時(shí)間：2023-05-29 16:02:07
導(dǎo)語(yǔ)：在合同審批及管理流程的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
一 、引言
隨著我國(guó)信息化飛速發(fā)展和工作精準(zhǔn)管理程度的不斷提高，一些大型（尤其是發(fā)電企業(yè)）企業(yè)均已開(kāi)始重視信息化管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工管理的必要性，開(kāi)始進(jìn)行信息化系統(tǒng)建設(shè)的統(tǒng)籌目標(biāo)。國(guó)華公司于2003年開(kāi)始統(tǒng)籌建設(shè)信息化系統(tǒng)平臺(tái)，經(jīng)過(guò)10余年的信息化建設(shè)發(fā)展，已成功建設(shè)了多個(gè)信息化系統(tǒng)，并在不同的業(yè)務(wù)范圍中起到至關(guān)重要的作用，如財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)、供應(yīng)商管理系統(tǒng)、BFS++管理系統(tǒng)和基建管理系統(tǒng)等。隨著國(guó)華公司管理精細(xì)化不斷提高，信息化管理需求不斷提升。按照國(guó)華公司信息化的管理要求和統(tǒng)籌目標(biāo)，以公司業(yè)務(wù)需求內(nèi)容為導(dǎo)向，全面建設(shè)合同管理、費(fèi)用中心、影像中心和銀企互聯(lián)信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公司從業(yè)務(wù)到賬務(wù)的信息化管理目標(biāo)，達(dá)到業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、流程規(guī)范化、信息自動(dòng)化的管理水平。
二、系統(tǒng)概況
財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)（合同管理、費(fèi)用中心、銀企互聯(lián)、影像中心）介紹
如下圖所看到的，合同管理、費(fèi)用中心、影像系統(tǒng)、銀企互聯(lián)是四個(gè)獨(dú)立建設(shè)的信息系統(tǒng)平臺(tái)，都用于不同的業(yè)務(wù)模型。與國(guó)華公司現(xiàn)有的信息系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)無(wú)縫集成，使國(guó)華公司信息化系統(tǒng)形成數(shù)據(jù)鏈，將信息數(shù)據(jù)不斷的流轉(zhuǎn)直到業(yè)務(wù)生命周期完結(jié)。在整個(gè)流轉(zhuǎn)過(guò)程中不論組織、項(xiàng)目、合同、職務(wù)、人員能夠得到相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢(xún)和分析。使日常業(yè)務(wù)發(fā)生的盲區(qū)逐漸縮小，直至消失。
1.合同管理
（1）合同管理需求
合同管理信息系統(tǒng)主要為改變企業(yè)合同紙質(zhì)管理凌亂的現(xiàn)狀和打破部門(mén)間信息數(shù)據(jù)的壁壘，將合同整體進(jìn)行信息化，數(shù)字化和統(tǒng)一化的管理。從預(yù)算、需求計(jì)劃到采購(gòu)過(guò)程管理、合同簽訂、執(zhí)行完成，每一個(gè)環(huán)?中的信息緊密聯(lián)系，預(yù)算信息嚴(yán)格進(jìn)行事前控制，事后分析。并且自動(dòng)生成的網(wǎng)上可視化審批流程，更大程度地減少了合同相關(guān)環(huán)節(jié)的等待。完成業(yè)務(wù)自動(dòng)生成賬務(wù)的管理思路，并自動(dòng)根據(jù)業(yè)務(wù)信息化數(shù)據(jù)完成決策分析報(bào)表。整體加強(qiáng)了合同管理業(yè)務(wù)流程的規(guī)范、分析決策的支持、企業(yè)核心的競(jìng)爭(zhēng)力、合同流程的監(jiān)控力度和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
（2）合同管理詳細(xì)功能介紹
合同費(fèi)用預(yù)算管理。合同費(fèi)用類(lèi)型與財(cái)務(wù)預(yù)算關(guān)聯(lián)，當(dāng)超合同費(fèi)用預(yù)算時(shí)，進(jìn)行預(yù)警，使合同管理工作由淺層被動(dòng)管理向深層寬幅度主動(dòng)管理，實(shí)現(xiàn)合同費(fèi)用預(yù)算控制。
合同項(xiàng)目計(jì)劃管理。項(xiàng)目計(jì)劃的制定依據(jù)計(jì)劃類(lèi)別、總金額、項(xiàng)目類(lèi)型等進(jìn)行制定，形成詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃單。按崗位職責(zé)、人員分權(quán)限設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)流程可定制化。項(xiàng)目計(jì)劃由兩部分構(gòu)成，一部分根據(jù)（SCM）采購(gòu)訂單編號(hào)在合同工作臺(tái)生成合同，另一部分委外、人工直接在合同模塊項(xiàng)目計(jì)劃手工填入形成。
合同臺(tái)賬審批管理。審批流依據(jù)合同費(fèi)用類(lèi)型及金額大小而制定，審批流設(shè)置結(jié)合各電廠(chǎng)授權(quán)手冊(cè)靈活定制。不同階段審批依據(jù)崗位、職責(zé)、人員相關(guān)聯(lián)，分配不同的權(quán)限進(jìn)行管理設(shè)計(jì)。合同管理系統(tǒng)中實(shí)時(shí)顯示最新的審批流轉(zhuǎn)狀態(tài)，審批階段控制分“同意”“退回”“修改”三種，且保存顯示審批歷史記錄，包括修改痕跡。審批簽字可采用“手寫(xiě)簽字”或“電子簽字”。
合同付款管理。合同付款包括預(yù)付款、進(jìn)度款、結(jié)算款、質(zhì)保金等，合同結(jié)算由合同的經(jīng)辦人帶合同、發(fā)票及驗(yàn)收單到財(cái)務(wù)進(jìn)行結(jié)算。基建工程一般分多次結(jié)算，人工、委外一般在驗(yàn)收后一次性結(jié)算。合同付款各階段都顯示是否已付款標(biāo)識(shí)，且付款審批通過(guò)后（驗(yàn)證資金計(jì)劃），根據(jù)發(fā)票上已關(guān)聯(lián)的供應(yīng)商、金額及發(fā)票時(shí)間進(jìn)行付款，并在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中創(chuàng)建分錄、打印憑證。
2.費(fèi)用中心
（1）費(fèi)用中心需求
費(fèi)用中心信息系統(tǒng)可以幫助企業(yè)對(duì)員工費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)體系的數(shù)字化、信息化和統(tǒng)一化的管理，實(shí)現(xiàn)了員工單據(jù)填寫(xiě)的合理性、高效性和規(guī)范性。做到了預(yù)算的事前申請(qǐng)、事中控制和事后分析。與合同管理模塊結(jié)合完成企業(yè)經(jīng)營(yíng)事項(xiàng)業(yè)務(wù)的全面管控。并且自動(dòng)財(cái)務(wù)憑證生成和自動(dòng)生成的網(wǎng)上可視化審批流程，更大程度地減少了報(bào)銷(xiāo)單據(jù)的等待。費(fèi)用中心信息系統(tǒng)整體加強(qiáng)了企業(yè)業(yè)務(wù)流程的規(guī)范、預(yù)算費(fèi)用的監(jiān)控力度和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
（2）費(fèi)用中心詳細(xì)功能介紹
個(gè)人業(yè)務(wù)處理。提供在線(xiàn)填單功能，即個(gè)人根據(jù)業(yè)務(wù)需要選擇相應(yīng)的業(yè)務(wù)單據(jù)類(lèi)型進(jìn)行填寫(xiě)；業(yè)務(wù)單據(jù)包括借款單、、還款單、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單、差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單等；在提交單據(jù)未經(jīng)審批之前，個(gè)人可以撤消；提交單據(jù)后，系統(tǒng)自動(dòng)生成唯一的單據(jù)號(hào)碼。
提供個(gè)人業(yè)務(wù)查詢(xún)功能，支持：查詢(xún)個(gè)人所有申請(qǐng)的單據(jù)，支持多維、組合、各種條件查詢(xún)；查詢(xún)個(gè)人審批過(guò)的所有單據(jù)，支持組合查詢(xún)；查詢(xún)個(gè)人單據(jù)的審批狀態(tài)；單擊查詢(xún)出的記錄可查看具體單據(jù)的情況。
領(lǐng)導(dǎo)審批處理。提供領(lǐng)導(dǎo)審批功能，即領(lǐng)導(dǎo)登錄系統(tǒng)默認(rèn)界面為待審批業(yè)務(wù)清單界面，可點(diǎn)擊查詢(xún)每條單據(jù)具體情況；領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)情況審批是否同意單據(jù)；如同意，根據(jù)流程設(shè)定，單據(jù)將轉(zhuǎn)至上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或轉(zhuǎn)至?xí)灢块T(mén)審批，或到財(cái)務(wù)審批；如不同意，可附說(shuō)明單據(jù)將返回提交人；領(lǐng)導(dǎo)可以對(duì)多條單據(jù)進(jìn)行批處理審批。
財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理。提供生成記賬憑證功能。單據(jù)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)人員定期可以通過(guò)本系統(tǒng)直接生成記賬憑證。生成的記賬憑證滿(mǎn)足賬務(wù)核算系統(tǒng)的要求；本系統(tǒng)處理的常規(guī)單據(jù)能無(wú)縫生成憑證，生成憑證后不再需要修改；生成憑證中應(yīng)包括科目、摘要、金額、個(gè)人往來(lái)、項(xiàng)目等基本信息；財(cái)務(wù)人員可以單張或批量生成憑證。
3.銀企互聯(lián)
（1）銀企互聯(lián)需求
銀企互聯(lián)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)與國(guó)內(nèi)商業(yè)網(wǎng)上銀行系統(tǒng)的無(wú)縫連接，完成資金預(yù)算的實(shí)時(shí)控制，供應(yīng)商信息的標(biāo)準(zhǔn)化管理和自動(dòng)生成付款信息明細(xì)與歷史記錄，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)的狀態(tài)信息共享和閉環(huán)操作，將財(cái)務(wù)人員從繁雜的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、審核和錄入工作中解脫出來(lái)，減輕勞動(dòng)強(qiáng)度和規(guī)避資金支付風(fēng)險(xiǎn)，提高財(cái)務(wù)操作的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。
（2）銀企互聯(lián)詳細(xì)功能介紹
銀行支付管理。銀企直聯(lián)系統(tǒng)直接涉及資金安全，并作為公司核心財(cái)務(wù)系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)的重要接口，把安全性放在系統(tǒng)建設(shè)的首位來(lái)考慮。利用多種先進(jìn)的安全控制技術(shù)，結(jié)合公司自身的內(nèi)部控制體系與相關(guān)管理制度的建設(shè)，充分保證設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、應(yīng)用和數(shù)據(jù)的安全，同時(shí)控制內(nèi)外部、前后臺(tái)等多方面的安全性，確保交易處理的絕對(duì)安全。實(shí)現(xiàn)和主要銀行的直連，建立與銀行業(yè)務(wù)系統(tǒng)的實(shí)時(shí)連接通道，利用該通道向銀行發(fā)送交易指令和接收數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)集中高效的資金支付和調(diào)撥。
資金數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)查詢(xún)和對(duì)賬管理。基于銀企直聯(lián)系統(tǒng)，實(shí)時(shí)獲取資金賬戶(hù)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)及時(shí)、全面、準(zhǔn)確地對(duì)企?I所有賬戶(hù)的資金變動(dòng)情況進(jìn)行有效監(jiān)控，并實(shí)現(xiàn)銀企自動(dòng)對(duì)賬。賬務(wù)信息銀企同步，銀企互聯(lián)有機(jī)連接了企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)和銀行業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，整合了雙方的系統(tǒng)資源，解決了長(zhǎng)期困擾企業(yè)的銀企賬務(wù)信息不一致問(wèn)題。
建立與企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)間的信息接口。建立與費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)、基礎(chǔ)核算系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)信息快速準(zhǔn)確傳遞，降低勞動(dòng)強(qiáng)度，提高財(cái)務(wù)工作效率。可對(duì)銀行提供電子對(duì)賬單進(jìn)行查詢(xún)與展示。展示按照指定格式顯示，方便對(duì)賬操作。
4.影像中心
（1）影像中心系統(tǒng)需求
影像中心系統(tǒng)是企業(yè)信息化標(biāo)準(zhǔn)化的一部分，主要是將業(yè)務(wù)流程中附件進(jìn)行統(tǒng)一管理。加強(qiáng)企業(yè)各部門(mén)原始憑證的上傳效率，為業(yè)務(wù)全流程提供支持和依據(jù)，財(cái)務(wù)可以根據(jù)條形碼管理掃描原始附件快速地找到系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程，有效地提高了財(cái)務(wù)處理效率和紙質(zhì)憑證和信息化系統(tǒng)的相互追溯功能。
（2）影像中心系統(tǒng)詳細(xì)功能介紹
原始單據(jù)掃描管理。將原始發(fā)票和其他相應(yīng)的附件，通過(guò)高拍功能生成影像后，傳入到影像管理系統(tǒng)，并掛入合同結(jié)算單中，隨后打印出系統(tǒng)自動(dòng)生成的條形碼粘貼到附件上。將收集的紙質(zhì)票據(jù)通過(guò)高拍儀轉(zhuǎn)換為電子圖像數(shù)據(jù)，將電子圖像數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行同步傳遞。同時(shí)根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)建立圖像索引，圖像能夠方便地進(jìn)行檢索，有效地提高辦公效率。
條形碼管理。系統(tǒng)依照高拍儀設(shè)備編號(hào)規(guī)則自動(dòng)生成實(shí)物條形碼，實(shí)物條形碼對(duì)系統(tǒng)單據(jù)號(hào)起到補(bǔ)充說(shuō)明的作用。財(cái)務(wù)部門(mén)使用掃描槍對(duì)原始單據(jù)上的條形碼進(jìn)行掃描，此時(shí)系統(tǒng)將自動(dòng)找到對(duì)應(yīng)的合同結(jié)算單或付款單，進(jìn)行自動(dòng)生成憑證操作。
憑證查詢(xún)管理。將合同、對(duì)賬單、發(fā)票等都掃描管理，財(cái)務(wù)部人員可以通過(guò)掃描原始單據(jù)上的條形碼，自動(dòng)找到過(guò)賬后的憑證進(jìn)行打印查詢(xún)。所以通過(guò)發(fā)票號(hào)、合同號(hào)、對(duì)賬單號(hào)等任何一個(gè)信息都可以查詢(xún)到相關(guān)的檔案。通過(guò)此功能，一次查詢(xún)就可以將整個(gè)業(yè)務(wù)鏈產(chǎn)生的所有檔案全部進(jìn)行顯示調(diào)閱，極大地改善了審計(jì)查檔和調(diào)檔的問(wèn)題。
三、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的意義和成果
國(guó)華公司合同管理、費(fèi)用中心、銀企互聯(lián)、影像中心信息系統(tǒng)的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)經(jīng)營(yíng)事項(xiàng)從手工管理轉(zhuǎn)到信息化管理的過(guò)程，將各階段的業(yè)務(wù)信息透明、公開(kāi)的共享給相應(yīng)職責(zé)的崗位責(zé)任人，使分散在各部門(mén)業(yè)務(wù)事項(xiàng)緊密關(guān)聯(lián)，形成了一條標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)鏈，使業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確、規(guī)范。
合同管理、費(fèi)用中心、銀企互聯(lián)和影像中心與國(guó)華公司現(xiàn)有的ERP管理系統(tǒng)進(jìn)行了無(wú)縫結(jié)合，將信息數(shù)據(jù)共享使用，加強(qiáng)了信息數(shù)據(jù)的相互流轉(zhuǎn)和業(yè)務(wù)規(guī)范，減少了人為的基礎(chǔ)信息維護(hù)，加強(qiáng)我公司的各部門(mén)之間的聯(lián)動(dòng)性。
合同管理、費(fèi)用中心、銀企互聯(lián)和影像中心信息系統(tǒng)在國(guó)華公司成功的使用后，解決了公司日常管理上許多困難點(diǎn)。如：減少了日常的統(tǒng)計(jì)工作量、預(yù)算的控制風(fēng)險(xiǎn)和人為的信息錯(cuò)誤，加強(qiáng)了流程的規(guī)范化和數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化等。
1.合同管理
（1）實(shí)現(xiàn)了日常合同中預(yù)算的接口管理，完全達(dá)到預(yù)算在合同管理中的事前預(yù)警、事中控制和事后分析的效果。
（2）實(shí)現(xiàn)合同的全生命周期的管理，從需求計(jì)劃到合同會(huì)簽再到合同完結(jié)，在合同管理信息系統(tǒng)中每個(gè)環(huán)節(jié)都有清晰的生命軌跡。打破了公司各部門(mén)信息屏障，使業(yè)務(wù)更加標(biāo)準(zhǔn)、流程更加規(guī)范和信息更加準(zhǔn)確。
（3）實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上審批管理，在合同管理信息系統(tǒng)中能夠事前預(yù)置審批流程，經(jīng)辦人提交審批后，自動(dòng)按照預(yù)置的審批流程發(fā)送審批到對(duì)應(yīng)的審批人進(jìn)行決策審批，決策人可以在審批權(quán)限下看到業(yè)務(wù)事項(xiàng)信息，為決策人提供詳細(xì)的決策信息。
（4）實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)自動(dòng)生成賬務(wù)憑證管理，在合同管理信息系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)人員可以通過(guò)業(yè)務(wù)事項(xiàng)審批通過(guò)的信息自動(dòng)生成到財(cái)務(wù)的GL/AP系統(tǒng)生成相應(yīng)的賬務(wù)信息，減少了人工記賬的風(fēng)險(xiǎn)和保證了會(huì)計(jì)自動(dòng)化的標(biāo)準(zhǔn)。
