔案的收集。
（二）竣工圖質(zhì)量欠缺
竣工圖是記載工程土建、結(jié)構(gòu)以及工藝管線、設(shè)備、電氣、儀表、上下水、暖通、環(huán)保設(shè)施等建筑安裝工程真實情況的技術(shù)文件。國家對基建項目竣工圖的編制有明確的規(guī)定和要求。目前基建項目竣工圖的編制存在的問題主要表現(xiàn)在：①一些項目的竣工圖歸檔不完整，存在漏做的情況；②一些竣工圖的修改不到位，造成竣工圖與實際工程不相符，數(shù)據(jù)誤差時有發(fā)現(xiàn)；③竣工圖中相關(guān)責(zé)任人審核簽署經(jīng)常漏缺不全；④有些竣工圖編制不規(guī)范、標(biāo)識不統(tǒng)一，竣工圖章不符合規(guī)格，無竣工圖紙目錄、設(shè)計與竣工圖數(shù)量對照表等；⑤設(shè)計變更通知單存在空號或者編號重復(fù)現(xiàn)象，由于變更執(zhí)行程序的不規(guī)范，也極易導(dǎo)致竣工圖的誤差和失實，甚至施工圖在加蓋竣工圖章后直接做竣工圖，對設(shè)計變更、材料變更等視而不見；⑥還有一些隱蔽工程在竣工圖中未得到反映。
（三）質(zhì)量保證資料的真實性、嚴(yán)肅性欠佳
由于一些基建項目不重視平時的積累，資料內(nèi)容缺乏真實性，施工過程中有些材料已經(jīng)用過，而材料質(zhì)量證明后到，造成質(zhì)保資料與施工進度不同步；有的資料等到將要驗收時才急于拼湊補救，造成內(nèi)容殘缺不全，無法反映工程質(zhì)量的真實情況。此外一些施工質(zhì)量評定資料有簽字無結(jié)論或者結(jié)論表述不規(guī)范，缺乏嚴(yán)肅性。
二、基建項目檔案質(zhì)量問題的成因
（一）基建項目檔案工作得不到應(yīng)有的重視
隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，各項基本建設(shè)迭起，重建設(shè)工期、重工程質(zhì)量卻往往忽略了檔案工作，加之施工、監(jiān)理等單位對歸檔工作重視程度不夠，極易造成基建項目檔案工作滯后。另外一個重要原因是施工單位認(rèn)為收集歸檔工作不能夠給施工單位帶來效益，反而增加不必要的工作量，使檔案工作在基本建設(shè)中排不上應(yīng)有的位置。
（二）檔案管理缺乏專業(yè)人員
由于基本建設(shè)項目大小不一，施工隊伍不同，基建項目檔案質(zhì)量存在明顯差別，根本原因是基本建設(shè)項目參建單位的檔案專業(yè)力量嚴(yán)重不足，且專（兼）職檔案人員頻繁變動。甚至有些施工單位在基建項目交工后帶走部分交工資料，造成歸檔不完整。
（三）收集歸檔難度大
基本建設(shè)項目檔案來源于各種職能活動，由于項目檔案工作量大、涉及單位多、形成周期長，收集難度很大，加之從文件材料的產(chǎn)生到歸檔要經(jīng)歷相當(dāng)一段時間，經(jīng)過許多環(huán)節(jié)，其中每一環(huán)節(jié)都會影響質(zhì)量，影響其齊全性、完整性、準(zhǔn)確性。
三、基建項目檔案管理的有效途徑和方法
提高基建項目檔案質(zhì)量除了重視檔案工作，加強收集歸檔力度之外，更重要的是要有檔案部門的參與，只有檔案管理部門真正參與到基建項目檔案的管理，才能起到“治標(biāo)又治本”的作用，切實提高基建項目檔案的質(zhì)量。
（一）檔案部門要對基建項目檔案超前控制
提高基建項目檔案質(zhì)量必須要有檔案部門的參與，在基建項目建設(shè)之前檔案部門就要介入，指導(dǎo)項目科技文件材料的形成、積累和歸檔工作。
對于一些竣工的改擴建基建項目，項目檔案歸檔到檔案部門后，如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的工作方法，按照新建項目整編，將會導(dǎo)致檔案歸檔不完整，使檔案整編工作混亂。為了保證基建項目順利進行，又使歸檔科技文件材料齊全完整，檔案部門要對產(chǎn)生科技文件材料的建設(shè)項目進行超前控制，變過去檔案“后置管理”為“前置管理”，即在工程項目建設(shè)前建設(shè)部門要通知檔案部門參與項目管理，并對有關(guān)檔案管理的工作要求制定在施工合同中，完善檔案歸檔制度，落實責(zé)任人。同時對檔案人員也提出了更高的要求，檔案人員要清楚基建工程項目將產(chǎn)生哪些科技文件材料，哪些屬于歸檔范圍，并且要做好新產(chǎn)生的科技文件材料與原有檔案的銜接，確保檔案的有機聯(lián)系。
（二）檔案部門要參與全過程管理
全過程管理就是在科技文件材料形成過程中和在檔案收集、鑒定、整編、歸檔的過程中，檔案部門都要參與管理。由于基建項目在改擴建過程中，檔案利用率增加，要求檔案人員不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，了解工程項目建設(shè)的專業(yè)特征，參與全過程管理。檔案人員在深入了解基建項目的性質(zhì)、內(nèi)容后，在其整編過程中，才能夠使新產(chǎn)生的科技文件材料與原有基建項目檔案之間成為有機聯(lián)系體，使檔案更加真實、準(zhǔn)確、完整地體現(xiàn)基建項目建設(shè)發(fā)展過程，也能為今后查考利用提供翔實的依據(jù)。
（三）做好檔案的跟蹤優(yōu)質(zhì)服務(wù)
檔案資源的價值和意義在于開發(fā)利用，開發(fā)利用工作中要做好跟蹤優(yōu)質(zhì)服務(wù)。即在基建項目建設(shè)前，檔案人員能夠提供相關(guān)的檔案，使基建項目建設(shè)有完整的依據(jù)；基建項目中期，檔案人員能夠督促有關(guān)人員做好科技文件材料的形成，并做好全過程管理；基建項目后期，檔案人員要協(xié)助做好竣工文件材料的編制工作，這樣既可以方便項目工程技術(shù)人員查找原有建設(shè)項目檔案，為工程建設(shè)提供可靠依據(jù)；也可以使基建檔案完整，保持新形成檔案與原有檔案有機系統(tǒng)聯(lián)系。