（5）實(shí)現(xiàn)了合同管理各環(huán)節(jié)的追溯功能，在合同管理中可以根據(jù)某一環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行前后流程的追溯，使相關(guān)人員能夠?qū)崟r(shí)地了解到合同全生命周期的詳細(xì)過(guò)程。對(duì)我公司發(fā)生的人員流動(dòng)、崗位交接等人動(dòng)起到了關(guān)鍵作用。
（6）實(shí)現(xiàn)了合同管理報(bào)表查詢(xún)，根據(jù)合同管理信息系統(tǒng)的強(qiáng)大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，使用報(bào)表工具開(kāi)發(fā)客戶(hù)定制報(bào)表，方便日常信息的統(tǒng)計(jì)查詢(xún)和明細(xì)查詢(xún)。為公司合同管理部門(mén)提供管理上的決策支持。
2.費(fèi)用中心
（1）實(shí)現(xiàn)了日常費(fèi)用中預(yù)算的接口管理，完全達(dá)到預(yù)算在員工費(fèi)用日常報(bào)銷(xiāo)中的事前預(yù)警、事中控制和事后分析的效果。
（2）實(shí)現(xiàn)了員工自助報(bào)銷(xiāo)管理，員工可以根據(jù)日常事項(xiàng)，進(jìn)行自助式的業(yè)務(wù)處理，如：借款、費(fèi)用申請(qǐng)、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)和還款功能，根據(jù)自身的實(shí)際情況發(fā)起業(yè)務(wù)流程直到業(yè)務(wù)辦理完成。
（3）實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上審批管理，在費(fèi)用中心信息系統(tǒng)中能夠事前預(yù)置審批流程，經(jīng)辦人提交審批后，自動(dòng)按照預(yù)置的審批流程發(fā)送審批到對(duì)應(yīng)的審批人進(jìn)行決策審批，決策人可以在審批權(quán)限下看到業(yè)務(wù)事項(xiàng)信息，為決策人提供詳細(xì)的決策信息。
（4）實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)自動(dòng)生成賬務(wù)憑證管理，在費(fèi)用中心信息系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)人員可以通過(guò)業(yè)務(wù)事項(xiàng)審批通過(guò)的信息自動(dòng)生成到財(cái)務(wù)的GL/AP系統(tǒng)生成相應(yīng)的賬務(wù)信息，減少了人工記賬的風(fēng)險(xiǎn)和保證了會(huì)計(jì)自動(dòng)化的標(biāo)準(zhǔn)。
（5）實(shí)現(xiàn)了員工自助查詢(xún)功能，員工可以根據(jù)費(fèi)用中心信息系統(tǒng)查詢(xún)到自己的費(fèi)用事項(xiàng)辦理的整個(gè)過(guò)程和現(xiàn)單據(jù)狀態(tài)。直至財(cái)務(wù)生成憑證為止。
（6）實(shí)現(xiàn)了費(fèi)用中心管理報(bào)表查詢(xún)，根據(jù)費(fèi)用中心信息系統(tǒng)的強(qiáng)大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，使用報(bào)表工具開(kāi)發(fā)客戶(hù)定制報(bào)表，方便日常報(bào)銷(xiāo)信息的統(tǒng)計(jì)查詢(xún)和明細(xì)查詢(xún)。為公司統(tǒng)計(jì)費(fèi)用發(fā)生情況帶來(lái)了方便。
3.銀企互聯(lián)
（1）銀企互聯(lián)系統(tǒng)的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)了 ERP系統(tǒng)付款數(shù)據(jù)與銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)的無(wú)縫連接，有效地減少了出納的工作量，和傳統(tǒng)的出納相比，提高了工作效率。
（2）實(shí)現(xiàn)了從憑證創(chuàng)建（總賬+應(yīng)付）到付款信息電子數(shù)據(jù)的全流程傳遞與跟蹤管理，整個(gè)支付流程閉環(huán)在系統(tǒng)中完成，降低了人為操作失誤帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。
（3）功能模塊通過(guò)會(huì)計(jì)人員、資金管理人員權(quán)限劃分，實(shí)現(xiàn)了付款管理從憑證制證、發(fā)起付款、支付一級(jí)審核與二級(jí)審批的四級(jí)管理，極大提高了付款管理的準(zhǔn)確性，降低了財(cái)務(wù)人員舞弊風(fēng)險(xiǎn)。
（4）實(shí)現(xiàn)安全性訪(fǎng)問(wèn)支付功能，在保證付款數(shù)據(jù)安全的情況下，實(shí)現(xiàn)了付款業(yè)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)的狀態(tài)信息共享。
（5）在銀企互聯(lián)模塊中設(shè)置了付款相關(guān)數(shù)據(jù)信息的狀態(tài)監(jiān)控與查詢(xún)功能，實(shí)現(xiàn)企業(yè)預(yù)算管理、現(xiàn)金流管理與支付管理的無(wú)縫連接和集成，有效提升了資金管理效率。
（6）在銀企互聯(lián)模塊中根據(jù)上級(jí)單位及公司領(lǐng)導(dǎo)管理意圖定制了分析管理報(bào)表，提升了公司資金支付管理的決策支持能力。
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【關(guān)鍵詞】ERP 流程規(guī)劃 控制體系
ERP系統(tǒng)是大型的綜合管理信息系統(tǒng)，幾乎涵蓋了企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理的所有方面，ERP系統(tǒng)的實(shí)施必然對(duì)企業(yè)原有的管理機(jī)制、控制流程等產(chǎn)生全面的影響，基于外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的需要，全面或在一定范圍內(nèi)采用ERP系統(tǒng)加強(qiáng)企業(yè)管理已成為一種必然。企業(yè)管理以財(cái)務(wù)管理為中心，因此將企業(yè)財(cái)務(wù)管理思想與ERP系統(tǒng)的流程緊密結(jié)合、提升企業(yè)內(nèi)控水平成為ERP系統(tǒng)實(shí)施的主要目標(biāo)。本文著重于從ERP系統(tǒng)的流程設(shè)計(jì)出發(fā)，結(jié)合本企業(yè)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)探討在ERP環(huán)境下外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制體系的構(gòu)建。
一、 基礎(chǔ)流程規(guī)劃
ERP系統(tǒng)實(shí)施是一個(gè)長(zhǎng)期的分階段的過(guò)程，在當(dāng)前各外貿(mào)業(yè)務(wù)的ERP系統(tǒng)實(shí)施中，基本處于整合當(dāng)前企業(yè)資源的第一階段，業(yè)務(wù)與管理流程的整合是這一階段的首要任務(wù)。對(duì)外貿(mào)企業(yè)而言，ERP系統(tǒng)實(shí)施的流程主要涵蓋了外貿(mào)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)管理、人力資源、企業(yè)辦公、決策支持等，其中在ERP實(shí)施第一階段處于核心地位是外貿(mào)業(yè)務(wù)流程與財(cái)務(wù)管理流程的整合，其整合的質(zhì)量，直接影響到信息系統(tǒng)一體化運(yùn)作的效率，也是未來(lái)提升企業(yè)管理能力的基礎(chǔ)。
（一）外貿(mào)業(yè)務(wù)流程規(guī)劃
外貿(mào)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，因經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品、客戶(hù)、地區(qū)的不同，會(huì)有一些差異，但依然有較多的共性。一般而言，外貿(mào)業(yè)務(wù)包含報(bào)價(jià)、成交、簽訂外銷(xiāo)合同、組織貨源、簽訂生產(chǎn)（或采購(gòu)）合同、生產(chǎn)或采購(gòu)、成品出入庫(kù)、儲(chǔ)運(yùn)報(bào)關(guān)、資金收付、核銷(xiāo)、退稅等過(guò)程。上述流程的組織及管理，不同企業(yè)有不同的側(cè)重點(diǎn)。外貿(mào)企業(yè)不同于生產(chǎn)企業(yè)，其業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)受客戶(hù)、地區(qū)影響較大，系統(tǒng)中過(guò)于體現(xiàn)細(xì)節(jié)將難以適應(yīng)未來(lái)業(yè)務(wù)的發(fā)展變化。因此，在外貿(mào)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程規(guī)劃中，依據(jù)財(cái)務(wù)管理與風(fēng)險(xiǎn)控制的需要，在業(yè)務(wù)流程中選取了合同簽訂、生產(chǎn)與采購(gòu)、儲(chǔ)運(yùn)報(bào)關(guān)、資金收付作為業(yè)務(wù)流程的重要節(jié)點(diǎn)，進(jìn)行較為細(xì)致的規(guī)劃與設(shè)計(jì)，以下筆者以所在企業(yè)業(yè)務(wù)流程為例，簡(jiǎn)要進(jìn)行介紹。
1.報(bào)價(jià)成交
外貿(mào)業(yè)務(wù)的起點(diǎn)具有一定的模糊性，一般以報(bào)價(jià)成交開(kāi)始，也有跳過(guò)該過(guò)程直接以簽署合同開(kāi)始的。基于此，外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程規(guī)劃中僅僅將報(bào)價(jià)、成交過(guò)程作為一個(gè)業(yè)務(wù)人員用于輔助測(cè)算的工具，并不作硬性的條款與審核控制，系統(tǒng)為業(yè)務(wù)人員報(bào)價(jià)提供匯率、退稅率、歷史成交與采購(gòu)信息、費(fèi)用水平預(yù)測(cè)等資料輔助決策。如某報(bào)價(jià)經(jīng)客戶(hù)同意而成交，則該部分?jǐn)?shù)據(jù)可為后續(xù)流程所使用，否則僅僅作為歷史數(shù)據(jù)存檔備查。
2.外銷(xiāo)合同
外銷(xiāo)合同決定了外貿(mào)業(yè)務(wù)的銷(xiāo)售價(jià)格與數(shù)量，ERP系統(tǒng)中的外銷(xiāo)合同，包含了實(shí)際業(yè)務(wù)中和外商簽署的實(shí)際出口合同信息與相關(guān)的成本測(cè)算信息，系統(tǒng)中資金和物流控制，均以此為基礎(chǔ)。因此業(yè)務(wù)人員必須錄入真實(shí)合同中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，如客戶(hù)、貿(mào)易國(guó)別、價(jià)格條件、付款方式、付款計(jì)劃、合同金額、采購(gòu)明細(xì)預(yù)算等，為提高效率，業(yè)務(wù)重點(diǎn)數(shù)據(jù)必須錄入，后續(xù)控制所需數(shù)據(jù)可稍后補(bǔ)錄。
依據(jù)合同數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算出該合同項(xiàng)下盈虧指標(biāo)，按審批權(quán)限遞交審批，合同必須經(jīng)過(guò)審批后方能生效并提交簽署，對(duì)部分符合預(yù)設(shè)條件的合同，系統(tǒng)設(shè)定自動(dòng)審批通過(guò)。合同條款變更時(shí)，必須修改合同信息重新提交審批。
此處合同管理實(shí)際是對(duì)應(yīng)財(cái)務(wù)管理中的 “事前預(yù)算”部分，依據(jù)該部分內(nèi)容系統(tǒng)按合同與具體款號(hào)商品生成盈虧預(yù)測(cè)表，涵蓋按商品計(jì)算的利潤(rùn)指標(biāo)，后續(xù)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)均以此為基礎(chǔ)進(jìn)行審核與控制。
3.組織生產(chǎn)與采購(gòu)
外貿(mào)企業(yè)生產(chǎn)組織與物料采購(gòu)所需一切單據(jù)，均須以外銷(xiāo)合同為基礎(chǔ)生成。業(yè)務(wù)部門(mén)提出物料采購(gòu)的建議供貨方與價(jià)格，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)具體采購(gòu)，并登記料件入庫(kù)、耗用、商檢、測(cè)試、交期等信息形成物料采購(gòu)流程信息，反饋業(yè)務(wù)人員以供安排生產(chǎn)或出運(yùn)。同時(shí)依據(jù)建議采購(gòu)量、采購(gòu)與實(shí)際采購(gòu)的價(jià)差、交期延誤率等指標(biāo)形成采購(gòu)部門(mén)的考核數(shù)據(jù)。
采購(gòu)過(guò)程中的價(jià)格與數(shù)量及其耗用信息全程均由系統(tǒng)按外銷(xiāo)合同信息進(jìn)行比對(duì)，如超出合同預(yù)算的合理范圍即發(fā)出預(yù)警信息，并要求必須提交審批，該部分的控制對(duì)應(yīng)財(cái)務(wù)管理中的“事中控制”。
4.成品出入庫(kù)
基于外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，成品出運(yùn)實(shí)際為由供貨商直送碼頭，事實(shí)上并不存在真正的出入庫(kù)過(guò)程，因此該部分在系統(tǒng)中以登記相關(guān)信息，打印出運(yùn)所需單據(jù)為主，并不作審核控制。
5.儲(chǔ)運(yùn)報(bào)關(guān)
該部分主要為單儲(chǔ)部門(mén)依據(jù)業(yè)務(wù)信息制單及復(fù)核業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，儲(chǔ)運(yùn)報(bào)關(guān)流程中單據(jù)處于核心地位，其準(zhǔn)確性決定了業(yè)務(wù)后續(xù)事項(xiàng)的順利與否。故而在此節(jié)點(diǎn)，系統(tǒng)強(qiáng)化了數(shù)據(jù)核查與流程管理，保證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與單證數(shù)據(jù)、實(shí)際數(shù)據(jù)的一致性、準(zhǔn)確性，并對(duì)報(bào)關(guān)、收匯等單據(jù)建立分類(lèi)跟蹤預(yù)警體系，形成儲(chǔ)運(yùn)進(jìn)程、單據(jù)流程的一覽信息，提高單儲(chǔ)部門(mén)的管理效能。
6.資金收付
外銷(xiāo)業(yè)務(wù)資金收付主要包含收匯結(jié)算和國(guó)內(nèi)結(jié)算，與財(cái)務(wù)部門(mén)的關(guān)聯(lián)度較大，故該流程與財(cái)務(wù)流程緊密相關(guān)，主要置于財(cái)務(wù)流程中規(guī)劃，與財(cái)務(wù)流程相對(duì)獨(dú)立的主要是結(jié)算核價(jià)過(guò)程。
所謂結(jié)算核價(jià)，即是成品出運(yùn)后，供貨商依據(jù)采購(gòu)或加工合同向外貿(mào)企業(yè)收取貨款前雙方就成品加工或采購(gòu)的價(jià)格作最終確認(rèn)的過(guò)程。存在該過(guò)程的原因主要為采購(gòu)及加工過(guò)程中，因工藝、設(shè)計(jì)缺陷、單耗變化、客戶(hù)要求改變等原因?qū)е聦?shí)際成本與合同發(fā)生差異而需要重新確定成品采購(gòu)單價(jià)。外貿(mào)業(yè)務(wù)的核價(jià)，是對(duì)此前業(yè)務(wù)成本信息的匯總，在業(yè)務(wù)流程中實(shí)際處于“事后決算”的地位。相對(duì)外銷(xiāo)合同而言，核價(jià)單所需信息要求更為準(zhǔn)確詳盡，系統(tǒng)按合同、款號(hào)、商品種類(lèi)等匯總在此之前發(fā)生的所有成本與外銷(xiāo)價(jià)格信息，由業(yè)務(wù)人員與相應(yīng)數(shù)據(jù)比對(duì)后修改確認(rèn)。分類(lèi)采購(gòu)單價(jià)、費(fèi)用水平、單耗、單品利潤(rùn)、相關(guān)在產(chǎn)品成本預(yù)算等主要控制指標(biāo)均在合同范圍內(nèi)自動(dòng)生成，并作為供貨商開(kāi)票結(jié)算的依據(jù)；否則，則需按權(quán)限提交審批或重新核價(jià)。
7.核銷(xiāo)、退稅
核銷(xiāo)與退稅屬于業(yè)務(wù)流程的后續(xù)流程，不影響外銷(xiāo)業(yè)務(wù)進(jìn)行，但對(duì)業(yè)務(wù)利潤(rùn)的實(shí)現(xiàn)有實(shí)質(zhì)性的影響。核銷(xiāo)主要涉及報(bào)關(guān)、收匯、出運(yùn)等單據(jù)的匯總比對(duì)，退稅主要設(shè)計(jì)報(bào)關(guān)、結(jié)算數(shù)據(jù)的比對(duì)匹配。該流程主要以紙質(zhì)單據(jù)的手工匹配為主，信息系統(tǒng)對(duì)其效率的提高幫助并不大，故而該部分流程任務(wù)主要以單據(jù)匹配結(jié)果數(shù)據(jù)導(dǎo)入及差異分析為主，確保后續(xù)業(yè)務(wù)核算中退稅金額與實(shí)際入賬金額一致。
（二）外貿(mào)財(cái)務(wù)流程規(guī)劃
財(cái)務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)首要原則是遵循會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和企業(yè)會(huì)計(jì)制度，相對(duì)而言財(cái)務(wù)系統(tǒng)的流程較為標(biāo)準(zhǔn)化，以憑證、日記賬、明細(xì)賬、總賬、報(bào)表體系為主，結(jié)合業(yè)務(wù)流程獲取相關(guān)信息，為財(cái)務(wù)管理目標(biāo)服務(wù)。事實(shí)上財(cái)務(wù)流程與業(yè)務(wù)流程具有較大不同；業(yè)務(wù)流程有一條明確的主線(xiàn)，所有的子流程均圍繞這一主線(xiàn)展開(kāi)，以線(xiàn)性管理為主；而財(cái)務(wù)流程則具有模塊化的特點(diǎn)，針對(duì)一個(gè)管理目標(biāo)，形成了多個(gè)管理流程，不同流程間并不必然具有聯(lián)系。因此，本文不再就憑證、賬務(wù)體系介紹財(cái)務(wù)流程，而就外貿(mào)企業(yè)為實(shí)現(xiàn)特定管理目標(biāo)而設(shè)的若干主要財(cái)務(wù)流程作概要介紹。
1.資金流程
本流程的主要目標(biāo)在于資金流量管理，結(jié)合了預(yù)算管理的部分理念，按資金流動(dòng)的不同性質(zhì)，分為流入、流出、結(jié)存、計(jì)劃等4個(gè)主要的子流程進(jìn)行操作，其中計(jì)劃流程貫穿始終，起到數(shù)據(jù)采集與分析的作用。
對(duì)外貿(mào)企業(yè)而言，資金流入的主要渠道為外匯收入，外匯權(quán)益的產(chǎn)生源于商品報(bào)關(guān)出運(yùn)，因此該流程的起點(diǎn)為業(yè)務(wù)流程中的儲(chǔ)運(yùn)報(bào)關(guān)。由單儲(chǔ)人員管理信用證、制單、交單、收匯登記，業(yè)務(wù)人員分拆認(rèn)定，財(cái)務(wù)人員審核無(wú)誤后制證。主要控制點(diǎn)分為收匯計(jì)劃、收匯認(rèn)定、逾期管理、數(shù)據(jù)修正等過(guò)程。流程中依據(jù)業(yè)務(wù)儲(chǔ)運(yùn)狀態(tài)、收匯方式、各節(jié)點(diǎn)時(shí)間屬性等自動(dòng)生成不同的管控?cái)?shù)據(jù)，并隨業(yè)務(wù)進(jìn)程的變化動(dòng)態(tài)更新，實(shí)現(xiàn)從總體至明細(xì)，按客戶(hù)、合同、運(yùn)編號(hào)、國(guó)別地區(qū)等不同維度收匯執(zhí)行情況的管控，分析差異，提供業(yè)務(wù)操作及決策依據(jù)。除收匯外，其他資金流入按其重要性也分別建立管控流程，如信貸資源、國(guó)內(nèi)收款等，在資金流入流程中，貫穿始終的是計(jì)劃與執(zhí)行情況的配套管理。
資金流出主要為采購(gòu)款和費(fèi)用支付等，該項(xiàng)流程的起點(diǎn)為申請(qǐng)人提出付款申請(qǐng)。為防范風(fēng)險(xiǎn)，本流程控制點(diǎn)適當(dāng)前移至付款依據(jù)，即由申請(qǐng)人在付款依據(jù)的基礎(chǔ)上提出付款申請(qǐng)，在各審批點(diǎn)根據(jù)不同的付款依據(jù)提供相關(guān)審核信息，輔助審核人決策。本流程的重點(diǎn)在于付款依據(jù)上，針對(duì)發(fā)票、合同、協(xié)議等付款依據(jù)分類(lèi)，分析相應(yīng)的數(shù)據(jù)需求，將其置入付款申請(qǐng)中，在不增加申請(qǐng)人工作量的前提下，實(shí)現(xiàn)付款的鏈?zhǔn)焦芾怼Ｏ到y(tǒng)按照歷史數(shù)據(jù)及業(yè)務(wù)員付款信息、單證系統(tǒng)交單信息、儲(chǔ)運(yùn)信息及其他相關(guān)的資金類(lèi)信息預(yù)測(cè)未來(lái)某一時(shí)點(diǎn)企業(yè)資金狀況，設(shè)定預(yù)警指標(biāo)，就未來(lái)資金狀況超限提出警示，為企業(yè)相關(guān)人員制定資金使用或籌資規(guī)劃提供決策依據(jù)。
資金結(jié)存主要為存款分布及使用狀況等，受限于銀行數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)獲取權(quán)限尚未開(kāi)放，當(dāng)前僅能通過(guò)導(dǎo)入銀行數(shù)據(jù)，按日就銀行存貸款信息形成一覽表、總資金變動(dòng)圖、分銀行、幣種資金變動(dòng)情況，并通過(guò)匯總歷史數(shù)據(jù)，生成存款狀況、匯率等數(shù)據(jù)的歷史變動(dòng)圖表。
2.往來(lái)流程
（1）國(guó)內(nèi)往來(lái)
國(guó)內(nèi)往來(lái)管理流程的核心是通過(guò)多維度數(shù)據(jù)分析與監(jiān)控，預(yù)防壞賬風(fēng)險(xiǎn)，由此目標(biāo)出發(fā)，將往來(lái)管理流程分解為基礎(chǔ)查詢(xún)、賬齡分析、原因分析、信用額度管理4個(gè)子流程。
基礎(chǔ)查詢(xún)側(cè)重于數(shù)據(jù)獲取，按考核單元、部門(mén)、客戶(hù)等主要核算項(xiàng)組合統(tǒng)計(jì)分析國(guó)內(nèi)往來(lái)情況，該查詢(xún)又分為業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)查詢(xún)及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)查詢(xún)，查詢(xún)結(jié)果分析可逐層穿透，直至原始單據(jù)，在任一穿透過(guò)程均提供財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的比對(duì)，分析差異并查明原因，保證后續(xù)分析中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
賬齡管理主要側(cè)重于當(dāng)前往來(lái)款形成的時(shí)間分析，針對(duì)核銷(xiāo)后的往來(lái)數(shù)據(jù)，按預(yù)設(shè)的核算項(xiàng)統(tǒng)計(jì)超標(biāo)往來(lái)項(xiàng)目，并向特定人員提供預(yù)警信息。
原因分析，重點(diǎn)關(guān)注往來(lái)的歷史形成，提供相應(yīng)的明細(xì)信息，并可直接人工查詢(xún)。
信用額度管理，即依據(jù)歷史交易情況，針對(duì)某客戶(hù)或業(yè)務(wù)人員設(shè)立一定的信用額度，往來(lái)欠款記錄必須限定在額度范圍內(nèi)。該流程主要包含信用額度的計(jì)算及額度使用狀況動(dòng)態(tài)管理。
（2）國(guó)外往來(lái)
國(guó)外往來(lái)主要為收付匯管理，該流程貫穿于整個(gè)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)操作進(jìn)程中，其中財(cái)務(wù)部分主要為制證與往來(lái)分析，包含基礎(chǔ)查詢(xún)、賬齡分析、分拆認(rèn)定管理、匯差處理等。其中基礎(chǔ)查詢(xún)與賬齡分析類(lèi)似于國(guó)內(nèi)往來(lái)管理，不再贅述。
分拆認(rèn)定管理主要為復(fù)核外匯收支與對(duì)應(yīng)合同、儲(chǔ)運(yùn)編號(hào)的分拆認(rèn)定情況，其準(zhǔn)確性決定了收入及成本核算的準(zhǔn)確程度，同時(shí)可以按合同、儲(chǔ)運(yùn)編號(hào)、客戶(hù)等考核項(xiàng)反映應(yīng)收應(yīng)付狀況。
匯差處理主要為外匯實(shí)際收付日與記賬日、損益認(rèn)定日之間由于時(shí)間差異導(dǎo)致的匯率差，按往來(lái)賬與成本收入入賬時(shí)的數(shù)額追溯調(diào)整。通過(guò)自動(dòng)化處理極大的降低了追溯原始會(huì)計(jì)記錄的工作量，提高了匯差認(rèn)定的準(zhǔn)確性。
3.庫(kù)存流程
因外貿(mào)企業(yè)主要出口業(yè)務(wù)基本都屬于零庫(kù)存業(yè)務(wù)，其管理的主要目標(biāo)是動(dòng)態(tài)管理庫(kù)存的進(jìn)銷(xiāo)及結(jié)存狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)庫(kù)存流轉(zhuǎn)中的異常情況。
國(guó)產(chǎn)原材料主要用于生產(chǎn)工廠(chǎng)間調(diào)撥或直接銷(xiāo)售，其管理流程始于業(yè)務(wù)部門(mén)的采購(gòu)預(yù)算，生產(chǎn)類(lèi)材料的管理包含于采購(gòu)預(yù)算、訂單采購(gòu)、入庫(kù)、耗用、核價(jià)等業(yè)務(wù)流程及收受及開(kāi)具發(fā)票、賬務(wù)處理等財(cái)務(wù)流程中，其管理全程采用預(yù)算管理模式，即以預(yù)算單全程控制訂購(gòu)、耗用及結(jié)算情況，按合同號(hào)、訂單號(hào)、商品等核算項(xiàng)跟蹤購(gòu)入原材料的預(yù)算、使用、結(jié)算、結(jié)余、單位用量情況，在各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)設(shè)定預(yù)警指標(biāo)，對(duì)超量訂購(gòu)、超預(yù)算耗用、超期未用材料進(jìn)行預(yù)警及監(jiān)控。
進(jìn)口原材料管理主要用于進(jìn)料加工，其管理流程始于外銷(xiāo)進(jìn)料合同，其流程類(lèi)似于國(guó)產(chǎn)原材料，所不同的是基于進(jìn)口材料手冊(cè)核銷(xiāo)的需要，系統(tǒng)中按合同號(hào)、手冊(cè)號(hào)建立進(jìn)口原材料臺(tái)賬，跟蹤進(jìn)口材料的預(yù)算、進(jìn)口、付匯、使用、結(jié)算、結(jié)余情況，并設(shè)置進(jìn)口材料分?jǐn)傋恿鞒蹋瑢⒑贤?xiàng)下進(jìn)口材料分?jǐn)傊翆?duì)應(yīng)運(yùn)編號(hào)項(xiàng)下，并按實(shí)際付匯匯率折算出進(jìn)料成本直接或追溯計(jì)入相關(guān)出口運(yùn)編號(hào)項(xiàng)下，同時(shí)設(shè)定預(yù)警指標(biāo)，對(duì)超期未分?jǐn)偂⑽春虽N(xiāo)的進(jìn)料進(jìn)行監(jiān)控。
成品管理主要用于出口銷(xiāo)售及國(guó)內(nèi)內(nèi)銷(xiāo)，基于外貿(mào)企業(yè)成品零庫(kù)存的特點(diǎn)，該流程相對(duì)簡(jiǎn)單，按合同號(hào)、運(yùn)編號(hào)、考核單元等維度統(tǒng)計(jì)成品的購(gòu)入、結(jié)算、結(jié)余情況，設(shè)定預(yù)警指標(biāo)，對(duì)超期成品進(jìn)行預(yù)警提示。
4.損益流程
損益管理是企業(yè)財(cái)務(wù)管理中較為重要的構(gòu)成部分，是財(cái)務(wù)分析的重要構(gòu)成部分，經(jīng)過(guò)需求分析，外貿(mào)企業(yè)損益管理的主要維度為損益區(qū)間、利潤(rùn)中心、考核項(xiàng)。
損益區(qū)間是指參與分析的損益數(shù)據(jù)所處的時(shí)間段，時(shí)間段可以是時(shí)間段、月份列表、年度列表等。利潤(rùn)中心指損益的核算項(xiàng)，可以是公司、業(yè)務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)組、業(yè)務(wù)員、客戶(hù)、合同號(hào)、運(yùn)編號(hào)等。考核項(xiàng)指利潤(rùn)、銷(xiāo)售收入、銷(xiāo)售成本、費(fèi)用等，損益管理的基本途徑是針對(duì)上述維度分類(lèi)組合，形成所需數(shù)據(jù)源，通過(guò)表單化形式顯示，就數(shù)據(jù)結(jié)果分類(lèi)統(tǒng)計(jì)，并可查詢(xún)數(shù)據(jù)明細(xì)直至憑證，形成類(lèi)似下列主要損益管理流程：
（1）就設(shè)定時(shí)間按考核單元、客戶(hù)、運(yùn)編號(hào)、合同號(hào)、業(yè)務(wù)類(lèi)別分析：利潤(rùn)、銷(xiāo)售收入、成本、出口、換匯成本、單位利潤(rùn)、進(jìn)口、投資收益、內(nèi)銷(xiāo)、費(fèi)用的構(gòu)成狀況、收匯情況、國(guó)內(nèi)往來(lái)情況。
（2）就本年所有月度按考核單元、客戶(hù)、運(yùn)編號(hào)、合同號(hào)、業(yè)務(wù)類(lèi)別分析：利潤(rùn)、銷(xiāo)售收入、成本、出口、換匯成本、進(jìn)口、投資收益、內(nèi)銷(xiāo)、費(fèi)用、收匯情況、國(guó)內(nèi)往來(lái)情況的構(gòu)成狀況。
（3）按杜邦方式建立先整體后逐級(jí)明細(xì)的業(yè)務(wù)信息管理平臺(tái)，包含產(chǎn)品、客戶(hù)、國(guó)別、資金、銷(xiāo)售、利潤(rùn)、利潤(rùn)、留存利潤(rùn)、在手業(yè)務(wù)、工廠(chǎng)結(jié)算等內(nèi)容；結(jié)合業(yè)務(wù)信息，按考核單元分析本月報(bào)關(guān)、本年報(bào)關(guān)、本月財(cái)務(wù)出口、本年財(cái)務(wù)出口、工廠(chǎng)未結(jié)算報(bào)關(guān)金額、未收匯金額，并可實(shí)現(xiàn)逐級(jí)查詢(xún)。
（4）建立企業(yè)信息管理平臺(tái)，包含資金、利潤(rùn)、銷(xiāo)售、趨勢(shì)預(yù)測(cè)及經(jīng)營(yíng)性指標(biāo)、財(cái)務(wù)指標(biāo)的同比、環(huán)比分析。
（5）按業(yè)務(wù)完整性原則決定業(yè)務(wù)利潤(rùn)考核，按不同業(yè)務(wù)類(lèi)型設(shè)定單票業(yè)務(wù)完成標(biāo)志，依據(jù)考核區(qū)間將已完成業(yè)務(wù)生成業(yè)務(wù)考核數(shù)據(jù)，同時(shí)將未完成業(yè)務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)下一考核區(qū)間。
上述管理流程可基于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源任意組合，以滿(mǎn)足不同的管理目標(biāo)。
財(cái)務(wù)流程的設(shè)計(jì)，實(shí)質(zhì)上分為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)流程與財(cái)務(wù)管理流程，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)流程的任務(wù)是與其他業(yè)務(wù)流程相對(duì)接，獲取其他業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)并進(jìn)行財(cái)務(wù)加工，形成符合財(cái)務(wù)規(guī)范的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，生成符合標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)報(bào)表；財(cái)務(wù)管理流程則是企業(yè)為實(shí)現(xiàn)自身特定的管理目標(biāo)而設(shè)置，其核心是對(duì)全系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行組合分析，按管理目標(biāo)進(jìn)行再加工。
二、控制體系
ERP系統(tǒng)的控制體系設(shè)置，實(shí)質(zhì)上是基于管理目標(biāo)，對(duì)相關(guān)流程中數(shù)據(jù)的綜合分析利用并進(jìn)行預(yù)警。控制體系隨企業(yè)管理目標(biāo)的變化而不斷修正，本文僅就當(dāng)前外貿(mào)企業(yè)已建立的若干管理控制體系做簡(jiǎn)要介紹。
（一）管控模型
筆者梳理出適應(yīng)于外貿(mào)企業(yè)當(dāng)前管理的5大管控模型：
1.實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)控制點(diǎn)前移
（1）通過(guò)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化建設(shè)，保證了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可使用價(jià)值。
（2）ERP系統(tǒng)依據(jù)財(cái)務(wù)制度、財(cái)務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)，在業(yè)務(wù)流程中設(shè)定財(cái)務(wù)控制預(yù)警點(diǎn)。
（3）通過(guò)已經(jīng)發(fā)生和正在發(fā)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，按照提前設(shè)計(jì)的財(cái)務(wù)管控模型，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、判斷、預(yù)警，實(shí)現(xiàn)在線(xiàn)的財(cái)務(wù)監(jiān)管和財(cái)務(wù)干涉，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)控制點(diǎn)前移。
2.成本預(yù)算、票據(jù)管理、資金控制模型
（1）合同簽署時(shí)制作《預(yù)算單》，實(shí)現(xiàn)單品成本預(yù)測(cè)和盈虧預(yù)測(cè)。
（2）結(jié)算時(shí)，在預(yù)算單的基礎(chǔ)上制作核價(jià)單，實(shí)現(xiàn)預(yù)算與實(shí)際兩方面的管理和控制。
（3）對(duì)單耗和加工成本進(jìn)行控制，對(duì)待生產(chǎn)、待采購(gòu)部分，進(jìn)行可能單耗和成本的預(yù)測(cè)。
（4）確定和供貨商的結(jié)算方式，從而確定雙方往來(lái)票據(jù)金額和應(yīng)付款項(xiàng)金額，并以此數(shù)據(jù)作為控制額度，實(shí)現(xiàn)對(duì)付款時(shí)的智能控制和催票管理。
3.基于單項(xiàng)業(yè)務(wù)的銷(xiāo)售費(fèi)用預(yù)算和控制模型
（1）通過(guò)《合同盈虧預(yù)測(cè)表》，預(yù)估直接銷(xiāo)售費(fèi)用，如國(guó)際運(yùn)保費(fèi)、國(guó)內(nèi)費(fèi)用等。
（2）在實(shí)際費(fèi)用支出時(shí)，與預(yù)算進(jìn)行比對(duì)，并根據(jù)控制模型自動(dòng)預(yù)警或強(qiáng)行止付。
4.單項(xiàng)業(yè)務(wù)資金風(fēng)險(xiǎn)控制模型
（1）基于單項(xiàng)業(yè)務(wù)，自動(dòng)進(jìn)行資金盈余的計(jì)算和控制，如果單項(xiàng)業(yè)務(wù)的資金盈余小于0，則自動(dòng)預(yù)警或者強(qiáng)行止付。
（2）單項(xiàng)業(yè)務(wù)資金虧損時(shí)，可使用考核單位滾存利潤(rùn)支付，在保證資金風(fēng)險(xiǎn)控制的同時(shí)，保證了業(yè)務(wù)處理的靈活性。
5.經(jīng)營(yíng)駕駛艙決策模型的建立
總結(jié)和提煉企業(yè)管理層的管理理念，圍繞進(jìn)出口業(yè)務(wù)量、資金、庫(kù)存、利潤(rùn)核算等關(guān)鍵指標(biāo)，實(shí)現(xiàn)時(shí)間、部門(mén)、客戶(hù)、國(guó)別多維度的分析。為企業(yè)決策層提供不同層面的決策分析內(nèi)容。
（二）進(jìn)銷(xiāo)存管理
1.銷(xiāo)售管理
綜合ERP中的報(bào)價(jià)成交、訂購(gòu)、發(fā)運(yùn)、開(kāi)票、收款、流程的完整銷(xiāo)售流程，區(qū)分普通銷(xiāo)售、委托代銷(xiāo)、分期收款、直運(yùn)、零售、銷(xiāo)售調(diào)撥等多種類(lèi)型的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)，對(duì)銷(xiāo)售價(jià)格和信用進(jìn)行三維管理，形成銷(xiāo)售及信用管理網(wǎng)絡(luò)（見(jiàn)圖1）。
通過(guò)基于銷(xiāo)售訂單的全流程預(yù)算管理，監(jiān)控訂單進(jìn)行過(guò)程中的利潤(rùn)水平變化，及時(shí)對(duì)利潤(rùn)造成重大影響的因素變動(dòng)進(jìn)行預(yù)警；同時(shí)以訂單為核心，對(duì)其相應(yīng)的票據(jù)、應(yīng)收、資金狀況進(jìn)行一體化管理，保證應(yīng)收應(yīng)付款項(xiàng)的發(fā)生與實(shí)際權(quán)益的變動(dòng)相一致，避免因代收代付、委托收支、預(yù)收預(yù)付等經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)導(dǎo)致的或有經(jīng)濟(jì)糾紛。
2.采購(gòu)管理
采購(gòu)管理包含了從詢(xún)價(jià)、訂貨、到貨、入庫(kù)、開(kāi)票到采購(gòu)結(jié)算等流程，區(qū)分普通采購(gòu)、受托代銷(xiāo)、分期付款、直運(yùn)等多種類(lèi)型的采購(gòu)業(yè)務(wù)，對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行嚴(yán)格控制，對(duì)采購(gòu)時(shí)間進(jìn)行精細(xì)管理，對(duì)采購(gòu)單據(jù)進(jìn)行上下追溯，形成采購(gòu)管理網(wǎng)絡(luò)（如圖2）：
其管理核心是控制采購(gòu)成本、管理物料周轉(zhuǎn)進(jìn)程，動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)采購(gòu)進(jìn)程中物料、票據(jù)與資金的匹配狀態(tài)，監(jiān)控采購(gòu)成本異動(dòng)，通過(guò)物料與票據(jù)周轉(zhuǎn)進(jìn)程嚴(yán)格控制預(yù)付款，并隨時(shí)與采購(gòu)進(jìn)程比對(duì)，保障資金安全。
3.庫(kù)存管理與核算
外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)以零庫(kù)存出口業(yè)務(wù)為主，故對(duì)存貨的管理要求相對(duì)較低，僅需滿(mǎn)足企業(yè)日常出入庫(kù)、盤(pán)點(diǎn)、調(diào)撥、耗用等業(yè)務(wù)需要，并對(duì)庫(kù)存量、庫(kù)存成本、周期盤(pán)點(diǎn)、庫(kù)齡進(jìn)行實(shí)時(shí)反映和監(jiān)控。財(cái)務(wù)主要從資金的角度管理存貨的出入庫(kù)業(yè)務(wù)，核算企業(yè)的入庫(kù)成本、出庫(kù)成本、結(jié)余成本，反映和監(jiān)督存貨的入庫(kù)、耗用、結(jié)存和資金占用情況。按存貨、部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行核算，支持多種計(jì)價(jià)方式，自動(dòng)進(jìn)行出入庫(kù)成本調(diào)整，處理各種異常；自動(dòng)提取存貨跌價(jià)準(zhǔn)備，形成完整的存貨賬簿，動(dòng)態(tài)反映存貨資金的增減變動(dòng)，為降低庫(kù)存，加速資金周轉(zhuǎn)提供管理基礎(chǔ)。
（三）流動(dòng)資金管理
1.管理模型
實(shí)現(xiàn)流動(dòng)資金管理的流程模塊主要涉及以下8項(xiàng)流程：（1）賬戶(hù)管理：銀行賬戶(hù)與內(nèi)部核算賬戶(hù)管理。（2）票據(jù)管理：對(duì)票據(jù)的購(gòu)置、領(lǐng)用、作廢、報(bào)銷(xiāo)、催辦等進(jìn)行管理。含對(duì)托收單據(jù)、承兌匯票、信用證、保證金等各環(huán)節(jié)進(jìn)行管理。（3）融資管理：對(duì)貸款、貼現(xiàn)、保函、背書(shū)、信托資金劃轉(zhuǎn)等進(jìn)行管理。（4）結(jié)算管理：內(nèi)部結(jié)算、外部結(jié)算。（5）資金成本核算：針對(duì)籌資支出，核算各級(jí)核算單位的資金成本。（6）額度管理：對(duì)客戶(hù)、各級(jí)核算單位實(shí)際資金額度進(jìn)行管理。（7）資金預(yù)測(cè)：匯總資金收支預(yù)算情況，預(yù)測(cè)未來(lái)資金狀況。（8）資金決策及報(bào)表管理。上述流程最終形成資金管理網(wǎng)絡(luò)（見(jiàn)圖3）。
2.主要控制手段
（1）付款計(jì)劃包括：對(duì)應(yīng)付款、預(yù)付款、應(yīng)付票據(jù)等應(yīng)付款項(xiàng)及工資和應(yīng)付費(fèi)用進(jìn)行綜合管理，并對(duì)所有付款事項(xiàng)進(jìn)行控制；對(duì)編制預(yù)算或事先預(yù)測(cè)的付款項(xiàng)目，提供實(shí)際付款金額和預(yù)算金額的比較，并進(jìn)行控制；對(duì)超預(yù)算的付款事項(xiàng)進(jìn)行預(yù)警管理；依據(jù)歷史現(xiàn)金流出信息，預(yù)測(cè)未來(lái)以日、周或月為單位現(xiàn)金流出；應(yīng)付管理模塊中對(duì)供貨商賬戶(hù)進(jìn)行控制，提供賬戶(hù)分析、預(yù)警報(bào)告、逾期清單以及靈活的信函功能，提供多種形式的對(duì)賬單和賬戶(hù)清單。
（2）收款計(jì)劃包括：對(duì)應(yīng)收賬款、預(yù)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、應(yīng)收出口退稅以及其他應(yīng)收款的綜合管理，并對(duì)所有收款事項(xiàng)進(jìn)行反映；建立賬齡分析制度和壞賬確認(rèn)、收款確認(rèn)及催賬機(jī)制；提供歷史的現(xiàn)金流入信息，并預(yù)測(cè)未來(lái)的現(xiàn)金流入；結(jié)合應(yīng)付的現(xiàn)金流出管理，提供歷史的現(xiàn)金流量信息，預(yù)測(cè)未來(lái)的現(xiàn)金流量。
（3）資金頭寸管理包括：實(shí)時(shí)查詢(xún)企業(yè)內(nèi)部各級(jí)核算單位資金存量、資金來(lái)源及分布管理；集成賬務(wù)系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、應(yīng)收/應(yīng)付系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)相關(guān)流程數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)查詢(xún)資金成本并計(jì)入相關(guān)考核單位；對(duì)外建立與銀行、非銀行金融機(jī)構(gòu)等合作伙伴的數(shù)據(jù)處理的接口，及時(shí)接收匯率、利率、資金變動(dòng)等外部信息，及時(shí)核對(duì)賬務(wù)與實(shí)際資金信息差異。
（四）審批管理
外貿(mào)企業(yè)審批流程應(yīng)與用戶(hù)權(quán)限管理緊密結(jié)合，嚴(yán)格按照從逐級(jí)審批權(quán)限，同級(jí)業(yè)務(wù)員不得互相修改查詢(xún)他人數(shù)據(jù)。
系統(tǒng)按其業(yè)務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)員、合同號(hào)建立索引存放數(shù)據(jù)。實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的靈活輸入、輸出和處理，并按層次性數(shù)據(jù)設(shè)置權(quán)限。不同部門(mén)、不同業(yè)務(wù)員間不能互訪(fǎng)數(shù)據(jù)，但上級(jí)可訪(fǎng)問(wèn)下級(jí)（部門(mén)、人員）數(shù)據(jù)，所有者可訪(fǎng)問(wèn)其合同執(zhí)行的后續(xù)數(shù)據(jù)（單證、核算等）；設(shè)有部門(mén)經(jīng)理、主管經(jīng)理簽字權(quán)限，簽字后數(shù)據(jù)將不能進(jìn)行刪改。
系統(tǒng)按其審批性質(zhì)分為業(yè)務(wù)審批（合同協(xié)議審批、外運(yùn)單審批、核銷(xiāo)單領(lǐng)用審批）、付款審批（出口費(fèi)用付款審批、內(nèi)購(gòu)貨款付款審批、進(jìn)口開(kāi)證審批、進(jìn)口付款審批）。業(yè)務(wù)審批實(shí)際上涉及到業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)。
對(duì)同一合同、單證或付款等內(nèi)容，可同時(shí)進(jìn)行多人匯審，并簽署個(gè)人意見(jiàn)。
審批功能設(shè)置時(shí)除考慮到職務(wù)上的差別，還應(yīng)考慮到不同人員審批金額與審批類(lèi)型（不同類(lèi)型的合同、不同性質(zhì)的付款）的不同，比如超過(guò)部門(mén)經(jīng)理審批金額上限或換匯水平的合同會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)交上級(jí)主管審核。
根據(jù)企業(yè)的實(shí)際管理設(shè)定自行定義審批內(nèi)容，在各個(gè)審批環(huán)節(jié)，分析其審批所需信息，提供迅捷的快捷查詢(xún)功能，瀏覽歷史業(yè)務(wù)信息、客戶(hù)往來(lái)信息、成本盈利水平比對(duì)信息、預(yù)算與實(shí)際進(jìn)程信息、資金信息等等，為審批人作出準(zhǔn)確判斷提供信息保障。同時(shí)依據(jù)預(yù)設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)管控條件，在單項(xiàng)業(yè)務(wù)的各審批環(huán)節(jié)自動(dòng)提供風(fēng)險(xiǎn)提示信息，如委托付款、代開(kāi)發(fā)票、超限額付款等信息，將風(fēng)險(xiǎn)管控貫穿于整個(gè)審批流程中。
（五）決策分析體系
通過(guò)建立的決策分析體系，使經(jīng)營(yíng)管理層可以及時(shí)、準(zhǔn)確地對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果進(jìn)行有效分析，以此評(píng)價(jià)和判斷企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果、經(jīng)營(yíng)績(jī)效、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、獲利能力等，實(shí)現(xiàn)控制點(diǎn)的前移。
ERP系統(tǒng)提供自定義功能及數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)。實(shí)現(xiàn)各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、業(yè)務(wù)內(nèi)容的動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)的進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘、取、匯總，以及時(shí)、準(zhǔn)確地進(jìn)行企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況分析，動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)地獲得企業(yè)的真實(shí)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行狀況。
基于此管理目標(biāo)，系統(tǒng)建立了KPI（績(jī)效管理）分析體系，基于ERP系統(tǒng)的模塊化結(jié)構(gòu)，外貿(mào)企業(yè)可基于不同的管理目標(biāo)快速制定出基于自身企業(yè)管理體系的KPI分析體系，如：財(cái)務(wù)比率分析（標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)比率、理想財(cái)務(wù)報(bào)表、杜邦財(cái)務(wù)分析體系）；多期比較分析；結(jié)構(gòu)百分比分析；趨勢(shì)分析等。
通過(guò)上述KPI分析體系模版，以杜邦比率分析、企業(yè)績(jī)效評(píng)價(jià)、獲利能力評(píng)價(jià)、成本差異、異常財(cái)務(wù)指標(biāo)、現(xiàn)金流量分析為手段，建立決策分析體系（見(jiàn)圖4）。
在外貿(mào)企業(yè)的ERP系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)系統(tǒng)具有核心地位，是整個(gè)企業(yè)管理的數(shù)據(jù)歸集與處理中心，一個(gè)完善財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，對(duì)于在ERP環(huán)境下的企業(yè)商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制和風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng)具有良好的支持作用，并對(duì)企業(yè)成本領(lǐng)先戰(zhàn)略體系和全面成本管理系統(tǒng)予以保障。作為企業(yè)謀求新市場(chǎng)條件下競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的先進(jìn)管理手段，ERP系統(tǒng)所涉及的方面和應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)是不斷擴(kuò)展的,在日趨激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中,任何管理方法和手段的最終目標(biāo)只有一個(gè),即開(kāi)發(fā)、保持和發(fā)展企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì),使企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。
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傳統(tǒng)合同管理模式往往因人為的因素，可以在合同審查過(guò)程不太在意審批流程，可能會(huì)因?yàn)槭袌?chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下一些項(xiàng)目工程要求完成時(shí)間比較緊急，項(xiàng)目承攬單位為了爭(zhēng)時(shí)間，搶速度，許多合同審查上跨越流程。這種得不到事前完全法律風(fēng)險(xiǎn)審查的合同必然會(huì)出現(xiàn)諸多法律風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。也只有建立了合同管理信息化系統(tǒng)，固化合同管理的業(yè)務(wù)流程，才可能明確各層級(jí)合同管理的權(quán)責(zé)，合同管理業(yè)務(wù)流程固化后，公司、項(xiàng)目合同管理的職責(zé)權(quán)限更清晰，人為的因素減少了，各部門(mén)根據(jù)角色確定的權(quán)限，按照規(guī)定處理自己的業(yè)務(wù)，能真正地實(shí)現(xiàn)管理上的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，合同審查的流程更為清晰，也徹底杜絕了項(xiàng)目先履行后補(bǔ)簽合同的現(xiàn)象。
二、合同管理信息化可以實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目合同管理處于實(shí)時(shí)監(jiān)控狀態(tài)。
傳統(tǒng)合同管理模式往往僅關(guān)注事前審查程序是否完善，合同簽訂前的法律風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)合同履行過(guò)程中、后的管理無(wú)人跟蹤和監(jiān)控。建立合同管理信息化系統(tǒng)，可為項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)事前、事中、事后，全面、動(dòng)態(tài)監(jiān)管合同，例如事前審批職能明確，固化各環(huán)節(jié)審查風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，對(duì)合同中涉及法律問(wèn)題的如工期、價(jià)款及支付方式、違約金、履約保證金、爭(zhēng)議管轄法院的選擇等，都有明確的約定和要求。“事中”實(shí)時(shí)監(jiān)控合同履行狀態(tài)，合同額是合約人員填入，通過(guò)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)使系統(tǒng)自動(dòng)提醒每一合同履行節(jié)點(diǎn)，實(shí)時(shí)自動(dòng)收集進(jìn)入系統(tǒng)的合同資料、完善合同資料歸檔工作，“事后”與訴訟、仲裁等專(zhuān)項(xiàng)法律事務(wù)系統(tǒng)銜接、實(shí)現(xiàn)聯(lián)運(yùn)管理。
三、合同管理信息化，可以實(shí)現(xiàn)開(kāi)發(fā)、成本、施工、材料、財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的聯(lián)動(dòng)管理。
傳統(tǒng)合同管理模式由于只注重事前合同文本審批，缺乏多角度業(yè)務(wù)審查以及事中與事后監(jiān)管手段，導(dǎo)致項(xiàng)目實(shí)際成本與計(jì)劃成本，資金支出與收入，貨物的入庫(kù)與出庫(kù)等履行情況未能及時(shí)反映到相應(yīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)。而合同管理信息化系統(tǒng)可以成為其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的主要互聯(lián)通道，如投資管理系統(tǒng)與招投標(biāo)管理系統(tǒng)，兩者作為合同管理的前端管理流程，與合同管理系統(tǒng)緊密結(jié)合，從投資和招標(biāo)立項(xiàng)、合同審批到合同正式成立、履行，全流程監(jiān)控企業(yè)投資、招標(biāo)行為的法律風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)為項(xiàng)目成本、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)。通過(guò)每個(gè)合同履行節(jié)點(diǎn)，分析出項(xiàng)目計(jì)劃成本的實(shí)際成本情況，成本的對(duì)比也可通過(guò)系統(tǒng)實(shí)時(shí)進(jìn)行，隨時(shí)查看項(xiàng)目成本的控制情況。每個(gè)合同的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)也可直接采集，并復(fù)核產(chǎn)生的財(cái)務(wù)憑證，使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、庫(kù)存數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)保持一致，達(dá)到財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的高度統(tǒng)一，每個(gè)合同應(yīng)付款及賬款可以迅速地反應(yīng)出來(lái)，企業(yè)債權(quán)、債務(wù)更明晰，及早發(fā)現(xiàn)資金缺口，及時(shí)應(yīng)對(duì)，這樣我們可以避免許多不必要的經(jīng)濟(jì)糾紛。
四、合同管理信息化可以提高合同審查、審批效率，節(jié)約管理成本。
傳統(tǒng)合同管理模式中一個(gè)合同從審批到簽訂，最少都要二、三天時(shí)間，項(xiàng)目合同如今雖然也可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)郵件傳輸，消除了物理距離的限制，但在合同審批中各職能部門(mén)的風(fēng)險(xiǎn)審查難以溝通，一些合同中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題重復(fù)提出。而進(jìn)行了合同管理信息化后，這些問(wèn)題都可以解決，合同信息化利用信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公，不僅提高了傳輸速度，有效節(jié)約時(shí)間，同時(shí)，文本實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，實(shí)現(xiàn)了部門(mén)聯(lián)動(dòng)，減少了部門(mén)審查核對(duì)時(shí)間，提高了工作效率。通過(guò)信息系統(tǒng)，相關(guān)業(yè)務(wù)人員可以從大量的信息收集、文件制作、資料整理等事務(wù)中解放出來(lái)，將大部分時(shí)間投入到專(zhuān)業(yè)分析等業(yè)務(wù)工作中，將進(jìn)一步優(yōu)化管理，節(jié)約管理成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。
五、合同管理信息化能夠科學(xué)高效管理合同數(shù)據(jù)，及時(shí)反映項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)狀況。
傳統(tǒng)合同管理模式中由于缺少一個(gè)系統(tǒng)的信息化管理手段的支持，很難及時(shí)真實(shí)反饋相關(guān)數(shù)據(jù)，也無(wú)法通過(guò)數(shù)據(jù)反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中一些真實(shí)狀況。通過(guò)合同管理信息化系統(tǒng)，可以科學(xué)高效地管理合同信息數(shù)據(jù)。項(xiàng)目合同中每個(gè)系統(tǒng)都要有預(yù)警數(shù)據(jù)線(xiàn)，項(xiàng)目成本超出報(bào)警、項(xiàng)目超付款報(bào)警、項(xiàng)目欠付款數(shù)額達(dá)一定比例報(bào)警等等，這些信息數(shù)據(jù)多角度反映項(xiàng)目合同管理情況，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)和預(yù)警法律風(fēng)險(xiǎn)，能預(yù)知風(fēng)險(xiǎn)，及早制定對(duì)策，出現(xiàn)糾紛時(shí)盡早介入，努力化解矛盾。從而使合同管理信息化在防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)中發(fā)揮著重大的作用。
六、結(jié)語(yǔ)
第一部分 總則
第一條 為了加強(qiáng)公司內(nèi)部管理，規(guī)范公司財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)行為,倡導(dǎo)一切以業(yè)務(wù)為重的指導(dǎo)思想，合理控制費(fèi)用支出，特制定本制度。
第二條 本制度根據(jù)相關(guān)的財(cái)經(jīng)制度及公司的實(shí)際情況，將財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)分為日常辦公費(fèi)用、工薪福利及相關(guān)費(fèi)用、稅費(fèi)支出、工程相關(guān)支出及專(zhuān)項(xiàng)支出等,以下分別說(shuō)明報(bào)銷(xiāo)相關(guān)的借款流程及各項(xiàng)支出具體的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度和報(bào)銷(xiāo)流程。
第三條 本制度適用公司全體員工。
第二部分 借支管理規(guī)定及借支流程
第四條 借款管理規(guī)定
(一) 出差借款：出差人員憑審批后的《出差申請(qǐng)表》按批準(zhǔn)額度辦理借款，出差返回5個(gè)工作日內(nèi)辦理報(bào)銷(xiāo)還款手續(xù)。
(二) 其他臨時(shí)借款，如業(yè)務(wù)費(fèi)、周轉(zhuǎn)金等，借款人員應(yīng)及時(shí)報(bào)帳，除周轉(zhuǎn)金外其他借款原則上不允許跨月借支。
(三) 各項(xiàng)借款金額超過(guò)5000元應(yīng)提前一天通知財(cái)務(wù)部備款。
(四) 借款銷(xiāo)賬規(guī)定：(1) 借款銷(xiāo)帳時(shí)應(yīng)以借款申請(qǐng)單為依據(jù)，據(jù)實(shí)報(bào)銷(xiāo)，超出申請(qǐng)單范圍使用的，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則財(cái)務(wù)人員有權(quán)拒絕銷(xiāo)帳;(2)借領(lǐng)支票者原則上應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)辦理銷(xiāo)帳手續(xù)。
(五) 借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借支者轉(zhuǎn)為個(gè)人借款從工資中扣回。
第一條 借款流程
(一) 借款人按規(guī)定填寫(xiě)《借款單》，注明借款事由、借款金額(大小寫(xiě)須完全一致，不得涂改)、支票或現(xiàn)金。
(二) 審批流程：主管部門(mén)經(jīng)理審核簽字→財(cái)務(wù)經(jīng)理復(fù)核→總經(jīng)理審批。
(三) 財(cái)務(wù)付款：借款憑審批后的借款單到財(cái)務(wù)部辦理領(lǐng)款手續(xù)。
第三部分 日常費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度及流程
第二條 日常費(fèi)用主要包括差旅費(fèi)、電話(huà)費(fèi)、交通費(fèi)、辦公費(fèi)、低值易耗品及備品備件、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、資料費(fèi)等。在一個(gè)預(yù)算期間內(nèi)，各項(xiàng)費(fèi)用的累計(jì)支出原則上不得超出預(yù)算。
第三條 費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的一般規(guī)定
(一) 報(bào)銷(xiāo)人必須取得相應(yīng)的合法票據(jù)(相關(guān)規(guī)定見(jiàn)發(fā)票管理制 度),且發(fā)票背面有經(jīng)辦人簽名。
(二) 填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單應(yīng)注意:根據(jù)費(fèi)用性質(zhì)填寫(xiě)對(duì)應(yīng)單據(jù);嚴(yán)格按單據(jù)要求項(xiàng)目認(rèn)真寫(xiě)，注明附件張數(shù);金額大小寫(xiě)須完全一致(不得涂改);簡(jiǎn)述費(fèi)用內(nèi)容或事由。
(三) 按規(guī)定的審批程序報(bào)批。
(三) 報(bào)銷(xiāo)5000元以上需提前一天通知財(cái)務(wù)部以便備款。
第四條 費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的一般流程:報(bào)銷(xiāo)人整理報(bào)銷(xiāo)單據(jù)并填寫(xiě)對(duì)應(yīng)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單→ 須辦理申請(qǐng)或出入庫(kù)手續(xù)的應(yīng)附批準(zhǔn)后的申請(qǐng)單或出入庫(kù)單→部門(mén)經(jīng)理審核簽字→財(cái)務(wù)部門(mén)復(fù)核→總經(jīng)理審批→到出納處報(bào)銷(xiāo)。
第五條 差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)制度及流程。
(一) 費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn):
職 務(wù)
交通工具
住宿標(biāo)準(zhǔn)
伙食標(biāo)準(zhǔn)
外埠市內(nèi)交通費(fèi)用
一般員工
火車(chē)硬臥
120元/天
30元/天
30元/天
部門(mén)負(fù)責(zé)人
火車(chē)硬臥
150元/天
40元/天
40元/天
總經(jīng)理助理
飛機(jī)
200元/天
50元/天
50元/天
總經(jīng)理及以上
飛機(jī)
實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo)
實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo)
實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo)
(二)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的補(bǔ)充說(shuō)明：
1. 住宿費(fèi)報(bào)銷(xiāo)時(shí)必須提供住宿發(fā)票，實(shí)際發(fā)生額未達(dá)到住宿標(biāo)準(zhǔn)金額，不予補(bǔ)償;超出住宿標(biāo)準(zhǔn)部分由員工自行承擔(dān)。
2. 實(shí)際出差天數(shù)的計(jì)算以所乘交通工具出發(fā)時(shí)間到返京時(shí)間為準(zhǔn)，12：00以后出發(fā)(或12：00以前到達(dá))以半天計(jì)，12：00以前出發(fā)(或12：00以后到達(dá))以一天計(jì)。
3. 伙食標(biāo)準(zhǔn)、交通費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)實(shí)行包干制，依據(jù)實(shí)際出差天數(shù)結(jié)算，原則上采用額度內(nèi)據(jù)實(shí)報(bào)銷(xiāo)形式，特殊情況無(wú)相關(guān)票據(jù)時(shí)可按標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)取補(bǔ)貼。
4. 宴請(qǐng)客戶(hù)需由總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可報(bào)銷(xiāo)招待費(fèi)，同時(shí)按比例(早餐20%、午餐或晚餐40%)扣減出差人當(dāng)天的伙食補(bǔ)貼。
5. 出差時(shí)由對(duì)方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報(bào)銷(xiāo)相關(guān)費(fèi)用。
(三) 報(bào)銷(xiāo)流程
1. 出差申請(qǐng)：擬出差人員首先填寫(xiě)《出差申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明出差地點(diǎn)、目的、行程安排、交通工具及預(yù)計(jì)差旅費(fèi)用項(xiàng)目等，出差申請(qǐng)單由總經(jīng)理批準(zhǔn)。
2. 借支差旅費(fèi)：出差人員將審批過(guò)的《出差申請(qǐng)表》交財(cái)務(wù)部,按借款管理規(guī)定辦理借款手續(xù)，出納按規(guī)定支付所借款項(xiàng)。
3. 購(gòu)票: 出差人員持審批過(guò)的出差申請(qǐng)復(fù)印件，到行政部訂票(原則上機(jī)票一律用支票支付，特殊情況不能用支票的，需事先書(shū)面說(shuō)明情況，經(jīng)審批人簽字后報(bào)財(cái)務(wù)備案)。
4. 返回報(bào)銷(xiāo)：出差人員應(yīng)在回公司后五個(gè)工作日內(nèi)辦理報(bào)銷(xiāo)事宜，根據(jù)差旅費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)填寫(xiě)《差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單》，部門(mén)經(jīng)理審核簽字，財(cái)務(wù)部審核簽字，總經(jīng)理審批;原則上前款未清者不予辦理新的'借支。
第六條 電話(huà)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)制度及流程
(一) 費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)
1. 移動(dòng)通訊費(fèi)：為了兼顧效率與公平的原則，員工的手機(jī)費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)采用與崗位相關(guān)制，即依據(jù)不同崗位，根據(jù)員工工作性質(zhì)和職位不同設(shè)定不同的報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)，具體標(biāo)準(zhǔn)見(jiàn)行政部相關(guān)管理制度規(guī)定。
2.固定電話(huà)費(fèi)：公司為員工提供工作必須的固定電話(huà)，并由公司統(tǒng)一支付話(huà)費(fèi)。不鼓勵(lì)員工在上班期間打私人電話(huà)。
(二)報(bào)銷(xiāo)流程
1、 公司人力資源部每月初(10日前)將本月員工手機(jī)費(fèi)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)(含特批執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn))交財(cái)務(wù)部。
2、 財(cái)務(wù)部通知員工于每月中旬(20日前)按話(huà)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)將發(fā)票交財(cái)務(wù)部集中辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。
3、 財(cái)務(wù)部指定專(zhuān)人按日常費(fèi)用的審批程序集中辦理員工手機(jī)費(fèi)報(bào)批手續(xù)。
4、 員工到財(cái)務(wù)部出納處簽字領(lǐng)款(每月25日前)。
5、 固定電話(huà)費(fèi)由行政部指定專(zhuān)人按日常費(fèi)用審批程序及報(bào)銷(xiāo)流程辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)，若遇電話(huà)費(fèi)異常變動(dòng)情況應(yīng)到電信局查明原因，特殊情況報(bào)總經(jīng)理批示處理辦法。
第十一條 交通費(fèi)報(bào)銷(xiāo)制度及流程
(一) 費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：
(1)員工因公需要用車(chē)可根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定申請(qǐng)公司派車(chē)，在沒(méi)有車(chē)的情況下經(jīng)行政部車(chē)輛管理人員同意后可以乘坐出租車(chē);
(2)市內(nèi)因公公交車(chē)費(fèi)應(yīng)保存相應(yīng)車(chē)票報(bào)銷(xiāo)。
(二) 報(bào)銷(xiāo)流程
1. 員工整理交通車(chē)票(含因公公交車(chē)票)，在車(chē)票背面簽經(jīng)辦人名字，并由行政部派車(chē)人員簽字確認(rèn)，按規(guī)定填好《交通費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單》。
2. 審批:按日常費(fèi)用審批程序?qū)徟?/p>
3. 員工持審批后的報(bào)銷(xiāo)單到財(cái)務(wù)處辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。
第十二條 辦公費(fèi)、低值易耗品等報(bào)銷(xiāo)制度及流程
(一)管理規(guī)定:為了合理控制費(fèi)用支出,此類(lèi)費(fèi)用由公司行政部統(tǒng)一管理，集中購(gòu)置,并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)。
(二)報(bào)銷(xiāo)流程
1.購(gòu)置申請(qǐng): 公司行政部每季度根據(jù)需求及庫(kù)存情況按預(yù)算管理辦法編制購(gòu)置預(yù)算，實(shí)際購(gòu)置時(shí)填寫(xiě)購(gòu)置申請(qǐng)單按資產(chǎn)管理辦法規(guī)定報(bào)批。
2.報(bào)銷(xiāo)程序：報(bào)銷(xiāo)人先填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單(附出入庫(kù)單)，按日常費(fèi)用審批程序報(bào)批。審批后的報(bào)銷(xiāo)單及原始單據(jù)(包括結(jié)賬小票)交財(cái)務(wù)部，按日常費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程付款或沖抵借支。
3.費(fèi)用歸集：財(cái)務(wù)部按月根據(jù)行政部提供的各部門(mén)領(lǐng)用金額統(tǒng)計(jì)表，歸集核算各部門(mén)相關(guān)費(fèi)用。庫(kù)存用品作為公共費(fèi)用，待實(shí)際領(lǐng)用時(shí)分?jǐn)偂?/p>
第十三條 招待費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、資料費(fèi)及其他報(bào)銷(xiāo)制度及流程
(一)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)
1. 招待費(fèi)：為了規(guī)范招待費(fèi)的支出，大額招待費(fèi)應(yīng)事前征得總經(jīng)理的同意。
2. 培訓(xùn)費(fèi):為了便于公司根據(jù)需要統(tǒng)籌安排，此費(fèi)用由公司人力資源部門(mén)統(tǒng)一管理，各部門(mén)培訓(xùn)需求應(yīng)及時(shí)報(bào)送人力資源。人力資源根據(jù)實(shí)際需要編制培訓(xùn)計(jì)劃報(bào)總經(jīng)理審批。
3. 資料費(fèi)：在保證滿(mǎn)足需要的前提下，盡量節(jié)約成本，注意資源共享。各部門(mén)在購(gòu)買(mǎi)資料前必須先填寫(xiě)《資料申請(qǐng)表》，在報(bào)銷(xiāo)前必須到行政部資料管理人員處進(jìn)行登記(資料管理人員在資料發(fā)票背面簽字)。
4.其他費(fèi)用：根據(jù)實(shí)際需要據(jù)實(shí)支付。
( 二)報(bào)銷(xiāo)流程：
1. 招待費(fèi)由經(jīng)辦人按日常費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)一般規(guī)定及一般流程辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。
2.培訓(xùn)費(fèi)由人力資源部人員根據(jù)審批程序及報(bào)銷(xiāo)程序辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。
3.資料費(fèi)在報(bào)銷(xiāo)前需辦理資料登記手續(xù)，按審批程序?qū)徟蟮膱?bào)銷(xiāo)單及申請(qǐng)表到財(cái)務(wù)處辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。
4.其他費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)參照日常費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度及流程辦理。
第四部分 工薪福利及相關(guān)費(fèi)用支出制度及流程
第十四條 工薪福利等支出包括工資、臨時(shí)工資、社會(huì)保險(xiǎn)及各項(xiàng)福利等，此類(lèi)費(fèi)用按照資金支出制度相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十五條 工薪福利支付流程
(一) 工資支付流程：(1)每月20日由人力資源部將本月經(jīng)公司總經(jīng)理審批后的工資支付標(biāo)準(zhǔn)(含人員變動(dòng)、額度變動(dòng)、扣款、社會(huì)保險(xiǎn)及住房公積金等信息)轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部;(2)總經(jīng)理提供職工月度獎(jiǎng)金分配表;(3)財(cái)務(wù)部根據(jù)獎(jiǎng)金表及支付標(biāo)準(zhǔn)編制標(biāo)準(zhǔn)格式的工資表;(4)按工薪審批程序?qū)徟?(5)每月25日由財(cái)務(wù)部通過(guò)銀行形式支付工資;(6)每月末之前員工到財(cái)務(wù)部領(lǐng)工資條并與工資卡內(nèi)資金進(jìn)行核實(shí)。
(二)臨時(shí)工資支付流程同工資支付流程。
(三)社會(huì)保險(xiǎn)及住房公積金支付流程：(1)由人力資源部將由公司總經(jīng)理審批后的支付標(biāo)準(zhǔn)交財(cái)務(wù)部進(jìn)行相關(guān)的財(cái)務(wù)處理;(2)住房公積金由人力資源部按工薪審批程序申請(qǐng)轉(zhuǎn)帳支票支付;社會(huì)保險(xiǎn)金由財(cái)務(wù)部協(xié)助人力資源辦理銀行托收手續(xù)，財(cái)務(wù)部收到銀行托收單據(jù)應(yīng)交人力資源部專(zhuān)人簽字確認(rèn)，若有差異應(yīng)查明原因并按實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。
(四)其他福利費(fèi)支出由公司人力資源部按審批后的支付標(biāo)準(zhǔn)填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單→經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字確認(rèn)→財(cái)務(wù)經(jīng)理進(jìn)行財(cái)務(wù)復(fù)核→報(bào)總經(jīng)理審批，審批后的報(bào)銷(xiāo)單及支付標(biāo)準(zhǔn)交財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。
第五部分 專(zhuān)項(xiàng)支出財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度及流程
第十六條 專(zhuān)項(xiàng)支出主要包括軟件及固定資產(chǎn)購(gòu)置、咨詢(xún)顧問(wèn)費(fèi)用、廣告宣傳活動(dòng)費(fèi)及其他專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用等。
第十七條 軟件及固定資產(chǎn)購(gòu)置報(bào)銷(xiāo)財(cái)務(wù)制度及流程。
(一) 填寫(xiě)購(gòu)置申請(qǐng)：按公司《資產(chǎn)管理制度》相關(guān)規(guī)定填寫(xiě)《資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)單》并報(bào)批。
(二) 報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)：相關(guān)的合同協(xié)議及批準(zhǔn)生效的購(gòu)置申請(qǐng)。
(三) 結(jié)賬報(bào)銷(xiāo)：
(1)資產(chǎn)驗(yàn)收(軟件應(yīng)安裝調(diào)試)無(wú)誤后，經(jīng)辦人憑發(fā)票等資料辦理出入庫(kù)手續(xù)，按規(guī)定填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單(經(jīng)辦人在發(fā)票背面簽字并附出入庫(kù)單);
(2)按資金支出規(guī)定審批程序?qū)徟?
(3)財(cái)務(wù)部根據(jù)審批后的報(bào)銷(xiāo)單以支票形式付款;(4)若需提前借款，應(yīng)按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個(gè)工作日內(nèi)辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。
第十八條 其他專(zhuān)項(xiàng)支出報(bào)銷(xiāo)制度及流程
(一) 費(fèi)用范圍：其他專(zhuān)項(xiàng)支出包括其他所有專(zhuān)門(mén)立項(xiàng)的費(fèi)用(含咨詢(xún)顧問(wèn)、廣告及宣傳活動(dòng)費(fèi)、公司員工活動(dòng)費(fèi)用、辦公室裝修及其他專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用)支出。
(二) 費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：此類(lèi)費(fèi)用一般金額較大，由主管部門(mén)經(jīng)理根據(jù)實(shí)際需要向總經(jīng)理提交請(qǐng)示報(bào)告(含項(xiàng)目可行性分析、費(fèi)用預(yù)算及相關(guān)收益預(yù)測(cè)表等)，經(jīng)總經(jīng)理簽署審核意見(jiàn)后報(bào)董事長(zhǎng)及其授權(quán)人審批。
(三) 財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)流程
1.審批后的報(bào)告文件到財(cái)務(wù)部備案，以便財(cái)務(wù)備款。
2.簽訂合同：由直接負(fù)責(zé)部門(mén)與合作方簽訂正式合作合同，(合同簽訂前由公司法律顧問(wèn)的審核，合同應(yīng)注明付款方式等)。
3.付款流程：
(1)由經(jīng)辦人整理發(fā)票等資料并填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單(填寫(xiě)規(guī)范參照日常費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)一般規(guī)定);
(2)按審批程序?qū)徟褐鞴懿块T(mén)經(jīng)理審核簽字→ 財(cái)務(wù)復(fù)核 →總經(jīng)理審批;
(3)財(cái)務(wù)部根據(jù)審批后的報(bào)銷(xiāo)單金額付款;(4)若需提前借款，應(yīng)按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個(gè)工作日內(nèi)辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。
第六部分 報(bào)銷(xiāo)時(shí)間的具體規(guī)定
第十九條 為了協(xié)調(diào)公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外的業(yè)務(wù)工作安排，方便員工費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，財(cái)務(wù)部將報(bào)銷(xiāo)時(shí)間具體安排如下：
1.財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)：公司財(cái)務(wù)部每周四為財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)日。若當(dāng)月的最后一個(gè)報(bào)銷(xiāo)日在該月的28日以后，為了便于財(cái)務(wù)部集中時(shí)間月末結(jié)賬，該報(bào)銷(xiāo)日停止財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)。
2.借支及其他業(yè)務(wù)的不受以上的時(shí)間限制，可隨時(shí)辦理。
第七部分 附則
【關(guān)鍵詞】事后合同；成因；危害；預(yù)防
企業(yè)作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的主體之一，一切生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)都要通過(guò)合同來(lái)實(shí)現(xiàn)。合同管理成為一項(xiàng)綜合性工作，涉及到企業(yè)的方方面面。能否實(shí)現(xiàn)合同的高效管理，把好合同關(guān)，成為企業(yè)能否健康發(fā)展的重要因素之一。
大慶石化公司物資供應(yīng)中心是承擔(dān)著大慶石化公司生產(chǎn)建設(shè)物資的采購(gòu)、接運(yùn)、倉(cāng)儲(chǔ)、供貨任務(wù)的服務(wù)型單位。多年來(lái)由于市場(chǎng)工期緊、配套保障難以到位、內(nèi)部管理鏈條長(zhǎng)等多種原因，先辦業(yè)務(wù)后補(bǔ)簽合同的情況時(shí)常出現(xiàn)，給企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)埋下很大隱患。
一、事后合同的成因及危害
合同的履行日期早于合同生效日期所形成的合同，統(tǒng)稱(chēng)為事后合同。事后合同發(fā)生的原因主要有以下四方面：一是公司各項(xiàng)管理不協(xié)調(diào)，比如計(jì)劃或預(yù)算下達(dá)遲延、管理流程不合理。二是承辦單位的自身原因。有的是故意不簽訂合同；有的是不了解、不習(xí)慣事前簽訂合同；有的是不知道如何簽訂合同。三是合同管理制度、流程和合同管理人員的原因。如合同審查審批流程過(guò)長(zhǎng)，審查審批人員超時(shí)限審批；部分合同管理人員系統(tǒng)操作不熟練、不及時(shí)等。四是在有些交易行為中我方處于弱勢(shì)地位，被迫接受先履行后補(bǔ)簽合同。通過(guò)對(duì)事后合同原因的分析，因主觀(guān)原因造成的事后合同、部分客觀(guān)原因造成的事后合同通過(guò)努力是可防可控并且可以避免的，少部分因客觀(guān)原因造成的事后合同，很難做到事前簽訂合同。
事后合同是粗放管理的體現(xiàn)，說(shuō)明企業(yè)整個(gè)經(jīng)營(yíng)管理制度和流程不夠協(xié)調(diào)統(tǒng)一，企業(yè)管理活動(dòng)與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際不相適應(yīng)，管理目的沒(méi)有實(shí)現(xiàn)，如果事后合同處理不好，真的引起糾紛，對(duì)整個(gè)大慶石化公司的影響很大。
二、預(yù)防事后合同發(fā)生的方式
近年來(lái)，物資供應(yīng)中心按照大慶石化公司的整體部署和要求，充分發(fā)揮合同綜合管理職能，切實(shí)把合同管理作為規(guī)范管理、提高水平、降低風(fēng)險(xiǎn)的一項(xiàng)重要舉措，有針對(duì)性地采取多項(xiàng)措施，認(rèn)真組織開(kāi)展事后合同專(zhuān)項(xiàng)治理工作，取得了一定成效。
1、加強(qiáng)合同系統(tǒng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)。合同業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，直接關(guān)系到大慶石化公司的合同管理水平。由于合同業(yè)務(wù)人員工作變動(dòng)頻繁，為保證合同簽訂工作的順利開(kāi)展，我們通過(guò)采取集中培訓(xùn)與工作中輔導(dǎo)相結(jié)合的原則，對(duì)合同業(yè)務(wù)人員進(jìn)行系統(tǒng)的應(yīng)用培訓(xùn)，加強(qiáng)合同業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)知識(shí)、法律知識(shí)的學(xué)習(xí)，并對(duì)事后合同的概念及法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析講解，有效提高了合同業(yè)務(wù)人員的系統(tǒng)應(yīng)用能力和水平。
2、加強(qiáng)合同流程跟蹤監(jiān)控。大慶石化公司物資供應(yīng)中心發(fā)揮信息化、標(biāo)準(zhǔn)化管理優(yōu)勢(shì)，開(kāi)展流程提示服務(wù)工作，督促相關(guān)人員及時(shí)處理系統(tǒng)內(nèi)的合同業(yè)務(wù)，運(yùn)用信息化手段提高合同業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行力，督促審查審批人員及時(shí)處理待辦的合同業(yè)務(wù)。對(duì)于申報(bào)簽訂的合同及時(shí)進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)反饋給合同承辦人員，隨時(shí)解決合同簽訂過(guò)程中存在的問(wèn)題，保證合同審查審批流程運(yùn)行順暢，合同管理的工作效率和運(yùn)行質(zhì)量顯著提高。
一、引言
隨著大數(shù)據(jù)、云會(huì)計(jì)[ 1 ]、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，從2012年開(kāi)始，重慶海事局持續(xù)建設(shè)以財(cái)務(wù)集中核算為核心業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)云平臺(tái)。2013年制定了《重慶海事局經(jīng)濟(jì)合同管理辦法（試行）》，并根據(jù)財(cái)政部《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《內(nèi)控規(guī)范》），開(kāi)發(fā)了“經(jīng)濟(jì)合同管理子系統(tǒng)”，初步實(shí)現(xiàn)了合同管理內(nèi)部控制信息化，為實(shí)現(xiàn)單位合同控制目標(biāo)、降低合同風(fēng)險(xiǎn)、提升管理效率和效果提供了合理、有效的保證。
在合同從傳統(tǒng)的手工管理轉(zhuǎn)變到信息化管理的過(guò)程中，信息網(wǎng)絡(luò)化對(duì)信息質(zhì)量提出了更高的要求[ 2 ]，因此近年來(lái)學(xué)者們一直關(guān)注信息技術(shù)如何影響合同管理的問(wèn)題。閆秀杰[ 3 ]認(rèn)為合同款收付進(jìn)度是判斷合同履行風(fēng)險(xiǎn)的重要參考證據(jù)，可以從會(huì)計(jì)核算角度，增設(shè)“合同”輔助核算方式對(duì)合同款收付涉及的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行獨(dú)立歸集，實(shí)現(xiàn)合同款收付過(guò)程明細(xì)管理。劉華等[ 4 ]認(rèn)為可以應(yīng)用知識(shí)管理的理論與方法構(gòu)建合同管理信息平臺(tái)，其原理是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，在總的合同管理信息平臺(tái)下構(gòu)建合同庫(kù)、知識(shí)庫(kù)、專(zhuān)家?guī)旌椭R(shí)交流中心四個(gè)模塊。馬穎[ 5 ]認(rèn)為建立合同內(nèi)部控制系統(tǒng)的過(guò)程是以控制為導(dǎo)向，使其在制度安排上更注重在合同準(zhǔn)備、簽訂、履行及履行后的過(guò)程中，安排有效“?w制”、“制度”、“人”以及“途徑”，使得合同的動(dòng)態(tài)風(fēng)險(xiǎn)在每個(gè)過(guò)程中都有相應(yīng)的控制手段發(fā)揮作用，成為一個(gè)適時(shí)的動(dòng)態(tài)過(guò)程控制系統(tǒng)。
綜觀(guān)現(xiàn)有研究，這些文獻(xiàn)主要是從合同管理的信息化手段、系統(tǒng)構(gòu)建、控制方法等方面進(jìn)行研究，很少涉及從信息化的角度去探討行政事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制問(wèn)題。鑒于此，本文以重慶海事局基于財(cái)務(wù)云平臺(tái)的合同管理系統(tǒng)為研究對(duì)象，通過(guò)實(shí)地調(diào)研重慶海事局的合同管理內(nèi)部控制情況，然后從信息系統(tǒng)的角度去研究探討合同管理存在的內(nèi)部控制問(wèn)題，并提出基于信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制改進(jìn)及優(yōu)化措施。
二、重慶海事局合同管理內(nèi)部控制的現(xiàn)狀及問(wèn)題分析
（一）合同管理內(nèi)部控制現(xiàn)狀及業(yè)務(wù)流程
重慶海事局是交通運(yùn)輸部設(shè)置在長(zhǎng)江干線(xiàn)負(fù)責(zé)重慶段水上安全監(jiān)督管理、防止船舶污染水域和水上人命救助的行政執(zhí)法機(jī)關(guān)，下設(shè)12個(gè)海事處及26個(gè)海事執(zhí)法大隊(duì)。該單位于2013年7月1日起實(shí)施《重慶海事局經(jīng)濟(jì)合同管理辦法（試行）》，對(duì)合同的類(lèi)型及合同簽訂主體、合同的管理、合同的簽訂、合同的履行、合同的變更與解除、合同的保管及法律責(zé)任等作出了詳細(xì)規(guī)定，基本形成了合同管理的內(nèi)部控制體系。
重慶海事局將合同管理主要分為合同訂立、合同履行和合同檔案管理三個(gè)階段。目前，合同訂立階段仍使用傳統(tǒng)的以紙質(zhì)媒介流轉(zhuǎn)的方式進(jìn)行，合同履行和合同檔案管理兩個(gè)階段已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息化管理。基于財(cái)務(wù)云平臺(tái)的合同管理，結(jié)合智能終端APP應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了合同的移動(dòng)審批、實(shí)時(shí)查詢(xún)和執(zhí)行分析等功能，解決了因?yàn)橄聦贆C(jī)構(gòu)眾多、地理位置分散而導(dǎo)致合同無(wú)法集中管理所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)線(xiàn)下的經(jīng)濟(jì)合同調(diào)查、談判和在財(cái)務(wù)云平臺(tái)線(xiàn)上執(zhí)行合同錄入、審批、歸檔及查詢(xún)等，基本達(dá)到了重慶海事局合同管理內(nèi)部控制的目標(biāo)。重慶海事局合同管理內(nèi)部控制的具體流程如圖1所示。
目前，重慶海事局的合同訂立階段在線(xiàn)下進(jìn)行，由合同承辦部門(mén)具體負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)合同的前期準(zhǔn)備、調(diào)查、談判及文本的起草。合同起草完成后，以《重慶海事局經(jīng)濟(jì)合同審查表》為流轉(zhuǎn)媒介進(jìn)入審批流程，相關(guān)職能審查部門(mén)負(fù)責(zé)人審查后再由復(fù)核小組進(jìn)行審核，之后簽訂經(jīng)濟(jì)合同。合同履行階段流程由基于財(cái)務(wù)云平臺(tái)的合同管理系統(tǒng)進(jìn)行，由合同承辦人通過(guò)“合同錄入”功能在合同簽訂完畢后錄入合同簽約對(duì)象的信息、金額、編號(hào)、日期等基本數(shù)據(jù)，并將合同文本及相關(guān)資料通過(guò)掃描的方式上傳到云平臺(tái)上以附件的形式保存，同時(shí)填寫(xiě)合同的收支計(jì)劃并設(shè)置到期提醒功能。在計(jì)劃收支時(shí)間的前十日，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)處的財(cái)務(wù)人員進(jìn)行合同款項(xiàng)收付操作，根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)度由相關(guān)負(fù)責(zé)人審批復(fù)核完成之后由財(cái)務(wù)人員向簽約對(duì)象收付款。履行完合同中明確的各項(xiàng)義務(wù)之后，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)處進(jìn)行項(xiàng)目結(jié)算，由合同承辦部門(mén)進(jìn)行歸檔操作。
經(jīng)濟(jì)合同相關(guān)職能審查部門(mén)及合同復(fù)核小組成員可以借助智能手機(jī)或平板電腦等移動(dòng)智能終端通過(guò)APP應(yīng)用隨時(shí)完成合同的審核，合同經(jīng)辦人員及財(cái)務(wù)人員也能夠隨時(shí)接入云平臺(tái)，實(shí)時(shí)查詢(xún)合同執(zhí)行進(jìn)度，借助臺(tái)賬圖表等多維度分析合同履行情況，獲取合同信息，極大地提高了合同管理內(nèi)部控制的水平和效率。
（二）合同管理內(nèi)部控制存在的問(wèn)題分析
合同的履行階段和檔案管理階段已經(jīng)通過(guò)云平臺(tái)初步實(shí)現(xiàn)對(duì)合同的信息化管理，但是合同管理內(nèi)部控制仍然存在下面的問(wèn)題。
1.云平臺(tái)未實(shí)現(xiàn)合同調(diào)查信息化，存在無(wú)法有效分析簽約對(duì)象資信的風(fēng)險(xiǎn)
簽約對(duì)象的資信調(diào)查是簽約前一項(xiàng)非常重要的工作，該工作的落實(shí)可確認(rèn)簽約對(duì)象是否有能力履行合同，從而降低交易風(fēng)險(xiǎn)。在進(jìn)行合同前期調(diào)查時(shí)，基本上都是以傳統(tǒng)的方式在網(wǎng)上收集調(diào)查對(duì)象的資料或進(jìn)行實(shí)地考察訪(fǎng)問(wèn)，再進(jìn)行主觀(guān)判斷其財(cái)產(chǎn)狀況、生產(chǎn)能力、經(jīng)營(yíng)能力等。使用這種方式進(jìn)行合同調(diào)查，比較主觀(guān)，容易受個(gè)人偏好影響而導(dǎo)致判斷失誤，最終可能使單位面臨較大的合同風(fēng)險(xiǎn)。重慶海事局雖然構(gòu)建了云平臺(tái)，卻沒(méi)有充分利用云平臺(tái)的數(shù)據(jù)資源及大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)來(lái)構(gòu)建合同調(diào)查對(duì)象的資信主題數(shù)據(jù)庫(kù)，以數(shù)據(jù)為依據(jù)客觀(guān)、全面地分析簽約對(duì)象的資質(zhì)、誠(chéng)信度、業(yè)務(wù)能力和履約能力等資信情況。雖然重慶海事局的業(yè)務(wù)和合同類(lèi)型都相對(duì)比較單一，并且有較穩(wěn)定的合作對(duì)象，但是一旦面臨新的合作對(duì)象，若未對(duì)簽約對(duì)象的資信情況進(jìn)行全面分析，就會(huì)給合同的簽訂、履行埋下隱患，增大可能承擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失的風(fēng)險(xiǎn)。
2.云平臺(tái)不能及時(shí)反映項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度，風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警能力較弱
目前，重慶海事局的合同履行階段基于云平臺(tái)進(jìn)行，利用合同管理系統(tǒng)可以實(shí)時(shí)查詢(xún)所有合同的執(zhí)行進(jìn)度，在很大程度上解決了未實(shí)現(xiàn)信息化管理之前無(wú)法隨時(shí)了解每個(gè)合同執(zhí)行進(jìn)度的問(wèn)題。但是，由于風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生可能存在于合同管理的各個(gè)階段，訂立階段可能面臨合同條款存在漏洞、履行階段面臨逾期支付款項(xiàng)、檔案管理階段面臨合同或相關(guān)資料丟失的風(fēng)險(xiǎn)等，這就需要云平臺(tái)有一套較完備的評(píng)價(jià)機(jī)制對(duì)合同進(jìn)行全生命周期的風(fēng)險(xiǎn)管理。在合同履行階段系統(tǒng)設(shè)計(jì)了“到期提醒”的風(fēng)險(xiǎn)防控功能，雖然利用該功能可以根據(jù)計(jì)劃收付款時(shí)間自動(dòng)判斷并于十日前提示工作人員收付款項(xiàng)，但是由于系統(tǒng)無(wú)法主動(dòng)監(jiān)控項(xiàng)目的執(zhí)行進(jìn)度，存在項(xiàng)目進(jìn)度和計(jì)劃收付款項(xiàng)進(jìn)度不符的情況，使得到期提醒功能無(wú)法發(fā)揮其價(jià)值。因此，合同款項(xiàng)收付時(shí)間仍然由人為控制，逾期支付的現(xiàn)象還是可能出現(xiàn)，風(fēng)險(xiǎn)得不到控制時(shí)就會(huì)導(dǎo)致單位經(jīng)濟(jì)利益受損或面臨訴訟的風(fēng)險(xiǎn)。
3.云平臺(tái)上合同管理相關(guān)數(shù)據(jù)資源價(jià)值挖掘不夠，風(fēng)險(xiǎn)防控水平較差
大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)被視為新的生產(chǎn)要素會(huì)反饋到合同業(yè)務(wù)活動(dòng)中，是進(jìn)行合同管理決策、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)與規(guī)避的重要依據(jù)。重慶海事局合同管理涉及政府采購(gòu)、建設(shè)項(xiàng)目、國(guó)有資產(chǎn)等多個(gè)業(yè)務(wù)板塊，這些業(yè)務(wù)過(guò)程都在云平臺(tái)上運(yùn)行，形成了大量有價(jià)值的數(shù)據(jù)。盡管在重慶海事局利用云平臺(tái)對(duì)合同進(jìn)行管理后，臺(tái)賬中的分析圖表功能可以很方便、直觀(guān)地為管理者提供多維分析，合同管理的效率和決策水平得到了一定程度的提高，但由于云平臺(tái)中合同管理只是圍繞其業(yè)務(wù)過(guò)程進(jìn)行，對(duì)掃描版合同文檔中的文本、圖片、圖表等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的利用不足，并沒(méi)有從大數(shù)據(jù)分析的角度去實(shí)施合同的電子檔案管理，因此對(duì)數(shù)據(jù)價(jià)值的挖掘還不夠，致使合同管理風(fēng)險(xiǎn)防控能力較弱。
三、基于財(cái)務(wù)云平臺(tái)的合同管理內(nèi)部控制優(yōu)化與改進(jìn)
重慶海事局合同管理內(nèi)部控制的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)合同管理的合規(guī)性與風(fēng)險(xiǎn)管控。根據(jù)合同管理的生命周期，結(jié)合財(cái)務(wù)云平臺(tái)設(shè)計(jì)，簡(jiǎn)單地將重慶海事局合同管理系統(tǒng)分為合同簽訂前、合同簽訂、合同履行和合同履行后四個(gè)階段，分別?τ?合同的信息管理、合同范本的管理、相關(guān)票據(jù)文件管理、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、消息提示、合同檔案管理、統(tǒng)計(jì)與評(píng)估、合同查詢(xún)等功能，如圖2所示。
下面，針對(duì)重慶海事局合同管理內(nèi)部控制中存在的問(wèn)題，結(jié)合財(cái)政部頒布的《內(nèi)控規(guī)范》中的合同控制內(nèi)容和合同全生命周期管理過(guò)程，基于現(xiàn)有云平臺(tái)中的合同管理系統(tǒng)功能應(yīng)用，財(cái)務(wù)云平臺(tái)的合同管理內(nèi)部控制優(yōu)化與改進(jìn)流程如圖3所示。
主要從簽約對(duì)象資信的調(diào)查、合同草稿的擬定與初審、合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警及風(fēng)險(xiǎn)防范等方面重點(diǎn)闡述基于財(cái)務(wù)云平臺(tái)對(duì)合同管理內(nèi)部控制的優(yōu)化與改進(jìn)措施。
（一）利用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建資信主題數(shù)據(jù)庫(kù)，全面分析簽約對(duì)象的資信情況
在合同簽訂前的合同調(diào)查階段，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)拓寬數(shù)據(jù)采集來(lái)源，從云平臺(tái)和互聯(lián)網(wǎng)上采集到不局限于傳統(tǒng)的合同調(diào)查對(duì)象資信數(shù)據(jù)，包括云平臺(tái)上記錄的簽約對(duì)象的基本信息、相關(guān)項(xiàng)目、相關(guān)合同和資金統(tǒng)計(jì)、合同執(zhí)行進(jìn)度、款項(xiàng)收付計(jì)劃執(zhí)行進(jìn)度、合同狀態(tài)、金額分布統(tǒng)計(jì)等數(shù)據(jù)以及互聯(lián)網(wǎng)上關(guān)于合同調(diào)查對(duì)象的財(cái)務(wù)報(bào)表、納稅信息、業(yè)務(wù)活動(dòng)等半結(jié)構(gòu)或非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)。所有關(guān)于合同調(diào)查對(duì)象的數(shù)據(jù)被系統(tǒng)地收集、存儲(chǔ)，利用大數(shù)據(jù)對(duì)海量的數(shù)據(jù)源做分類(lèi)處理，整合構(gòu)建資信主題數(shù)據(jù)庫(kù)，為大數(shù)據(jù)資信分析做基礎(chǔ)，使對(duì)簽約對(duì)象的資信調(diào)查更加科學(xué)、全面、準(zhǔn)確。
同時(shí)，通過(guò)運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)簽約對(duì)象的資質(zhì)、信譽(yù)和能力進(jìn)行綜合評(píng)估，可以分析合同調(diào)查對(duì)象的競(jìng)爭(zhēng)力和潛在風(fēng)險(xiǎn)，以此規(guī)范對(duì)合同調(diào)查對(duì)象的管理，在合同訂立階段為簽訂合同提供決策支持，規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)。但是，對(duì)簽約對(duì)象的評(píng)級(jí)不能固化，可以根據(jù)其合同履行情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)；對(duì)簽約對(duì)象的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等做采集、存儲(chǔ)、處理與分析，用信用等級(jí)來(lái)綜合評(píng)定簽約對(duì)象。
（二）增加及規(guī)范合同起草及初審功能，建立合同風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)
在云平臺(tái)合同管理系統(tǒng)中增加合同起草功能，采用兩種方式實(shí)現(xiàn)合同信息的錄入。一是標(biāo)準(zhǔn)合同方式，使用者只需要在選擇合同類(lèi)型之后填寫(xiě)有關(guān)合同的關(guān)鍵性要素即可自動(dòng)生成合同文檔；二是框架合同方式，將使用得比較頻繁的合同條款存入數(shù)據(jù)庫(kù)中，在起草時(shí)可將合同文檔按照通用框架列出，從數(shù)據(jù)庫(kù)中提取備選條款，即可通過(guò)選擇框架和合同條款后快速完成自定義合同的生成。為了防止合同內(nèi)容填寫(xiě)不完整和不規(guī)范，增加了對(duì)合同草稿的初次審批流程。系統(tǒng)可以自動(dòng)檢索數(shù)據(jù)庫(kù)及合同樣本，通過(guò)預(yù)先設(shè)定的規(guī)范條例等初審合同文本，輔助合同起草人補(bǔ)充完善文本內(nèi)容，避免提交審核后被退回，從而節(jié)省時(shí)間成本。例如，合同起草人完成合同錄入后，系統(tǒng)將文本內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)化模板進(jìn)行對(duì)比，對(duì)于存在規(guī)定但未填寫(xiě)或者填寫(xiě)有錯(cuò)誤的地方給出提醒消息。
由于不同類(lèi)型的合同風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)不一致，利用信息技術(shù)可以使系統(tǒng)基于合同分類(lèi)來(lái)梳理不同環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和初審要素。在合同管理系統(tǒng)中，對(duì)重慶海事局涉及的收入合同、支出合同、基建合同及征收合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)梳理，然后形成風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)，并存儲(chǔ)在云平臺(tái)中。這樣，系統(tǒng)進(jìn)行初審后可以在合同審核流程的每個(gè)環(huán)節(jié)提醒相關(guān)職能部門(mén)的審核人員及復(fù)核小組成員在該環(huán)節(jié)需要重點(diǎn)防范的風(fēng)險(xiǎn)，這個(gè)過(guò)程需要界定審核過(guò)程中不同部門(mén)的審核職責(zé)，以降低合同訂立過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)。例如，在合同管理系統(tǒng)中通過(guò)對(duì)合同類(lèi)別進(jìn)行區(qū)分后，按重慶海事局“三重一大”所界定的一定金額，系統(tǒng)會(huì)將此類(lèi)合同自動(dòng)傳輸?shù)接嘘P(guān)職能部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。合同審批過(guò)程中流經(jīng)的具體審批部門(mén)會(huì)根據(jù)合同的類(lèi)型及金額限定而有所不同，其流經(jīng)的具體審批步驟要求也會(huì)根據(jù)合同的類(lèi)型有所差異。此外，系統(tǒng)存在審批流程而審批人未執(zhí)行該操作時(shí)，就會(huì)以待辦事項(xiàng)做出自動(dòng)提示。
（三）建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，設(shè)計(jì)差異化的系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)提示與預(yù)警功能
在云平臺(tái)的合同管理系統(tǒng)中增加合同實(shí)施進(jìn)度階段信息錄入，建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，在合同管理各個(gè)階段的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)設(shè)置提醒來(lái)防控風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同的全生命周期動(dòng)態(tài)監(jiān)管。系統(tǒng)在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)推送消息提醒，借助智能手機(jī)或平板電腦等移動(dòng)智能終端以郵件、短信或者消息的形式提醒相關(guān)人員及時(shí)跟進(jìn)履行進(jìn)度，規(guī)避合同履行風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)合同類(lèi)型的差異，可以采用預(yù)警逐漸升級(jí)的方法對(duì)超期的合同做不同程度的提醒，使相關(guān)人員知曉合同的執(zhí)行情況，防范合同違約的風(fēng)險(xiǎn)。
合同履行過(guò)程中，根據(jù)合同中的具體條款會(huì)生成收付計(jì)劃，并通過(guò)系統(tǒng)對(duì)合同中界定的責(zé)權(quán)利及完成情況進(jìn)行監(jiān)控，具體包括合同款項(xiàng)收付提醒、實(shí)際收付執(zhí)行情況記錄和項(xiàng)目執(zhí)行情況。對(duì)合同款項(xiàng)收付時(shí)間和收付金額需要進(jìn)行嚴(yán)格控制，及時(shí)提醒按照合同計(jì)劃進(jìn)行收付。通過(guò)對(duì)合同起草階段的信息化，將《內(nèi)控規(guī)劃》嵌入合同管理過(guò)程，實(shí)現(xiàn)從合同的錄入登記、審批、履行管理、監(jiān)控執(zhí)行、評(píng)估、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)等全生命周期的信息化作業(yè)模式，可以幫助實(shí)現(xiàn)合同的全流程規(guī)范化管理控制目標(biāo)。
（四）強(qiáng)化合同管理全過(guò)程的數(shù)據(jù)分析與利用，提高合同管理風(fēng)險(xiǎn)防控水平
重慶海事局可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)合同的電子檔案管理，將合同文本及相關(guān)資料以文字、圖像等電子文件儲(chǔ)存在云上，為大數(shù)據(jù)分析提供海量的結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)。對(duì)合同管理數(shù)據(jù)進(jìn)行深度分析時(shí)，可以利用網(wǎng)絡(luò)爬蟲(chóng)、Web信息采集和ETL等信息采集處理技術(shù)從互聯(lián)網(wǎng)和云平臺(tái)上獲取不同維度的目標(biāo)數(shù)據(jù)集，再應(yīng)用數(shù)據(jù)清洗、自動(dòng)分類(lèi)的方法把數(shù)據(jù)分別劃成不同的類(lèi)別，然后對(duì)這些數(shù)據(jù)按采購(gòu)人合同管理水平分析、合同執(zhí)行效率分析和簽約對(duì)象資信分析等主題劃分。例如，重慶海事局需要對(duì)合同管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，根據(jù)合同全過(guò)程管理的要求，針對(duì)采購(gòu)合同的主要業(yè)務(wù)領(lǐng)域展開(kāi)數(shù)據(jù)分析，分析合同在簽約對(duì)象調(diào)查、審核簽約、履行及歸檔各個(gè)階段所涉及的關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息，通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析合作對(duì)象資信情況、審查復(fù)核簽署管理、變更管理、合同執(zhí)行進(jìn)度、合同款收付進(jìn)度、合同檔案管理、資金統(tǒng)計(jì)等不同?h節(jié)的具體指標(biāo)，對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面分析評(píng)價(jià)，并為合同風(fēng)險(xiǎn)管控提供輔助決策支持。
關(guān)鍵詞：應(yīng)收賬款；控制；建議
筆者所在的單位是國(guó)務(wù)院國(guó)資委管理的大型央企—中國(guó)建筑材料集團(tuán)有限公司的核心企業(yè)，國(guó)家重點(diǎn)扶持的特大型水泥集團(tuán)——中國(guó)聯(lián)合水泥集團(tuán)有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“公司”）。公司擁有全資及控股大型水泥制造企業(yè)70余家，水泥年產(chǎn)能達(dá)1億噸，總資產(chǎn)近600億元人民幣。隨著產(chǎn)能規(guī)模的不斷增加，公司銷(xiāo)售業(yè)務(wù)大幅增長(zhǎng)，為提高資金使用效率，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，特對(duì)水泥業(yè)務(wù)銷(xiāo)售收款控制提出如下建議：
一、明確在銷(xiāo)售收款過(guò)程中各有關(guān)單位職責(zé)
公司運(yùn)營(yíng)管理部：制定銷(xiāo)售政策；掌握各運(yùn)營(yíng)管理區(qū)、各企業(yè)收款動(dòng)態(tài)；督促各運(yùn)營(yíng)管理區(qū)、各企業(yè)按時(shí)足額收回貨款。公司資產(chǎn)財(cái)務(wù)部：定期分析貨款回收對(duì)資金的影響；監(jiān)督各企業(yè)規(guī)范銷(xiāo)售、及時(shí)收款。企業(yè)營(yíng)銷(xiāo)中心：按月編制銷(xiāo)售及回款預(yù)算；嚴(yán)格執(zhí)行公司銷(xiāo)售政策；負(fù)責(zé)客戶(hù)管理；簽訂銷(xiāo)售合同；負(fù)責(zé)貨款的對(duì)賬、催收；建立完整的銷(xiāo)售臺(tái)賬、收款臺(tái)賬、欠款臺(tái)賬。企業(yè)財(cái)務(wù)部：按制度規(guī)定確認(rèn)收入實(shí)現(xiàn)和貨款回收；嚴(yán)格執(zhí)行信用管理制度、賒銷(xiāo)政策；定期與營(yíng)銷(xiāo)中心和客戶(hù)核對(duì)應(yīng)收款項(xiàng)余額，負(fù)責(zé)匯總分析和定期反饋應(yīng)收款項(xiàng)賬齡、增減變動(dòng)和逾期情況，通知并協(xié)助營(yíng)銷(xiāo)中心進(jìn)行賬款催收。
二、規(guī)范銷(xiāo)售收款方式及收款流程
按銷(xiāo)售收款時(shí)間將銷(xiāo)售收款類(lèi)型劃分為現(xiàn)銷(xiāo)及賒銷(xiāo)。
（1）現(xiàn)銷(xiāo)收款方式及收款流程。對(duì)于水泥熟料的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)原則執(zhí)行“款到發(fā)貨”的現(xiàn)銷(xiāo)政策。現(xiàn)銷(xiāo)業(yè)務(wù)流程為：1）營(yíng)銷(xiāo)中心接受客戶(hù)要貨申請(qǐng)后，根據(jù)銷(xiāo)售政策確定給予客戶(hù)的銷(xiāo)售價(jià)格等銷(xiāo)售條件，并依據(jù)銷(xiāo)售條件編制銷(xiāo)售審批單；2）銷(xiāo)售政策范圍內(nèi)銷(xiāo)售審批單經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效；與銷(xiāo)售政策有差異的銷(xiāo)售審批單須由企業(yè)總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、營(yíng)銷(xiāo)中心總經(jīng)理等有關(guān)人員聯(lián)合批準(zhǔn)后生效；3）如需簽訂合同，則根據(jù)銷(xiāo)售條件與客戶(hù)簽訂合同；4）企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)銷(xiāo)售審批單、銷(xiāo)售合同進(jìn)行復(fù)核，收取貨款，開(kāi)具發(fā)票；5）發(fā)貨部門(mén)根據(jù)有關(guān)銷(xiāo)售單證和已收款憑證，向客戶(hù)發(fā)貨；6）企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)有關(guān)單據(jù)確認(rèn)銷(xiāo)售收入，并進(jìn)行會(huì)計(jì)記錄和賬務(wù)處理，營(yíng)銷(xiāo)中心登記銷(xiāo)售臺(tái)賬。現(xiàn)銷(xiāo)業(yè)務(wù)要求：1）現(xiàn)銷(xiāo)業(yè)務(wù)結(jié)算原則以現(xiàn)金、支票、銀行匯款、銀行承兌匯票為主，避免收取商業(yè)承兌匯票、長(zhǎng)期大額銀行承兌匯票和實(shí)物抵賬。2）若客戶(hù)確需以銀行承兌匯票結(jié)算，須按照當(dāng)期承兌匯票貼現(xiàn)率加價(jià)。3）月度銀行承兌匯票收款比例不得高于當(dāng)月現(xiàn)銷(xiāo)收入的30%。4）超過(guò)當(dāng)月現(xiàn)銷(xiāo)收入30%以上的銀行承兌匯票收款及其他抵賬方式收款須經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、營(yíng)銷(xiāo)中心總經(jīng)理等有關(guān)人員聯(lián)合批準(zhǔn)后執(zhí)行。
（2）賒銷(xiāo)收款方式及收款流程。對(duì)于水泥熟料的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)須嚴(yán)格控制賒銷(xiāo)比例。賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)流程為：1）營(yíng)銷(xiāo)中心負(fù)責(zé)編制賒銷(xiāo)客戶(hù)檔案，包括賒銷(xiāo)客戶(hù)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)領(lǐng)域、管理水平、財(cái)務(wù)狀況、以往信用記錄等信息，并定期更新；2）營(yíng)銷(xiāo)中心依據(jù)賒銷(xiāo)客戶(hù)檔案制定賒銷(xiāo)客戶(hù)信用政策，編制信用客戶(hù)清單，并經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理、企業(yè)財(cái)務(wù)總監(jiān)、營(yíng)銷(xiāo)中心總經(jīng)理等相關(guān)人員聯(lián)合審批后生效，同時(shí)提交企業(yè)財(cái)務(wù)部備查；3）營(yíng)銷(xiāo)中心接受客戶(hù)要貨申請(qǐng)后，根據(jù)企業(yè)銷(xiāo)售政策確定給予客戶(hù)的銷(xiāo)售價(jià)格、信用期限、付款細(xì)則等賒銷(xiāo)條件，擬定銷(xiāo)售合同條款，編制信用客戶(hù)銷(xiāo)售審批單；4）銷(xiāo)售政策范圍內(nèi)的信用客戶(hù)銷(xiāo)售審批單及銷(xiāo)售合同經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效；與銷(xiāo)售政策有差異的信用客戶(hù)銷(xiāo)售審批單及銷(xiāo)售合同須由企業(yè)總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、營(yíng)銷(xiāo)中心總經(jīng)理等有關(guān)人員聯(lián)合批準(zhǔn)后生效；5）所有賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)，不論金額大小，必須與信用客戶(hù)簽訂銷(xiāo)售合同，賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)銷(xiāo)售合同模版須經(jīng)公司法律顧問(wèn)審核，在公司備案；6）營(yíng)銷(xiāo)中心依據(jù)審批后的信用客戶(hù)銷(xiāo)售審批單及銷(xiāo)售合同為客戶(hù)辦理發(fā)貨手續(xù)；7）企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)信用客戶(hù)銷(xiāo)售審批單、銷(xiāo)售合同進(jìn)行復(fù)核后，依據(jù)發(fā)貨明細(xì)，確認(rèn)收入，開(kāi)具發(fā)票；8）發(fā)貨部門(mén)根據(jù)有關(guān)發(fā)貨明細(xì)，向客戶(hù)發(fā)貨；9）企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)有關(guān)單據(jù)確認(rèn)銷(xiāo)售收入，并進(jìn)行會(huì)計(jì)記錄和賬務(wù)處理，基地銷(xiāo)售部登記銷(xiāo)售臺(tái)賬。賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)要求：1）賒銷(xiāo)定價(jià)原則上應(yīng)按照當(dāng)期1年期貸款利率*賒銷(xiāo)期限進(jìn)行加價(jià)。2）各企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格控制賒銷(xiāo)比例，原則當(dāng)月賒銷(xiāo)比例不得超過(guò)當(dāng)月銷(xiāo)售收入的2%，超過(guò)2%以上的賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)須報(bào)經(jīng)公司批準(zhǔn)后發(fā)生。3）各企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格控制賒銷(xiāo)期限，根據(jù)客戶(hù)資信制定信用賬期，原則賒銷(xiāo)期限不得超過(guò)3個(gè)月，超過(guò)3個(gè)月以上賒銷(xiāo)期限的賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)須報(bào)經(jīng)公司批準(zhǔn)后發(fā)生。4）對(duì)于不能按照銷(xiāo)售合同條款按時(shí)足額支付貨款的信用客戶(hù)，在上筆欠款未清償前，暫停新業(yè)務(wù)發(fā)生。5）對(duì)賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)實(shí)行保證金管理方式，在發(fā)生賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)時(shí)分別向銷(xiāo)售業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員、權(quán)利審批人員收取保證金，按照收回賒銷(xiāo)賬款的時(shí)間及金額，同期、同比例退還有關(guān)人員保證金。對(duì)于銷(xiāo)售政策范圍內(nèi)的信用客戶(hù)發(fā)生的賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)向銷(xiāo)售業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員收取5%的保證金；對(duì)于與銷(xiāo)售政策有差異的信用客戶(hù)發(fā)生的賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)分別向企業(yè)總經(jīng)理、營(yíng)銷(xiāo)中心總經(jīng)理、銷(xiāo)售業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員等有關(guān)人員收取5%的保證金。
關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制；高校；合同管理
一、引言
隨著財(cái)政部《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》的實(shí)施，高校內(nèi)部控制建設(shè)得到重視，合同管理是其中一項(xiàng)重要內(nèi)容。經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)部控制管理體系以防范經(jīng)濟(jì)損失、法律糾紛、名譽(yù)受損為目的，根據(jù)合同類(lèi)型分類(lèi)確定歸口管理部門(mén)和合同執(zhí)行部門(mén)；明確簽訂合同的業(yè)務(wù)和事項(xiàng)范圍以及合同授權(quán)簽署權(quán)限；明確合同擬定、審批、執(zhí)行、登記保管等環(huán)節(jié)的程序和要求；定期檢查和評(píng)價(jià)合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應(yīng)控制措施，促進(jìn)合同有效履行；加強(qiáng)合同信息安全保密工作，切實(shí)維護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益。隨著相關(guān)主管部門(mén)對(duì)教育經(jīng)費(fèi)使用的規(guī)范化程度和使用績(jī)效的重視，經(jīng)濟(jì)合同管理日趨重要。
二、合同管理內(nèi)部控制的目標(biāo)
1.合同內(nèi)部管理制度體系完整。合同實(shí)行歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé)，合同授權(quán)審批和簽署權(quán)限明確。合同業(yè)務(wù)所涉及的崗位設(shè)置合理，符合不相容崗位相分離原則，各崗位職責(zé)分工明確。合同歸口管理部門(mén)、財(cái)會(huì)部門(mén)與職能部門(mén)之間有暢通高效的溝通協(xié)作機(jī)制。2.合同調(diào)查充分。詳細(xì)調(diào)查合同相對(duì)方的主體資格，對(duì)其資信、信譽(yù)、經(jīng)營(yíng)狀況及履約能力有明確的掌握。合同談判準(zhǔn)備充分，合同內(nèi)容與條款按照自愿、公平原則經(jīng)過(guò)充分磋商，雙方權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任明確，確保實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)，學(xué)校權(quán)益得到可靠保障。3.合同文本準(zhǔn)確表達(dá)簽訂雙方的真實(shí)意思。合同文本有嚴(yán)格的審核程序，法律關(guān)系復(fù)雜或后果影響大的合同文本適用會(huì)審制度。合同審批簽署權(quán)限合理，有規(guī)范的授權(quán)制度，合同簽署在簽署人的權(quán)限范圍內(nèi)。合同用印程序規(guī)范合理。4.合同履行全程跟蹤監(jiān)督管理，確保得到全面有效履行。合同價(jià)款支付嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行。合同糾紛在合規(guī)合法的前提下及時(shí)得以解決，維護(hù)學(xué)校利益。合同執(zhí)行過(guò)程中，履約條件發(fā)生變化能夠及時(shí)根據(jù)需要得以調(diào)整。合同補(bǔ)充與變更的授權(quán)審批權(quán)限明確，報(bào)告及時(shí)。5.合同簽訂、履行、變更等情況登記完整、準(zhǔn)確。合同簽訂、履行、變更等情況登記完整、準(zhǔn)確，合同和相關(guān)資料被及時(shí)統(tǒng)計(jì)、分類(lèi)、歸檔和妥善保管，合同信息安全保密工作到位，合同管理檢查評(píng)估機(jī)制健全，合同實(shí)現(xiàn)全過(guò)程封閉管理。
三、合同管理控制風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)
（1）合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，導(dǎo)致合同存在風(fēng)險(xiǎn)隱患。（2）對(duì)須報(bào)經(jīng)國(guó)家有關(guān)主管部門(mén)審查或備案的文本合同，未履行相應(yīng)程序。（3）合同的授權(quán)審批權(quán)限不明確，出現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)或越權(quán)審批，可能造成學(xué)校經(jīng)濟(jì)損失和法律訴訟的風(fēng)險(xiǎn)。（4）合同文本擬人員和合同審核人員責(zé)任劃分不清晰，缺乏有效溝通和協(xié)調(diào)，導(dǎo)致合同審核人員發(fā)現(xiàn)的合同不當(dāng)內(nèi)容和條款未能被糾正。（5）合同審核審批滯后，可能導(dǎo)致合同存在的問(wèn)題不能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)，造成學(xué)校經(jīng)濟(jì)損失和法律訴訟的風(fēng)險(xiǎn)。（6）合同的簽署權(quán)限不明確，出現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)或越權(quán)簽署合同，可能造成學(xué)校經(jīng)濟(jì)損失和法律訴訟的風(fēng)險(xiǎn)。（7）合同簽訂授權(quán)書(shū)缺少授權(quán)范圍、授權(quán)時(shí)間、授權(quán)人簽字蓋章及被授權(quán)人個(gè)人信息，可能導(dǎo)致被授權(quán)人濫用授權(quán)，造成學(xué)校經(jīng)濟(jì)損失或引起外部法律糾紛。（8）未按規(guī)定程序加蓋學(xué)校合同專(zhuān)用章，或未經(jīng)授權(quán)在合同上加蓋學(xué)校各二級(jí)單位的公章、合同專(zhuān)用章，可能造成學(xué)校經(jīng)濟(jì)損失或引起外部法律糾紛。（9）合同條款中存在未明確約定的事項(xiàng)或約定不當(dāng)事項(xiàng)，沒(méi)有及時(shí)補(bǔ)充、變更協(xié)議，導(dǎo)致合同無(wú)法正常履行。（10）對(duì)合同履行缺乏有效的監(jiān)督，未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)已經(jīng)或可能導(dǎo)致單位經(jīng)濟(jì)利益受到損失的情況；或未能采取有效措施彌補(bǔ)損失，致使單位遭受損失；或由于疏于管理，未能及時(shí)催收到期的合同款項(xiàng)等。（11）未能詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更情況。（12）未對(duì)合同履行情況進(jìn)行有效監(jiān)督并跟蹤記錄，可能導(dǎo)致合同糾紛處理時(shí)無(wú)依據(jù)可追溯。（13）合同變更未按規(guī)定嚴(yán)格審核審批或者審核審批流于形式，可能導(dǎo)致合同無(wú)法正常履行，造成學(xué)校面臨經(jīng)濟(jì)損失和法律訴訟風(fēng)險(xiǎn)。（14）合同糾紛處理意見(jiàn)未經(jīng)審核，可能導(dǎo)致糾紛無(wú)法處理或處理不當(dāng)，造成學(xué)校在訴訟或仲裁中處于不利地位。（15）合同及相關(guān)資料的登記制度不健全，可能導(dǎo)致合同登記混亂，合同序號(hào)不順，或未詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更情況，影響合同的正常履行和糾紛處理工作。（16）合同及相關(guān)資料歸檔不規(guī)范，可能導(dǎo)致合同資料丟失，影響合同的正常履行和糾紛處理的舉證工作。（17）因保管不當(dāng)導(dǎo)致合同泄密，導(dǎo)致單位或國(guó)家利益遭受損失。
四、高校合同管理現(xiàn)狀
高校內(nèi)部控制體系建設(shè)開(kāi)展時(shí)間短，無(wú)論是在理論還是在經(jīng)驗(yàn)、意識(shí)方面都存在欠缺之處。1.在管理機(jī)制方面。大部分高校負(fù)責(zé)合同監(jiān)督管理的歸口管理部門(mén)、歸口管理職能不明確，缺少合同履行監(jiān)督機(jī)制，未對(duì)合同履行過(guò)程進(jìn)行監(jiān)管。學(xué)校未建立適用于全校范圍內(nèi)的合同糾紛處理機(jī)制，無(wú)法對(duì)合同經(jīng)辦部門(mén)的合同糾紛處理提供指導(dǎo)，合同經(jīng)辦部門(mén)遇到合同糾紛自行處理而無(wú)需經(jīng)學(xué)校審核，可能因處置不當(dāng)給學(xué)校帶來(lái)聲譽(yù)、法律、經(jīng)濟(jì)等損失。2.在合同訂立環(huán)節(jié)。同類(lèi)型經(jīng)常性業(yè)務(wù)沒(méi)有制定統(tǒng)一文本的格式合同，不能有效規(guī)避合同文本擬定過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)合同當(dāng)事人資信狀況和履約能力調(diào)查不夠充分，容易造成履約困難的風(fēng)險(xiǎn)；在合同簽署環(huán)節(jié)無(wú)權(quán)越權(quán)簽訂合同，可能會(huì)造成合同失效、業(yè)務(wù)不能正常開(kāi)展。3.在合同履行環(huán)節(jié)。各業(yè)務(wù)部門(mén)、職能部門(mén)各行其是，合同簽訂、審查、監(jiān)督、法務(wù)等工作分散進(jìn)行，缺少統(tǒng)一管理，松散的管理方式極易導(dǎo)致合同履行方面的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。比如合同違約條款未能按實(shí)際違約情況履行，分步實(shí)施的合同未能按既定時(shí)間節(jié)點(diǎn)履行到位，收入合同因不涉及預(yù)算支出考核而無(wú)人追討款項(xiàng)等情況。4.在合同管理內(nèi)部控制方面。由于對(duì)內(nèi)部控制的理論方法掌握不透徹，認(rèn)為控制效果與控制流程的環(huán)節(jié)多少成正比，參與流程控制的部門(mén)環(huán)節(jié)越多，控制效果就越好。基于這種認(rèn)識(shí)基礎(chǔ)之上的合同管理內(nèi)部控制，往往導(dǎo)致程序煩瑣、影響工作效率。同時(shí)參與控制流程的各部門(mén)相互依賴(lài)，反而影響內(nèi)部控制質(zhì)量。5.專(zhuān)于合同管理的人力資源匱乏。合同管理工作、內(nèi)部控制流程的實(shí)施，都要依靠具有相應(yīng)專(zhuān)業(yè)能力的人力資源。高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、合同管理的參與者大多為教師兼任，除了部分專(zhuān)業(yè)技術(shù)崗位外，都較缺乏會(huì)計(jì)、審計(jì)、基建、法律等方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，即使有足夠數(shù)量的業(yè)務(wù)培訓(xùn)也難以達(dá)到較高的專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)，往往導(dǎo)致內(nèi)控管理流于形式，控制質(zhì)量因?yàn)槿肆Y源的匱乏而受到相當(dāng)制約。6.合同管理內(nèi)部控制信息化建設(shè)滯后。沒(méi)有建立完善的內(nèi)部控制信息化平臺(tái)系統(tǒng)，將合同管理的相關(guān)業(yè)務(wù)流程和關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)控制嵌入到信息系統(tǒng)加以固化。即使使用了信息化的合同管理系統(tǒng)，也存在信息孤島的現(xiàn)象，單一地進(jìn)行合同業(yè)務(wù)管理，沒(méi)有做到與其他信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，因此無(wú)法有效解決業(yè)務(wù)管理與內(nèi)部控制兩張皮現(xiàn)象。7.缺少對(duì)合同執(zhí)行過(guò)程的跟蹤管理。合同管理具有持續(xù)性、動(dòng)態(tài)性的特征，尤其對(duì)履約階段多、時(shí)間跨度大的合同。目前的合同管理內(nèi)部控制，對(duì)合同磋商、簽訂及保管等方面關(guān)注較多，對(duì)履約過(guò)程關(guān)注不多，履約過(guò)程中主要依靠項(xiàng)目實(shí)施部門(mén)自我監(jiān)督，既是裁判員又是運(yùn)動(dòng)員，控制薄弱。
五、加強(qiáng)高校合同管理的對(duì)策與建議
（1）強(qiáng)化制度建設(shè)，明確合同歸口管理部門(mén)，組織對(duì)合同業(yè)務(wù)的統(tǒng)一管理，使得松散的合同管理工作形成有機(jī)的整體；由其負(fù)責(zé)擬定合同管理相關(guān)制度并監(jiān)督參與合同管理的各業(yè)務(wù)單位、職能部門(mén)嚴(yán)格執(zhí)行以確保合同管理水平；建立合同歸口管理部門(mén)主持、相關(guān)職能部門(mén)參與的合同履行過(guò)程監(jiān)督機(jī)制，對(duì)合同履行情況跟蹤管理；對(duì)于學(xué)校日常發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，牽頭相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)制定學(xué)校統(tǒng)一條款、經(jīng)過(guò)相關(guān)職能部門(mén)尤其是法務(wù)部門(mén)審定的格式合同，規(guī)范合同簽訂。（2）加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部控制理論的學(xué)習(xí)理解，全面把握合同管理過(guò)程中的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，區(qū)分不相容崗位，在此基礎(chǔ)上合理設(shè)計(jì)合同管理內(nèi)部控制流程，既要避免煩瑣的程序影響工作效率，也要確保流程的控制效果達(dá)到要求。同時(shí)，只有對(duì)內(nèi)部控制理論理解透徹，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)控流程有目的、有方向的動(dòng)態(tài)調(diào)整，推動(dòng)內(nèi)部控制程序不斷優(yōu)化發(fā)展。（3）重視加強(qiáng)合同管理流程參與部門(mén)、人員的內(nèi)控意識(shí)、內(nèi)控能力培訓(xùn)。任何系統(tǒng)、流程的運(yùn)轉(zhuǎn)都離不開(kāi)人的因素。人力資源在合同管理流程中既是實(shí)施控制管理的主體，又是被控制管理的客體。因此合同管理控制對(duì)參與其中的人員提出了更高的要求，不僅要求業(yè)務(wù)水平高的復(fù)合型人才，更要對(duì)內(nèi)部控制相關(guān)理論理解透徹，同時(shí)也要具備良好的內(nèi)部控制職業(yè)道德。（4）通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用，將合同管理流程加以固化，既涵蓋了合同管理的整個(gè)生命周期，極大提高了合同管理業(yè)務(wù)的處理速度，也減少了差錯(cuò)和舞弊的發(fā)生，從而更加規(guī)范、更加高效。同時(shí)通過(guò)信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)用，使合同業(yè)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)規(guī)范管理、互聯(lián)互通，為高校實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的數(shù)據(jù)管理提供了良好的平臺(tái)支撐。
參考文獻(xiàn)
1.代利剛.高職院校合同管理現(xiàn)狀及對(duì)策分析.商業(yè)會(huì)計(jì)，2019（10）.
關(guān)鍵詞:企業(yè) 采購(gòu)業(yè)務(wù) 內(nèi)部控制
存貨是指企業(yè)在日常活動(dòng)中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過(guò)程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過(guò)程中或提供勞務(wù)過(guò)程中耗用的材料、物料等。內(nèi)部控制是指企業(yè)為了保證業(yè)務(wù)活動(dòng)的有效進(jìn)行，保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯(cuò)誤與舞弊，保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、合法、完整而制定和實(shí)施的政策與程序。存貨是企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)的重要組成部分之一，是企業(yè)生產(chǎn)循環(huán)中重要的一環(huán)，而采購(gòu)是存貨業(yè)務(wù)流程諸多環(huán)節(jié)中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)之一。采購(gòu)業(yè)務(wù)流程主要包括編制需求和采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)申請(qǐng)、供應(yīng)商的選擇、制定采購(gòu)價(jià)格、采購(gòu)合同的簽訂、驗(yàn)收入庫(kù)、結(jié)算付款等環(huán)節(jié)。采購(gòu)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的起點(diǎn)，既是企業(yè)“實(shí)物流”的重要部分，又與企業(yè)”資金流“密切相關(guān)。企業(yè)采購(gòu)的物資和商品，在很大程度上決定了企業(yè)的生存和發(fā)展，因而企業(yè)應(yīng)建立采購(gòu)業(yè)務(wù)的授權(quán)制度和審核批準(zhǔn)制度，對(duì)存貨進(jìn)行集中采購(gòu)，實(shí)行物歸一口原則，建立健全采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)的管理。
一、編制需求和采購(gòu)計(jì)劃
需求部門(mén)應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要向采購(gòu)部門(mén)提出物資需求計(jì)劃，采購(gòu)部門(mén)根據(jù)需求計(jì)劃歸類(lèi)匯總平衡現(xiàn)有庫(kù)存物資后，統(tǒng)籌安排采購(gòu)計(jì)劃，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徟髨?zhí)行。需求部門(mén)在提出需求計(jì)劃時(shí)，不能指定或變相指定供應(yīng)商。采購(gòu)計(jì)劃是企業(yè)年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的一部分，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)際需要，結(jié)合庫(kù)存和在途情況，科學(xué)安排采購(gòu)計(jì)劃，防止采購(gòu)過(guò)高或過(guò)低。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)納入采購(gòu)預(yù)算管理，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，嚴(yán)格執(zhí)行。
二、建立健全采購(gòu)申請(qǐng)制度
企業(yè)應(yīng)建立采購(gòu)申請(qǐng)制度，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和實(shí)際需要，提出采購(gòu)申請(qǐng)。依據(jù)購(gòu)買(mǎi)物資或接受勞務(wù)的類(lèi)型，確定歸口管理部門(mén)，授予相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)權(quán)，明確相關(guān)部門(mén)或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)程序。具有請(qǐng)購(gòu)權(quán)的部門(mén)對(duì)于預(yù)算內(nèi)采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)，并根據(jù)市場(chǎng)變化提出合理采購(gòu)申請(qǐng)。對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門(mén)或人員審批后，再辦理采購(gòu)申請(qǐng)手續(xù)。具備審批權(quán)限的部門(mén)或人員應(yīng)嚴(yán)格審批采購(gòu)申請(qǐng)。
三、供應(yīng)商選擇制度
選擇供應(yīng)商是企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程中非常重要的環(huán)節(jié)。供應(yīng)商選擇不當(dāng)，可能導(dǎo)致采購(gòu)物資質(zhì)次價(jià)高，甚至出現(xiàn)舞弊行為。企業(yè)應(yīng)建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度，對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)信譽(yù)情況的真實(shí)性和合法性進(jìn)行審查，確定合格的供應(yīng)商清單，健全企業(yè)統(tǒng)一的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照公平、公正和競(jìng)爭(zhēng)的原則，擇優(yōu)確定供應(yīng)商，在切實(shí)防范舞弊風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。
四、采購(gòu)合同管理
企業(yè)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)需要、確定的供應(yīng)商、采購(gòu)方式、采購(gòu)價(jià)格等情況與供應(yīng)商簽訂具有法律約束力的采購(gòu)合同，該合同對(duì)雙方的權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任等情況作出明確規(guī)定。對(duì)大宗商品的采購(gòu)應(yīng)當(dāng)采用招投標(biāo)方式并簽訂合同協(xié)議，一般商品的采購(gòu)可以采用詢(xún)價(jià)或定向采購(gòu)方式并簽訂合同協(xié)議。雙方協(xié)商簽訂的合同條款，應(yīng)符合國(guó)家和企業(yè)的相關(guān)規(guī)定。
五、采購(gòu)價(jià)格管理
企業(yè)應(yīng)制定科學(xué)的采購(gòu)定價(jià)機(jī)制，采取協(xié)議采購(gòu)、招標(biāo)采購(gòu)、詢(xún)比價(jià)采購(gòu)、動(dòng)態(tài)競(jìng)價(jià)采購(gòu)等多種方式，科學(xué)合理地確定采購(gòu)價(jià)格。采購(gòu)價(jià)格應(yīng)遵循“三同三比”的原則，即同名稱(chēng)、型號(hào)規(guī)格比質(zhì)量，同質(zhì)量比價(jià)格，同價(jià)格的比費(fèi)用，分別采取詢(xún)價(jià)、招標(biāo)、專(zhuān)家會(huì)審、最高限價(jià)等形式確定采購(gòu)價(jià)格。
六、驗(yàn)收入庫(kù)制度
企業(yè)應(yīng)制定明確的采購(gòu)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，各級(jí)驗(yàn)收部門(mén)或人員、采購(gòu)部門(mén)、請(qǐng)購(gòu)部門(mén)應(yīng)當(dāng)根據(jù)規(guī)定的驗(yàn)收制度和批準(zhǔn)的合同訂單、合同協(xié)議等采購(gòu)文件，對(duì)采購(gòu)物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收，以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。對(duì)驗(yàn)收合格的物資，填制入庫(kù)憑證，加蓋物資“收訖章”，登記實(shí)物賬，及時(shí)將入庫(kù)憑證傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)。對(duì)于驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時(shí)處理。給企業(yè)造成損失的，采購(gòu)部門(mén)要按照合同約定向有關(guān)單位進(jìn)行索賠。
七、結(jié)算付款